Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Как сделать таблицу в Excel

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

Как создать таблицу в Excel

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

Как сделать таблицу в Excel

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Как сделать таблицу в Excel

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Видео урок: как создать простую таблицу в Excel

Построим по исходной таблице сводную (подробно про это рассказывал в отдельной статье), в строки таблицы добавим даты, в значения поместим сумму:

Создание сводной таблицы по датам

Мы видим, что каждый день по отдельности получился и в сводной таблице, и часто бывает так, что такой формат раздувает по объему таблицу и нам совершенно не подходит. Поэтому достаточно часто требуется сгруппировать сводную таблицу по месяцам или кварталам, тем самым укрупнить показатель.

Встаем в любой ячейку с датой, нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем в контекстном меню команду Группировать:

Настройка группировки по датам

В открывшемся окне мы можем выбрать начальную и конечную дату, по которым будут строиться данные, но здесь нас больше интересует именно шаг данных.

Мы можем выбрать любую метрику по времени от секунд до годов (в том числе и сразу показателей несколько), выберем подходящие (к примеру, дни и месяца слева на картинке, кварты и месяца — справа) и группировка дат в сводной таблице будет сделана от более крупного к более мелкому:

Группировка по месяцам и кварталам

Важный момент. Начиная с версии Excel 2016 программа автоматически умеет группировать данные по дате. Тем не менее если группировку захочется поменять, то в этом случае как раз подойдет ручной способ группировки.

Сгруппировать сводную таблицу по датам у нас получилось, теперь перейдем к аналогичной задаче для чисел.

Оформление сводной таблицы

Если мы поставим галочку, которая подтверждает выделение сразу нескольких объектов, то сможем обрабатывать данные сразу по нескольким продавцам.
выделить
Применение фильтра возможно для столбцов и строк. Поставив галочку на одной из разновидностей товара, можно узнать, сколько его реализовано одним или несколькими продавцами.
итог
Отдельно настраиваются и параметры поля. На примере мы видим, что определенный продавец Рома в конкретном месяце продал рубашек на конкретную сумму. Нажатием мышки мы в строке «Сумма по полю…» вызываем меню и выбираем «Параметры полей значений».
значения
Далее для сведения данных в поле выбираем «Количество». Подтверждаем выбор.
количество
Посмотрите на таблицу. По ней четко видно, что в один из месяцев продавец продал рубашки в количестве 2-х штук.
рома
Теперь меняем таблицу и делаем так, чтобы фильтр срабатывал по месяцам. Поле «Дата» мы переносим в «Фильтр отчета», а там где «Названия столбцов», будет «Продавец». Таблица отображает весь период продаж или за конкретный месяц.

весь период
Выделение ячеек в сводной таблице приведет к появлению такой вкладки как «Работа со сводными таблицами», а в ней будут еще две вкладки «Параметры» и «Конструктор».
конструктор
На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.

Сложности при работе

При создании желаемой конструкции может появиться ошибка, сообщающая о том, что введено недопустимое имя для таблицы.

Делаем сводную таблица в Excel - пошаговая инструкция

Эта проблема возникает в случае, если не были указаны заголовки для столбцов. Чтобы ее устранить достаточно присвоить имена каждой колонке.

Что такое сводная таблица?

Итак, сводная таблица — это инструмент для обобщения и обработки большого объема информации в Excel. Благодаря этому приему, пользователю проще воспринимать данные среди бесконечных столбцов и ячеек. Данная функция позволяет создавать отдельные таблицы на основе уже существующих и сортировать их по своему усмотрению, задавая различные фильтры и критерии.

Для примера, мы создадим сводную таблицу в Microsoft Office Excel 2007 и покажем, как с ней работать.

Общие сведения о сводных таблицах

Хитрости » 28 Июль 2013 Дмитрий 35216 просмотров

Скачать файл с исходными данными, используемый в видеоуроке:

БД.xlsx (30,9 KiB, 1 323 скачиваний)

Несмотря на то, что первая возможность создания сводных таблица появилась еще в Excel 5.0(аж в 1993 году), даже сейчас лишь немногие из пользователей Excel используют сводные таблицы для решения задач.

