Тренинг "Визуализация данных в Microsoft Excel" (1 день)

Научитесь быстро и наглядно визуализировать большие объемы числовой информации для построения более профессиональных и понятных бизнес-отчетов.

Для кого этот тренинг

  • Приходилось ли вам когда-нибудь терять кучу времени на построение в отчете очередной нестандартной диаграммы, которую вдруг захотело ваше как всегда креативное руководство?
  • Случалось ли вам в растерянности смотреть на огромные таблицы с кучей числовой информации и думать: “Как же это все засунуть в диаграмму? И какой тип лучше использовать? “
  • Бывало ли такое, что результаты вашей работы “прятались” за столбцами безликих чисел и руководство их просто не оценивало по достоинству, отдавая предпочтение тем, кто умело подал свои в виде наглядных графиков?

Если вы менеджер проектов, руководитель, экономист, аналитик или просто по роду вашей деятельности вам то и дело приходится строить в Excel диаграммы сложнее, чем просто “тортик с дольками” и “столбики вертикальные” – этот тренинг для вас. В нем мы подробно рассмотрим и на реальных примерах научимся создавать 18 стандартных и нестандартных типов статических, 9 типов интерактивных и 8 типов мини-диаграмм.

Программа тренинга

Модуль 1. Хитрости стандартных диаграмм

Посвящен нюансам и “фишкам” при создании стандартных диаграмм разных типов. В этом модуле мы научимся:

  • Быстро создавать и настраивать диаграммы типа график (Line chart) и гистограмма (Histogram) по данным с нескольких таблиц (листов), включать для них вторую ось X и Y
  • Грамотно смешивать в одной диаграмме несколько диаграмм разных типов (график-гистограмма-с областями и т.п.)
  • Добавлять зоны среднеквадратических отклонений на ваши графики для отображения статистических погрешностей и допусков
  • Использовать полосы повышения-понижения и планки ошибок
  • Связывать подписи на диаграмме с ячейками листа
  • Строить лепестковую (Radar chart) диаграмму и круговую с выносом детализации одной доли во вторичную.

charts1.jpg

Модуль 2. Нестандартные диаграммы

В этом модуле будем учиться строить диаграммы, которых нет в стандартном наборе возможностей Excel. А именно:

  • Индикаторные диаграммы(bullet, gauge graph) разных видов для наглядного отображения текущих данных (например по KPI)
  • Подробно рассмотрим 4 вида пузырьковых(bubble) и точечных (scatter)диаграмм – как их использовать для представления маркетинговых данных, как их строить, как быстро добавлять подписи к данным.
  • Разберем 5 способов построения проектных диаграмм (Gantt Chart) и диаграммы календаря проекта (Timeline) – классических, с учетом выходных дней и праздников, с учетом % выполнения по каждому этапу и т.д.
  • Научимся строить сравнительные линейчатые диаграммы (Tornado Chart) и каскадные диаграммы отклонений (Waterfall Chart) для отображения потока наличности, изменений стоимости и т.д.
  • Рассмотрим 3 способа визуализации геоданных на географических картах

charts2.jpg

Модуль 3. Интерактивные диаграммы

Как насчет диаграммы, которая будет динамической, “живой”? Которая позволит добавлять или убирать из нее данные с помощью галочек-флажков или перемещаться по оси времени с помощью полосы прокрутки, отображая только те данные, которые вам сейчас нужны? Как насчет диаграммы, которая автоматически будет включать в себя добавленные к таблице числовые данные? В этом модуле мы научимся создавать такие интерактивные диаграммы несколькими способами.

Модуль 4. Минидиаграммы

Если нет места на полноценную диаграмму, то можно использовать несколько техник для визуализации числовых данных прямо в ячейках листа. В этом модуле мы научимся создавать миниатюрные наглядные графики и гистограммы для добавления наглядности вашим отчетам с помощью:

  • Условного форматирования и спецсимволов шрифтов
  • Спарклайнов
  • Макросов и специальных надстроек

charts3.jpg

Бонусы

Каждый участник тренинга получит полный комплект раздаточных материалов, включающий в себя:

  • методическое пособие со всеми материалами курса и пошаговым описанием алгоритмов построения всех диаграмм в тренинге
  • мою авторскую разработку – Библиотеку Диаграмм с готовыми примерами-образцами 20+ нестандартных диаграмм, которые вы легко сможете потом использовать в своей работе – просто брать и копировать в свои отчеты
  • все макросы и надстройки, использующиеся в тренинге
  • удобную шпаргалку по горячим клавишам и функциям Excel
  • полную версию надстройки PLEX, которая добавит в ваш Excel больше сотни новых полезных функций

Заинтересовались? Хотите получить более подробную информацию о условиях проведения такого тренинга? Тогда выберите ваш вариант:

Настраиваем диаграмму

В нашей диаграмме 2 ряда данных: ясные дни (синий цвет на диаграмме) и остальные дни (красный цвет на диаграмме). Давайте настроим их.

Кликаем по синему ряду, справа открывается панель Формат ряда даных. Делаем следующие настройки:

  • Заливка: Нет заливки;
  • Граница: Сплошная линия;
  • Цвет: белый (или любой другой на ваше усмотрение);
  • Ширина: 6 пт (или увеличиваем до подходящего размера);
  • Боковой зазор: 0%.

Затем кликаем по красному ряду и для него задаем заливку в соответствии с цветом, выбранным в качестве цвета границ для синего ряда.

Смотрим, что получилось:

Диаграмма

Диаграмма

Получившийся результат нас не совсем устраивает.

Убираем линии сетки. Для этого на панели справа переходим в Параметры главных линий сетки, указываем Линия: Нет линий.

Также в Москве оказалось слишком мало ясных дней и загруженную картинку почти не видно. Чтобы это исправить, давайте для вертикальной оси вместо максимального значения 31 (как мы указывали ранее), укажем значение поменьше. Например, 12.

В результате мы получаем инфографику по среднему количеству ясных дней в Москве:

Инфографика в Excel

Инфографика в Excel

Excel-лайфхаки для тех, кто занимается отчётностью и обработкой данных

Excel-лайфхаки для тех, кто занимается отчётностью и обработкой данных

Ренат уже не в первый раз выступает гостевым автором на Лайфхакере. Ранее мы публиковали отличный материал от него о том, как составить план тренировок: основные книги и онлайн-ресурсы, а также пошаговый алгоритм создания тренировочного плана.

В этой статье собраны несложные приёмы, позволяющие упростить работу в Excel. Особенно они пригодятся тем, кто занимается управленческой отчётностью, готовит разнообразные аналитические отчёты, основанные на выгрузках из 1С и других отчётах, формирует из них презентации и диаграммы для руководства. Не претендую на абсолютную новизну — в том или ином виде эти приёмы наверняка обсуждались на форумах или упоминались в статьях.

Простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы: ПРОСМОТР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ

Функции ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP) работают только в том случае, если искомые значения находятся в первом столбце или строке той таблицы, из которой вы планируете получить данные.

В остальных случаях есть два варианта:

  1. Использовать функцию ПРОСМОТР (LOOKUP).
    У неё следующий синтаксис: ПРОСМОТР (искомое_значение; вектор_просмотра; вектор_результата). Но для её корректной работы нужно, чтобы значения диапазона вектор_просмотра были отсортированы по возрастанию:excel
  2. Использовать сочетание функций ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX).
    Функция ПОИСКПОЗ возвращает порядковый номер элемента в массиве (с её помощью вы можете найти, в какой строке таблицы искомый элемент), а функция ИНДЕКС возвращает элемент массива с заданным номером (который мы и узнаем с помощью функции ПОИСКПОЗ).excelСинтаксис функций:
    • ПОИСКПОЗ (искомое_значение; массив_поиска; тип_сопоставления) — для нашего случая нам нужен тип сопоставления «точное сопоставление», ему соответствует цифра 0.
    • ИНДЕКС (массив; номер_строки; [номер_столбца]). В данном случае номер столбца указывать не нужно, так как массив состоит из одной строки.

Как быстро заполнить пустые ячейки в списке

Задача — заполнить ячейки в столбце со значениями сверху (чтобы тематика стояла в каждой строке таблицы, а не только в первой строке блока книг по тематике):

excel

Выделяем столбец «Тематика», нажимаем на ленте в группе «Главная» кнопку «Найти и выделить» → «Выделить группу ячеек» → «Пустые ячейки» и начинаем ввод формулы (то есть ставим знак равно) и ссылаемся на ячейку сверху, просто нажимая стрелку вверх на клавиатуре. После этого нажимаем Ctrl + Enter. После этого можно сохранить полученные данные как значения, так как формулы больше не нужны:

Как найти ошибки в формуле

Вычисление отдельной части формулы

Чтобы разобраться в сложной формуле (в которой в качестве аргументов функции используются другие функции, то есть одни функции вложены в другие) или найти в ней источник ошибок, часто нужно вычислить её часть. Есть два простых способа:

Excel

  1. Чтобы вычислить часть формулы прямо в строке формул, выделите эту часть и нажмите F9:

    В данном примере была проблема с функцией ПОИСК (SEARCH) — в ней были перепутаны местами аргументы. Важно помнить, что если вы не отмените вычисление части функции и нажмёте Enter, то вычисленная часть так и останется числом.
  2. Нажмите на кнопку «Вычислить формулу» в группе «Формулы» на ленте:

    В появившемся окне можно вычислять формулу по шагам и определить, на каком этапе и в какой функции возникает ошибка (если она есть):

Как определить, от чего зависит или на что ссылается формула

Чтобы определить, от каких ячеек зависит формула, в группе «Формулы» на ленте нажмите на кнопку «Влияющие ячейки»:

Excel

Появляются стрелки, указывающие, от чего зависит результат вычислений.