Кто-то считает, что сводные таблицы это нечто слишком сложное, кто-то про них даже не слышал. В данном разделе (Сводные таблицы) я постараюсь убедить читателей в том, что это не так. На самом деле ничего сложного в сводных таблицах нет.

А вот польза при анализе информации просто неоценима.

Для чего же нужны сводные? В Excel работу можно разделить на две категории: анализ(вычисление) и форматирование данных. Под вычислениями и анализом я понимаю получение неких показателей на основании имеющихся данных. А форматирование — не закраска ячеек цветом, а вид представления таблиц данных. Все это можно сделать и формулами.

Предположим, есть исходные ежедневные данные по продажам всех филиалов за полгода. Из этих данных необходимо построить отчет в разрезе каждого филиала и для филиала в разрезе месяца. Плюс сводные отчеты по каждому филиалу за все полгода.

А теперь представим как это будет выглядеть формулами:
-сначала надо получить список месяцев;

-затем список уникальных наименований филиалов;

-далее создать листы с рыбой таблиц, в которые надо будет собрать данные из исходной таблицы при помощи СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобным.
При должном опыте можно уложиться минут в 15-20. С использованием сводных это можно сделать за две минуты.

Сводная таблица (Pivot Table) – инструмент Excel, используемый для создания уникального представления данных и последующего анализа. Сводная таблица может быть построена на основе правильно сформированной исходной таблицы данных:

  • таблица данных не должна содержать объединенных ячеек
  • не должна содержать полностью пустых строк и пустых столбцов
  • в каждом столбце должны содержаться данные одного типа (либо текст, либо дата, либо числа)
  • каждый столбец должен иметь уникальный, краткий и информативный заголовок
  • столбцы должны идти одной строкой и не должны содержать пустых и объединенных ячеек

Данные сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять местами с целью получения различных аналитических отчетов. Что немаловажно — сводные таблицы никоим образом не меняет исходные данные, на основе которых построена сводная. Можно как угодно менять и данные местами в сводной и исключать из отчета — исходные данные останутся такими, какими и были.

  • Но если изменить исходные данные, то изменение данных не будет автоматически отражено внутри сводных таблиц — для этого надо будет принудительно обновить отчет сводной таблицы:
  • Выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить(Refresh) или вкладка Данные(Data) →Обновить все(Refresh all) →Обновить(Refresh).
  • СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ
  1. Выделить любую ячейку исходной таблицы
  2. Вкладка Вставка(Insert)→группа Таблица(Table)→Сводная таблица(PivotTable)
  3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы(Create PivotTable) проверить правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных), определить место размещения Сводной таблицы:
    • На новый лист (New Worksheet)
    • На существующий лист (Existing Worksheet)
  4. нажать OK

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА СОСТОИТ ИЗ ЧЕТЫРЕХ ОБЛАСТЕЙ:
Область данных – основная область сводной таблицы, в которой производятся расчеты. Содержит основные итоговые данные по числовым полям. В область данных можно поместить одно и тоже поле, но с разными вычислениями (например одно Сумма по полю, другое Количество по полю).
Основные вычислительные функции области данных:

Читайте также:  Примеры функции АДРЕС для получения адреса ячейки листа Excel

 Сумма (Sum)
 Количество (Count)
 Среднее (Average)
 Максимум (Max)
 Минимум (Min)
 Произведение (Product)

Область строк – состоит из заголовков в левой части сводной таблицы и отображает уникальные значения вставленного поля.
Область столбцов – состоит из заголовков столбцов сводной таблицы.
Область страниц и фильтров – необязательная область. Расположена в верхней части сводной таблицы и выполняет функции фильтрации по вставленным в неё полям.

При использовании сводной таблицы следует учитывать, что она не обновляет свои значения автоматически при изменении значений в исходных данных.