Если отображается символ, выделенный на картинке красным цветом, то формула зависит от ячеек, находящихся на других листах или в других книгах:

Excel

Щёлкнув на него, мы увидим, где именно находятся влияющие ячейки или диапазоны:

Excel

Рядом с кнопкой «Влияющие ячейки» находится кнопка «Зависимые ячейки», работающая аналогично: она отображает стрелки от активной ячейки с формулой к ячейкам, которые зависят от неё.

Кнопка «Убрать стрелки», расположенная в том же блоке, позволяет убрать стрелки к влияющим ячейкам, стрелки к зависимым ячейкам или же оба типа стрелок сразу:

Excel

Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов

Допустим, у вас есть несколько однотипных листов с данными, которые вы хотите сложить, посчитать или обработать как-то иначе:

Excel Excel

Для этого в ячейку, в которой вы хотите видеть результат, введите стандартную формулу, например СУММ (SUM), и укажите в аргументе через двоеточие название первого и последнего листов из списка тех листов, что вам нужно обработать:

Excel

Вы получите сумму ячеек с адресом B3 с листов «Данные1», «Данные2», «Данные3»:

Excel

Такая адресация работает для листов, расположенных последовательно. Синтаксис следующий: =ФУНКЦИЯ (первый_лист:последний_лист!ссылка на диапазон).

Как автоматически строить шаблонные фразы

Используя базовые принципы работы с текстом в Excel и несколько простых функций, можно готовить шаблонные фразы для отчётов. Несколько принципов работы с текстом:

  • Объединяем текст с помощью знака & (можете заменить его функцией СЦЕПИТЬ (CONCATENATE), но в этом нет особого смысла).
  • Текст всегда записывается в кавычках, ссылки на ячейки с текстом — всегда без.
  • Чтобы получить служебный символ «кавычки», используем функцию СИМВОЛ (CHAR) с аргументом 32.

Пример создания шаблонной фразы с помощью формул:

Excel

Excel

В данном случае, кроме функции СИМВОЛ (CHAR) (для отображения кавычек) используется функция ЕСЛИ (IF), позволяющая изменять текст в зависимости от того, наблюдается ли положительная динамика продаж, и функция ТЕКСТ (TEXT), позволяющая отобразить число в любом формате. Её синтаксис описан ниже:

ТЕКСТ (значение; формат)

Формат указывается в кавычках точно так же, как если бы вы вводили пользовательский формат в окне «Формат ячеек».

Автоматизировать можно и более сложные тексты. В моей практике была автоматизация длинных, но рутинных комментариев к управленческой отчётности в формате «ПОКАЗАТЕЛЬ упал/вырос на XX относительно плана в основном из-за роста/снижения ФАКТОРА1 на XX, роста/снижения ФАКТОРА2 на YY…» с меняющимся списком факторов. Если вы пишете такие комментарии часто и процесс их написания можно алгоритмизировать — стоит один раз озадачиться созданием формулы или макроса, которые избавят вас хотя бы от части работы.

Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения

При объединении ячеек сохраняется только одно значение. Excel предупреждает об этом при попытке объединить ячейки:

Excel

Соответственно, если у вас была формула, зависящая от каждой ячейки, она перестанет работать после их объединения (ошибка #Н/Д в строках 3–4 примера):

Excel

Чтобы объединить ячейки и при этом сохранить данные в каждой из них (возможно, у вас есть формула, как в этом абстрактном примере; возможно, вы хотите объединить ячейки, но сохранить все данные на будущее или скрыть их намеренно), объедините любые ячейки на листе, выделите их, а затем с помощью команды «Формат по образцу» перенесите форматирование на те ячейки, которые вам и нужно объединить:

Как построить сводную из нескольких источников данных

Если вам нужно построить сводную сразу из нескольких источников данных, придётся добавить на ленту или панель быстрого доступа «Мастер сводных таблиц и диаграмм», в котором есть такая опция.

Сделать это можно следующим образом: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → «Все команды» → «Мастер сводных таблиц и диаграмм» → «Добавить»:

Excel

После этого на ленте появится соответствующая иконка, нажатие на которую вызывает того самого мастера:

Excel

При щелчке на неё появляется диалоговое окно:

Excel

В нём вам необходимо выбрать пункт «В нескольких диапазонах консолидации» и нажать «Далее». В следующем пункте можно выбрать «Создать одно поле страницы» или «Создать поля страницы». Если вы хотите самостоятельно придумать имя для каждого из источников данных — выберите второй пункт:

Excel

В следующем окне добавьте все диапазоны, на основании которых будет строиться сводная, и задайте им наименования:

После этого в последнем диалоговом окне укажите, где будет размещаться отчёт сводной таблицы — на существующем или новом листе:

Excel

Отчёт сводной таблицы готов. В фильтре «Страница 1» вы можете выбрать только один из источников данных, если это необходимо:

Excel

Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B («МТС тариф СуперМТС» — два вхождения аббревиатуры МТС)

В данном примере в столбце A есть несколько текстовых строк, и наша задача — выяснить, сколько раз в каждой из них встречается искомый текст, расположенный в ячейке E1:

Excel

Для решения этой задачи можно воспользоваться сложной формулой, состоящей из следующих функций:

  1. ДЛСТР (LEN) — вычисляет длину текста, единственный аргумент — текст. Пример: ДЛСТР (“машина”) = 6.
  2. ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) — заменяет в текстовой строке определённый текст другим. Синтаксис: ПОДСТАВИТЬ (текст; стар_текст; нов_текст). Пример: ПОДСТАВИТЬ (“автомобиль”;“авто”;“”)= “мобиль”.
  3. ПРОПИСН (UPPER) — заменяет все символы в строке на прописные. Единственный аргумент — текст. Пример: ПРОПИСН (“машина”) = “МАШИНА”. Эта функция понадобится нам, чтобы делать поиск без учёта регистра. Ведь ПРОПИСН(“машина”)=ПРОПИСН(“Машина”)

Чтобы найти вхождение определённой текстовой строки в другую, нужно удалить все её вхождения в исходную и сравнить длину полученной строки с исходной:

ДЛСТР(“Тариф МТС Супер МТС”) – ДЛСТР(“Тариф Супер”) = 6

А затем разделить эту разницу на длину той строки, которую мы искали:

6 / ДЛСТР (“МТС”) = 2

Именно два раза строка «МТС» входит в исходную.

Осталось записать этот алгоритм на языке формул (обозначим «текстом» тот текст, в котором мы ищем вхождения, а «искомым» — тот, число вхождений которого нас интересует):

Элементы расчётного листа для финансового анализа

Одним из основных элементов шаблонов Excel, которые мы должны принять во внимание для финансового анализа являются отношения или финансовые показатели. Они позволяют нам знать финансовую ситуацию, в которой находится наша компания в определённый момент времени и с этой целью, мы также нуждаемся в финансовых функциях Excel. Все это то, что должно присутствовать если мы решим создать с помощью программы Excel наш собственный шаблон или если мы предпочтём скачать уже готовый шаблон. Характеристиками расчётных листов для финансового анализа являются:

  • Данные баланса по общим данным
  • Данные по состоянию прибылей и убытков
  • Анализ отношений / финансовых показателей: показателей ситуации, финансовых показателей, экономических показателей, коммерческих показателей , технических показателей
  • Диаграмма как результат отношений/ финансовых показателей.

If you are on a personal connection, like at home, you can run an anti-virus scan on your device to make sure it is not infected with malware.

If you are at an office or shared network, you can ask the network administrator to run a scan across the network looking for misconfigured or infected devices.

Another way to prevent getting this page in the future is to use Privacy Pass. You may need to download version 2.0 now from the Chrome Web Store.

Cloudflare Ray ID: 676968736df4165b • Your IP : 188.121.15.4 • Performance & security by Cloudflare

Анализ данных с помощью 3D-карт

Данный метод визуального представления с географической привязкой дает возможность искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать информацию этого типа.

Преимущество этого способа в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Необходимо просто правильно написать географическое положение в таблице.

Как работать с 3D-картами в Excel

Последовательность действий, которую вам необходимо выполнить, чтобы работать с 3Д-картами, следующая:

  1. Откройте файл, в котором есть интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть колонка «Страна» или «Город».
  2. Информацию, которая будет показываться на карте, нужно сначала отформатировать, как таблицу. Для этого надо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
  3. Выделите те ячейки, которые будут анализироваться.
  4. После этого переходим на вкладку «Вставка», и там находим кнопку «3Д-карта».

Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены в виде точек. Но нам не особо нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее видеть ту информацию, которая привязана к ним. Например, те суммы, которые можно показать, как высоту столбика. После того, как мы выполним действия, указанные на этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбик будут отображаться привязанные к нему данные.

Также можно воспользоваться круговой диаграммой, которая является намного более информативной в некоторых случаях. От того, какая общая сумма по величине, зависит размер круга.

If you are on a personal connection, like at home, you can run an anti-virus scan on your device to make sure it is not infected with malware.

If you are at an office or shared network, you can ask the network administrator to run a scan across the network looking for misconfigured or infected devices.

Another way to prevent getting this page in the future is to use Privacy Pass. You may need to download version 2.0 now from the Chrome Web Store.

Cloudflare Ray ID: 676968766adc5037 • Your IP : 188.121.15.4 • Performance & security by Cloudflare

С помощью сводных таблиц, срезов и связанных рисунков, сделали для вас отчет, в котором можно переключать изображения и данные в диаграммах.