Для выполнения обновления необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить(Refresh) или вкладка Данные(Data)→Обновить(Refresh).

Это связано с тем, что сводная не содержит прямой ссылки на исходные данные, а хранит их в кэше, что позволяет сводной достаточно быстро обрабатывать данные.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Создание связанных таблиц

Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.

Способ 1: прямое связывание таблиц формулой

Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.

Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.

Таблица заработной платы в Microsoft Excel

На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.

Таблица со ставками сотрудников в Microsoft Excel

Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.

    На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.

Переход на второй лист в Microsoft Excel

Связывание с ячейкой второй таблицы в Microsoft Excel

Две ячейки двух таблиц связаны в Microsoft Excel

Маркер заполнения в Microsoft Excel

Все данные столбца второй таблицы перенесены в первую в Microsoft Excel

Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ

Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКСПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.

    Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».

Вставить функцию в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Выбор формы функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

«Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.

«Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.

«Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.

Аргумент Массив в окне аргументов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Окно аргументов функции ИНДЕКС в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

«Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.

«Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.

«Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; ; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.

Аргумент Искомое значение в окне аргументов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Аргумент Просматриваемый массив в окне аргументов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Окно аргуметов функции ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Преобразование ссылки в абсолютную в Microsoft Excel

Маркер заполнения в программе Microsoft Excel

Значения связаны благодаря комбинации функций ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ в Microsoft Excel

Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными

Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).

Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.

    Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».

Переход в Мастер функций в Microsoft Excel

Переход в окно аргуметов функции СУММ в Microsoft Excel

Окно аргметов функции СУММ в Microsoft Excel

Суммирование данных с помощью функции СУММ в Microsoft Excel

Общая сумма ставок работников в Microsoft Excel

Общая зарплата по предприятию в Microsoft Excel

Изменение ставки работника в Microsoft Excel

Сумма заработной платы по предприятию пересчитана в Microsoft Excel

Способ 4: специальная вставка

Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.

    Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.

Копирование в Microsoft Excel

Вставка связи через контекстное меню в Microsoft Excel

Переход в специальную вставку в Microsoft Excel

Окно специальной вставки в Microsoft Excel

Значения вставлены с помощью специальной вставки в Microsoft Excel

Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах

Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.

    Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».

Копирование данных из книги в Microsoft Excel

Вставка связи из другой книги в Microsoft Excel

Связь из другой книги вставлена в Microsoft Excel

Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.

Информационное сообщение в Microsoft Excel

Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.

Как использовать сводные таблицы Excel в КДП

Прежде чем разбираться в нюансах применения, выясним, что такое сводная таблица в Excel. В общем случае под этим термином понимают особый инструмент стандартной версии пакета MS Office — Excel, позволяющий выбрать из массива данных необходимые сведения и совершить с ними простые арифметические действия. Допустим, мы имеем массив следующего вида, иллюстрирующий работу фирмы по продаже оргтехники:

Общее количество проданного товара увидим, если с помощью базы данных построить сводную таблицу в Excel.

Узнаем общую сумму продаж по каждой категории.

Проверим остатки по каждой категории товара и так далее.

Когда я начинал читать тренинги по MS Excel то “стер” пальцы бесконечно создавая примеры для той или иной темы. Особенно это касалось темы “Сводные таблицы”. Решил я эту проблему просто – создал надстройку, которая мне эти примеры генерировала. Когда люди увидели это “чудо” на очередном тренинге они очень сильно “возбудились”. Оказалось, что это не только отличный инструмент для тренера, но и такой же отличный инструмент для “студента”.

Суть проблемы, я думаю, ясна всем, кто хоть раз строил Сводные таблицы на основе отчета, полученного из учетной системы. В одном столбце расположены разнотипные данные и Клиент, и Категория товара, и Наименование товара. Значения же, например, объем продаж разбит по нескольким столбцам, по месяцам: Январь в своем столбце, Февраль в своем и так далее.

В данной статье я покажу, как можно преобразовать такой «горе-отчет» в массив для анализа с помощью Сводной таблицы.