Если вы хотите научиться консолидировать бюджеты с использованием Power Query и выполнять сложные расчеты на основе больших массивов данных с помощью DAX-формул, приходите к нам на курсы « Бюджетирование с Business Intelligence »

Пример dashboard в Excel

1. Диаграмма по мотивам Wall Street Journal

Какое-то время назад для того, чтобы показать неограниченность рисования в Excel, делал ряд статей, а файлы Excel к ним не прикладывал. Решил, что пора «рассекретить» хитрые диаграммы. Встретил диаграмму, созданную дизайнерами Wall Street Journal. И тут же ее воспроизвел в Excel. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

2. Диаграмма темпов роста в Excel

Как в Excel создать диаграмму с динамикой темпов роста, где изменения показателей показаны стрелками? Все просто — рисуем столбцы и добавляем к ним полосы повышения и понижения. Плюс рисуем графики с накоплением — первый для роста, второй график — уровень подписи. Подробнее >>

диаграммы, excel, красивые, интересные

3. Линейчатая диаграмма с эффектами

На этот раз напишу о простой линейчатой диаграмме. Простой по содержанию, но необычной по оформлению. Весь секрет — пользоваться вспомогательными осями и разными типами диаграмм в одном пространстве. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

4. Как цветом показать на графике рост или падение последнего значения

Итак, задача: показать тенденцию последнего месяца (квартала, года, периода). В стандартных графиках можно настроить такое представление, чтобы на конце линии была красная стрелка, если у нас спад, и зеленая — если подъем. При желании можно настроить так, чтобы отличать сильный спад/подъем от незначительного, и другие нюансы. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

5. Диаграмма по мотивам The Economist

Обнаружил в журнале The Economist за октябрь 2014 года интересную гистограмму с меткой на столбцах. Тут же ее воспроизвел в Excel — вроде все получилось, кроме шрифтов. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые

6. Диаграмма в виде колб

Хочу осветить тему: как «мониторить» выполнение планов компании? На одном из проектов я разработал такой интересный отчет: первая колба — год. Наполнение — сколько дней в году прошло в процентах. Следующие колбы — это контрольные показатели (может быть сколько угодно много). 100% — это план ЗА ГОД. Наполнение — как внутри года выполнен факт. Вот и смотрим: сколько прошло времени и как мы сработали. Минус — сезонность не учитывается. Плюс — взгляд со стороны. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

7. Диаграмма сравнения роста показателей

Как в Excel показать сравнить рост двух различных показателей? Можно «просто» сравнить данные. Правда, если они не сопоставимы, то особо ничего не увидишь. Но есть еще один способ, пожалуй, самый наглядный: методом базисной подстановки, который любит The Economist. Подробнее >>

диаграмма, excel, необычные, нестандартные, диаграммы

8. Диаграмма с горизонтальной «зеброй»

Как построить в Excel диаграмму журнального качества с зеброй вместо горизонтальных линий? Есть несколько способов, с одним из которых можно ознакомиться благодаря приложенному файлу. Диаграмма построена по мотивам Wall Street Journal. Подробнее >>

excel, диаграмма, диаграммы, необычные, нестандартные

9. График с вертикальной «зеброй»

Как на графике выделить данные с помощью вертикальной «зебры»? В таблицу, на основе которой строится график, необходимо добавить дополнительную строку с координатами фоновых столбцов. Немного манипуляций и все получится. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

10. Спарклайны и микрографики

Как мы делаем отчеты? В виде здоровых (и нездоровых, кстати, тоже) таблиц. Что из них понятно людям, имеющим малый опыт работы с большими объемами данных? Ничего. Далее рассмотрен пример, как показать структуру продаж за месяц и за год, и тут же показать динамику по месяцам и годам. Подробнее >>

диаграммы, в excel, красивые, интересные

11. Как показать на диаграмме отрицательные значения другим цветом

Недавно встретил такую ситуацию: пользователь для обозначения отрицательных значений на диаграмме строил таблицу с ЕСЛИ(). Где минусы — одни блоки, где плюсы — другие. Так делать не нужно! Ведь в Excel есть стандартная возможность настраивать цвет блоков. Подробнее >>

Простой пример инфографики в Excel для анализа данных скачать

  • 15.06.15 02:15 • • • • •

Комментарии ():

2015 ITnan.ru Design by Styleshout.

Права на текст статей, расположенные на сайте, принадлежат их авторам. Источники статей: Хабрахабр и Гиктаймс.

Визуализация данных в Excel, Power Point, Word. Инфографика

· Руководители высшего и среднего звена

· Менеджеры по продажам

· Менеджеры по работе с клиентами

· Все те, чья деятельность связана с публичными выступлениями и проведением презентаций

В MS Excel изучается табличное и графическое представление данных, типы диаграмм и их использование, а также построение графиков прогнозов.

В MS Visio изучается построение диаграмм разных типов, схем, блок-схем, календарей, планов зданий, макетов Web-страниц. Рассматривается построение схемы по данным из существующей базы данных. В основе MS Visio – лежит векторный графический редактор.

В MS PowerPoint изучаются возможности использования данных MS Excel и MS Visio в презентациях.

Визуальное восприятие информации для человека очень важно, поэтому не удивительно, что мы стремимся наглядно представить свои идеи, проекты и готовую продукцию.

Информационные графики становятся в последнее время более важными потому, что появляется слишком много информации, которую нужно усвоить. С помощью информационных графиков извлекают информацию, содержащуюся в статье или рассказе, сжимают, резюмируют и представляют ее таким образом, что требуются (обычно) секунды вместо минут или часов для того, чтобы охватить ее.

В курсе рассматриваются возможности анализа и визуального представления статистических данных, числовых и научных данных и некоторых других объектов, которые выигрывают от изобразительного описания. Также рассматриваются следующие вопросы:

  • Правила хорошего дизайна
  • Правильное и эффективное использование цвета
  • Особенности использования шрифтов
  • Эффективная работа с иллюстрациями
  • Психологическое восприятие информации
  • Как проводить анализ данных и выбирать оптимальный вариант их графического представления
  • Правила хорошего дизайна презентаций
  • Строить и форматировать диаграммы разных типов
  • Создавать документы в программе MS Visio
  • Импортировать схемы и графики в презентации
  • Готовить информацию к печати

Требования к начальному уровню знаний
Слушатели должны иметь практические навыки работы с редактором электронных таблиц MS Excel. Необходимо умение работать с отдельными ячейками в таблице, совершать операции со строками и столбцами, проводить редактирование, автозаполнение, сортировку, готовить документы к печати.
Кроме того, необходимы практические навыки работы с программой MS PowerPoint. Необходимо умение работать со слайдами, графическими объектами и текстом, готовить документы к печати.

Модуль 1. Основы визуализации

  • Визуализация данных
  • Цветовая модель RGB
  • Использование цветового круга
  • Психологическое восприятие цвета
  • Правила хорошего дизайна

Модуль 2. Представление данных в MS Excel

  • Списки в MS Excel
  • Сортировка данных списка
  • Фильтрация данных списка
  • Расширенные возможности фильтрации
  • Промежуточные итоги для списков

Создание сводных таблиц

· Создание сводной таблицы для списка

· Управление представлением сводной таблицы

· Создание сводной диаграммы на основе сводной таблицы

· Консолидация по расположению

· Консолидация по категориям

· Порядок построения диаграммы

Построение линии тренда

· Линии тренда на диаграмме

· Типы диаграмм, поддерживающие линии тренда

· Виды (типы) линий тренда

· Добавление линии тренда в диаграмму

Модуль 3. Представление данных в MS Visio

Интерфейс MS Visio 2010

· Точки и линии привязки

· Панорама и масштаб

Запуск программы в режиме «разработчик»

Работа со страницами документа

· Автоподбор размера и ориентации страницы

· Добавление фона или подложки

· Создание пользовательского фонового рисунка или подложки

· Удаление подложки со страницы

Работа с фигурами

· Фигуры, наборы элементов

Соединение фигур на странице

· Использование быстрых фигур при автосоединении

· Соединение фигур с помощью соединительной линии

Типы соединительных линий

· Выделение одной фигуры

· Инструмент «выбор области»

· Инструмент «произвольное выделение»

· Выделение всех фигур

· Поведение фигур в контейнере

· Добавление фигур в контейнер

· Автоматическое выравнивание и определение интервалов

Изменение размеров фигур

· Изменение размеров плоской фигуры с помощью мыши

· Изменение размера фигуры в окне «размер и положение»