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

Читайте также:  Макрос для объединения повторяющихся ячеек в таблице Excel

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

  • кто из наших менеджеров заключил сделку
  • с каким из заказчиков
  • какого именно товара и на какую сумму продано
  • с какого из наших складов была отгрузка
  • когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

  • Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?
  • Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается?
  • Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков?

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport) . Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard) . Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице. » нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows) , столбцов (Columns) , страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет.

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert) . Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

  • Названия строк (Row labels)
  • Названия столбцов (Column labels)
  • Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
  • Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages) , смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Параметры сводной таблицы в Excel

Для дальнейшего изучения темы построим более сложную таблицу (принцип построения не отличается от рассмотренного ранее).
Исходные данные представляют список из 100 строк, где каждая запись отражает заработную плату сотрудников различных отраслей в определенных регионах:

Из примера видно, что сводная таблица представляет древовидную структуру, если используется более 1 поля. Корнем являются значения столбца, который в списке области «Названия строк» идет первым. Все последующие поля вкладываются в него и в друг друга, согласно своей очередности в списке, изменить которую можно простым перетаскиванием мыши. Каждую отдельную ветвь подобного дерева можно сворачивать и раскрывать. Данное свойство так же применимо к области названий столбцов.
По умолчанию эксель задает сводным таблицам макет в сжатом виде. Его можно изменить через параметры (клик правой кнопкой мыши по области таблицы -> параметры сводной таблицы -> Вывод -> Классический макет) либо через конструктор:

Применение макета табличной формы позволяет расположить каждое поле в отдельном столбце и дополнительно вывести по нему промежуточные итоги.
Если подводить дополнительно итог не требуется, то его нужно удалить, чтобы облегчить чтение таблицы. Достаточно правого клика мыши по нему и в списке снять галочку с соответствующего пункта. Для избавления от всех итогов кроме основных, на вкладке конструктор в разделе макет выберите «Промежуточные итоги» -> «Не показывать промежуточные суммы».

Так как сводная таблица представляет древовидную структуру, то название строки отображается только один раз. В Microsoft Excel, начиная с версии 2010, можно дополнительно применить к макету повторение подписей элементов.

Теперь законченная сводная таблица выглядит так на листе Excel:

Помимо рассмотренных свойств через параметры таблицы можно установить:

  1. Имя сводной таблицы;
  2. Объединение и выравнивание подписей;
  3. Вывод значений для пустых ячеек;
  4. Автоматическое изменение ширины столбцов;
  5. Отображение общих итогов по строкам и столбцам;
  6. Сортировку;
  7. Печать;
  8. Обновление и др.

Теперь Вы умеете пользоваться сводными таблицами Excel. Полученные здесь знания позволят Вам далее самостоятельно экспериментировать с ними и повышать свой навык.

Урок Excel №39 — Основные принципы работы сводной таблицы.

Всем привет, друзья! Как и обещал, продолжаю рассказывать про работу со сводными таблицами. Если вы пропустили начало, почитать можно здесь — Что такое сводная таблица и почему вам это нужно? . Сегодня будет теория.

Прежде чем мы перейдем к анализу данных с помощью нашей таблицы, давайте разберемся, какие гайки и болты составляют сводную таблицу Excel. Напомню, что в первой части мы создали вот такой образ.

Для эффективного использования сводной таблицы важно знать компоненты, которые создают сводную таблицу. В этой статье вы узнаете что такое:

  • Список полей
  • Сводный кеш
  • Область значений
  • Область строк
  • Область столбцов
  • Область фильтров

Список полей

Как именно будет выглядеть ваша сводная таблица, зависит только от вас. Как вы ее настроите так и будет. А настроить ее можно в области под названием — Список полей.

В этой области полностью настраивается видопредставление таблицы: в каком порядке будут показываться строки или столбцы, какие значения будут представлены в фильтре, а также каким образом будут выводиться результаты, т.е. суммироваться или вычисляться соотношения.

Читайте также:  Как найти и выделить неправильное значение и формат даты в Excel

Сводный кеш

Как только вы создаете сводную таблицу с использованием данных, что-то происходит в верхней части. Excel делает снимок данных и сохраняет их в своей памяти. Этот снимок называется сводным кешем . Т.е. когда вы создаете различные представления с помощью сводной таблицы, Excel не возвращается к источнику данных, а использует сводный кэш для быстрого анализа данных и предоставления сводки / результатов.

Причина создания сводного кеша — оптимизация работы сводной таблицы. Даже когда у вас есть тысячи строк данных, сводная таблица очень быстро суммирует данные. Вы можете перетаскивать элементы в поля строк / столбцов / значений / фильтров, и результаты будут мгновенно обновлены.

Область значений.

Область значений — это то, что содержит вычисления / значения. На основе набора данных, показанного в первой части, если вы хотите быстро рассчитать общий объем продаж по регионам за каждый год, вы можете получить сводную таблицу. Область, выделенная оранжевым цветом, — это и есть область значений.

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

  • Даты заказов;
  • Регион в котором расположен клиент;
  • Тип клиента;
  • Клиент;
  • Количество продаж;
  • Выручка;
  • Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

  • Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
  • ТОП пять клиентов по выручке;
  • Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Обучение сводным таблицам Excel на примерах

Сводные таблицы в Excel – это мощный инструмент и чтобы описать все его возможности нельзя вложиться в одну статью. Возможностям сводных таблиц придаться посвящать целую книгу. В этой же статье будет обзор принципиальных свойств сводной таблицы. В двух словах можно описать ее главную особенность как инструмент для создания разного рода отчетов из суммирующих наборов. Такое определение сложно воспринять словами, поэтому сразу переходим к примерам и практике.

2. Сводная таблица (мастер сводных таблиц)

А вот с этого раздела статьи, начинается самое интересное. И начнем работу с выбора в меню «Вставка», блок «Таблицы», пиктограмма «Сводная таблица». Не забываем при этом указать курсором базу исходных данных или табличку с которой мы будет делать сводную.

sozday svodnayu tablicu 4 Как создать сводную таблицу в Excel

В открывшимся окне мы выбираем несколько условий создания сводной таблицы – это диапазон нужных исходных данных и куда же следует запихнуть сводную табличку, толи рядышком на одном листе, ну или создать новый лист и на нём разместить. А поскольку курсор уже стоял на таблице, Excel быстро и автоматически определил структуру таблицы и подставил в графу диапазона. Нажимаем «ОК» и получаем:

sozday svodnayu tablicu 5 Как создать сводную таблицу в Excel sozday svodnayu tablicu 6 Как создать сводную таблицу в Excel

Как видите, был создан новый «Лист3» и вызван «Мастер создания сводных таблиц» ну или для друзей просто «Конструктор сводных таблиц», его вы собственно и видите в следующем скриншоте. В конструкторе вы указываете какие столбики исходной таблицы, вам нужно перенести в сводную и какие именно вычисление нужно будет над ними произвести и всё это происходит обыкновенным перетаскиванием в необходимую область, заголовка нужной нам таблицы.

sozday svodnayu tablicu 7 Как создать сводную таблицу в Excel

Вот мы получили и наш первый результат, но он нас не устраивает так как у нас не суммируется количество фруктов которые были проданы, а значит, нам нужно с области «СТРОКИ» перетянуть заголовок столбца «Вес, кг» и у нас создаётся та конструкция сводной таблицы, которую мы хотим.

sozday svodnayu tablicu 8 Как создать сводную таблицу в Excel

Ну вот форма то та, конечно, но вот результат не тот, а именно поле «Вес, кг» собирает по критерию — количество значений, а нам надо суммировать, а значит подводим курсор мыши к области значений «ЗНАЧЕНИЕ» и на указаном поле «Количество по полю Вес, кг», нажимаем левую кнопку мыши вызывая контекстное меню. Нам нужно выбрать последний пункт «Параметр полей значений».

sozday svodnayu tablicu 9 Как создать сводную таблицу в Excel sozday svodnayu tablicu 10 Как создать сводную таблицу в Excel

В возникшем меню мы изменяем «Пользовательское имя» на нормальный вид ну или тот какой нам будет нужен, выбираем нужную операцию по полю, нам нужна «Сумма», а не «Количество». При большой необходимости можно изменить формат ячеек поля, но на данный момент нам это не так уже и нужно.

sozday svodnayu tablicu 11 Как создать сводную таблицу в Excel

Ну вот мы и получили необходимую табличку нужной нам формы, значений, ну и формата. Всё в ней делается так как нам нужно и вроде бы как всё, и можно заканчивать. Но всё же стоит еще немножко потрудится, например, убрать ненужные поля «(пусто)», так как нам они ни к чему и портят интерьер созданной сводной таблицы Excel. Так что продолжим работу, учимся делать табличку красивей. А для этого вызываем встроенное меню в шапке таблицы и снимаем галочку в перечне отражаемой информации, всё, поле пропало.

sozday svodnayu tablicu 12 Как создать сводную таблицу в Excel

Видите, наука о том как создаются сводные таблицы не столь сложная, но знать и разбираться в этом вопросе нужно каждому уважающему себя пользователю Excel. Также с помощью сводных таблиц в Excel есть возможность создать уникальный список своих значений.

Ну что же сводная таблица с выборкой фруктов у нас сделана. Но что же делать если нам нужно и интересно знать, а как же всё-таки происходит движение по странам. Да и любому будет интересно получить данные из сводной таблицы под разными углами, а поскольку мы уже отформатировали таблицу и всё сделали для идеальной работы. Мы просто копируем нашу табличку и в поле необходимой области «СТРОКИ» меняем вычисляемые значения местами. Указываем первым вычисляемым значением «Страна», вот и всё с 1 исходной таблицы данных мы получили 2 сводные таблицы нужных нам данных.

sozday svodnayu tablicu 13 Как создать сводную таблицу в Excel

Еще стоить поговорить о том, что при манипуляциях со сводными таблицами, Excel дополнительно формирует новое меню в панеле управления для работы с данными таблиц:

sozday svodnayu tablicu 14 Как создать сводную таблицу в Excel

И да еще, если вы ну очень эстетический пользователь и стандартный образец украшений сводных таблиц в Excel вам не очень по душе, можете использовать дополнительные стили сводной таблицы. В меню «Конструктор» есть большой выбор и я, думаю, какой-нибудь придётся вам по душе. Как видите простым нажитием, наши таблицы стали красивее и работа с ними стало более веселей.

sozday svodnayu tablicu 15 Как создать сводную таблицу в Excel

Но не стоит забывать что данные в нашей таблице самостоятельно не умеют обновляться, а это значит то что при изменении в исходных данных (для примера я просто убрал данные 2 строк) у нас изменился итог, а значится надо сообщить об этом нашей сводной таблице:

sozday svodnayu tablicu 16 Как создать сводную таблицу в Excel

Для этого, в меню «Работа со сводными таблицами» переходим в закладку «Анализ» и нажимаем кнопочку «Обновить» и все данные пересчитались, ввиду изменений, которые мы внесли в нашу исходную таблицу:

sozday svodnayu tablicu 17 Как создать сводную таблицу в Excel

Ну вот в принципе о том как происходит работа со сводными таблицами в Excel и всё, а уж остальное поможет практика и другие статьи моего сайта. О возможностях получения данных с таблиц, вам поможет статья: » Как получить данные со сводной таблицы » . Но тему сводных таблиц я не закрываю так у них есть еще много возможностей, которые я рассмотрю в других статьях и видеоуроках.

Пример можно взять здесь.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Не забудьте поблагодарить автора!

Золото убило больше душ, чем железо – тел.
В. Скотт

Ссылка на основную публикацию