Поворот и отражение фигур

· Поворот фигур на 90°

· Поворот фигур с помощью маркера поворота

· Поворот фигур в окне размер и положение

Надстройка для перемещения фигур

Операции над фигурами

Создание массива фигур

Изменение формы фигуры

Добавление точек соединения

Работа с текстом

· Добавление текста в фигуру

· Добавление текста на страницу

· Создание стандартных выносок

Создание образца фигуры

Создание пользовательских узоров

Процедура создания узора

· Создание трехмерной блок-диаграммы

Добавление точек схода

· Добавление гиперссылки в существующую фигуру

· Переход по гиперссылке

Вставка рисунка или картинки в схему

Работа со слоями

· Назначение фигуры слою

· Активация одного или нескольких слоёв

· Отображение или скрытие слоя

Настройка данных фигуры

· Определение данных фигуры

· Образец в наборе элементов

· Элементы окна определения данных фигуры

Создание данных фигуры

Использование наборов данных фигур

· Создание набора данных фигуры

· Применение наборов данных к фигурам и образцам

Рисунки, связанные с данными

· Определение рисунка, связанного с данными

· Добавление текстового рисунка в фигуру

· Добавление гистограммы в фигуру

· Применение цвета заливки по значению данных

Условные обозначения на рисунках, связанных с данными

Создание организационной диаграммы

· Создание простой организационной диаграммы

Модуль 4. Презентация средствами MS Powerpoint

Режимы работы программы

Работа со слайдами

Организация слайдов по логическим разделам

Создание пользовательских элементов презентаций

· Создание пользовательского макета

Работа с текстовыми блоками

· Добавление текста на слайд

· Работа с объектами

· Деловые схемы smartart

· Задание анимационных эффектов для объектов

· Добавление переходов между слайдами

Добавление звука и видео

· Добавление и воспроизведение звуков

· Добавление и воспроизведении видео

Просмотр и демонстрация презентаций

Сохранение в различных форматах

Интерактивные возможности MS Powerpoint

· Создание управляющих кнопок

Ответы на вопросы. Практические рекомендации.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.

Методы и формы работы

Семинар является формой активного обучения, целью которого является передача знаний тренера слушателям, получение и развитие практических знаний и навыков при непосредственном выполнении заданий и решении задач, аналогичных производственным.

Во время тренинга каждый слушатель под руководством тренера выполняет практические задания по темам курса на компьютере с установленными программами. В процессе работы предусматриваются ответы на соответствующие теме вопросы участников.

Во время проведения тренинга все вопросы программы рассматриваются на конкретных файлах примеров, тренером отслеживается выполнение дополнительного тренировочного задания по каждой теме курса и получение нужных результатов каждым участником тренинга.

Примеры инфографики

Подача информации зависит от автора инфограммы, его мастерства и чувства меры. При создании визуального графического контента основное правило – информативность и доступность.

4 примера хорошей инфографики

Ниже представлены примеры хорошей инфографики, созданные по правилам художественной подачи и маркетинговых приёмов.

Пошаговый рецепт – хорошая инфографика

Рецепт пошагово

Пример инфографики-статистики

Пример инфографики

Пример Алфавит

Алфавит

Пример бизнес-инфографики

Пример КФС

2 примера плохой инфографики

Для сравнения предлагаем примеры визуализации информации, которые не облегчают, а усложняют восприятие контента.

Пример перегруженной инфографики статистики

Инфографика

Пример плохой статистической инфографики

Плохая инфографика

Такая инфограмма может оттолкнуть пользователей.

Приемы подготовки данных к анализу в Excel

В этой статье я бы хотела собрать в одном месте инструменты для предварительной обработки данных. Ведь практически всегда прежде чем данные анализировать, их сначала надо привести в порядок. Например, в полученных данных исключить лишние пробелы или разбить текст по столбцам.

1. Удаление повторяющихся строк . Когда вы соединяете данные из разных баз может получиться так, что одна и таже строка повторяется в разных источниках. Для того, чтобы ее удалить, необходимо установить курсор в любую из ячеек диапазона ваших данных, на ленте перейти на вкладку Данные -> Работа с данными и нажать "Удалить дубликаты". Откроется диалоговое окно:

В открывшемся окне представлены столбцы, которые должны быть учтены при анализе на наличие дубликатов. Если вы отметите все столбцы, то дубликатом будут считаться строки, полностью совпадающие по всем значениям.

Если вы выделите, например, только первый столбец "Клиент", то при поиске дубликатов будет вестись поиск совпадения только по первому столбцу. При этом в случае наличия дубликата – первая строка в таблице останется, а все остальные будут удалены.

2. Разбивка текста по столбцам . Может случиться ситуация, когда в одном столбце окажутся значения, которые должны быть разбиты на разные ячейки. Для того, чтобы их разбить по столбцам, в excel есть удобный инструмент. Предположим, у нас есть список в столбце А:

Чтобы разбить его по столбцам, выделите весь список, убедитесь, что справа хватает места для его разбивки, перейдите на ленте во вкладку Данные -> Работа с данными -> Текст по столбцам. Откроется диалоговое окно "Мастер распределения текста по столбцам", в котором на первом шаге необходимо выбрать формат данных (в нашем случае с разделителями):

На втором шаге необходимо выбрать символ-разделитель (пробел). В нижнем окошке появится образец разделения данных:

Excel. БЫСТРАЯ визуализация данных на карте регионов РФ

Есть сервисы, которые сделают визуализацию лучше. Но если надо быстро, то можно сделать это средствами MS Excel 365 (еще MS Excel 2019).

0. Есть таблица с регионами и показателями

Выделяем нужные столбцы в таблице

1. Вставка – Диаграммы – Карты

2. Тихо материмся и втыкаем в пустоту на диаграмме

Но, тут замечаем, что Excel выделил в таблице список городов, показатели, название столбцов показателей, но не выдели как один из источников данных название столбца с регионами.
Еще раз перечитываем сообщение в окне диаграммы и ловим инсайт! надо столбец с регионами озаглавить соответствующе. Например, "Область".

Еще раз материмся, если ничего не изменилось и заново переопределяем источник данных, для этого можно удалить данную диаграмму и создать новую. А можно кликнуть Конструктор диаграмм – источник данных,

Появится такое окошко

Жмем на стрелочку для "перевыбора" области исходных данных для диаграммы и выделяем нужный диапазон с двумя столбцами.

В итоге появится вот такая диаграмма в виде карты мира

3. Локализуем регион диаграммы

Если весь мир не нужен, а в нашем случае не нужен, то кликаем на карте правой кнопкой мыши и в менюшке выбираем "Формат рядов данных".

Слева (обычно там) появится вот такое окно

Выбираем в первом поле "Проекция Меркатора" (ааа, вспомнили уроки географии сразу за 6 класс, знакомое слово))))
Карта уже не кажется натянутой на глобус и приняла более привычный вид.

Во втором поле выбирайте "Только области с данными", на выбор даются несколько вариантов.

Иногда вариантов чуть больше

Тогда на карте останутся только участок карты, который вмещает имеющиеся в вашей таблице регионы-области

Не пугайтесь, часть Сибири в нашем примере инопланетяне не угнали на другую планету. Просто данных по соответствующим регионам нет в нашей таблице с данными.
Поэтому таблицу занести недостающие регионы, с нулевыми показателями. Список регионов можно скачать ниже.

! Важно, только области в нашем случае, Например, только "Московская область", никаких "Москва и область". и т.п.
! Важно – после добавления строк с недостающими регионами надо переопределить источник данных для диаграммы, чтобы добавленные строки в диаграмме показались.

В итоге у вас получится более красивая картинка (и да, я в итоге выбрал Проекцию Альберса )

4. Наводим красоту

Можно добавить подписи регионам

Можно изменить цвета карты

А вот то что видите на скрине выше -это минус данного способа. Садись, Майкрсофт, два тебе по географии! Это так система метчит регионы рф.

Минусы

1. Обзывает Тверскую область Московской, а Московскую не показывает

Частично лечится тем, что надо добавить столбец с указанием гео-таргета уровнем выше, в нашем случае добавить столбец "Страна" и везде прописать "Россия".

По слова создателя, т.к. мире может быть несколько схожих гео-таргетов одного уровня но лежащих в разных гео-тарегтах более высокого уровня (например, как вы помните, выдуманный Том Сойер жил в реальном городке Санкт-Петербурга на берегу Миссисипи, или Миссури, не помню)

Естественно исходные данные для диаграммы надо заново переопределить + обновить данные с сервера вот таким образом

При необходимости указать, что значимым для вас является карта "по регионам" а не по "стране".

Приемы необычной визуализации в диаграммах Excel

При формировании различных диаграмм обычно мы привыкаем к стандартным приемам и визуализациям. Наши диаграммы становятся похожими друг на друга. Для того, чтобы этого избежать, нам необходимо вдохновение и немного дополнительной информации 🙂

В этой статье я бы хотела описать несколько способов разбавить свои диаграммы, возможно, вы уже с ними знакомы.

1. Многоуровневые подписи в диаграммах . При построении диаграмм обычно в подписях содержится описание одного типа данных, например, ФИО менеджера, название месяца или наименование отдела. Но подписи можно делать и многоуровневыми. Для этого необходимо лишь немного переструктурировать данные. Предположим у нас есть такая таблица с объемом продаж за 3 месяца:

Первые три менеджера работают по Москве и Московской области, остальные два – в ЮФО. Об этом свидетельствует первый столбец, в котором название региона есть напротив первого менеджера из региона. При такой структуре данных легко построить интересную диаграмму. Выделите весь диапазон таблицы и на вкладке Вставка -> Диаграмма выберите Гистограмму с группировкой:

Таким образом, вы можете реализовать несколько групп подписей (и даже больше двух) на одной диаграмме. При этом в случае, если вы захотите изменить форматирование, оно будет меняться только для всех уровней сразу.

2. Использование символов в диаграммах . Символы в excel это небольшие графические элементы в кодировке Unicode. Они могут использоваться в диаграммах как дополнительный способ визуализации данных без добавления дополнительных значений на ось.

Предположим, у вас есть продажи менеджеров за февраль и вам необходимо отобразить на одной диаграмме и показатель за февраль и насколько он больше/меньше относительно показателей января. Исходные данные для подготовки нашей диаграммы выглядят так:

В столбце А отражены показатели января, в диапазоне В4:В8 проставлена формула =D4/A4-1 (мы делим показатели февраля на показатели января и вычитаем 1).

Выделите ячейку С1 и на вкладке Вставка выберите Символы -> Символ. Откроется диалоговое окно, в котором нам необходимо найти подходящие символы. Я выбрала стрелку вверх и вниз в наборе геометрических фигур (код знака 25В2 и 25ВС). Поочередно выберите эти знаки и нажмите Вставить:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector