Excel: Автозаполнение (часть 1)

В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения.

При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.

Для проведения Автозаполнения:

  • введите значение в ячейку
  • снова сделать ячейку активной
  • наведите курсор на маркер заполнения, при появлении черного крестика нажмите на него левой или правой кнопкой мыши и, не отпуская кнопку, «протяните» маркер в нужном направлении по горизонтали или по вертикали
  • список заполнится автоматически, после того как кнопка будет отпущена.

Автозаполнение используют в разных целях:

  • Копирование данных в другие ячейки (числа, текст, формулы);
  • Создание арифметических и геометрических прогрессий;
  • Создание различных последовательностей (названия месяцев, дни недели, даты, время);
  • Создание пользовательских последовательностей;
  • Копирование оформления ячеек.

Примеры автозаполнения :

Ряды, полученные с помощью автозаполнения

Как включить автоматическое завершение заполнения

Если по каким-то причинам у вас не работает эта функция, то включить ее можно следующим образом. Нужно кликнуть по кнопке Office и открыть параметры Excel, во вкладке «Дополнительно» найти «Параметры правки» и поставить галочку напротив «Автозавершение значений ячеек». Если захотим отключить автозавершение, галочку убираем.


Здесь можно включить и отключить автозавершение

Повторить одно и то же значение ячейки в столбце с помощью маркера заполнения

Если вы хотите повторить одно и то же число (или даже текст) в столбце, вы можете легко сделать это в Google Таблицах. Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите быстро заполнить ячейки A3: A11 тем же значением, что и в A2.

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите ячейку A2
  • Поместите курсор на значок маркера заливки (синий квадрат в правом нижнем углу выделения).
  • Удерживая левую клавишу мыши (трекпада), перетащите ее в ячейку A11.

Вышеупомянутые шаги заполнят один и тот же идентификатор отдела во всех ячейках.

Совет от профессионалов : если у вас есть данные в соседнем столбце (слева или справа), вы также можете просто дважды щелкнуть значок маркера заполнения (вместо щелчка и перетаскивания). Двойной щелчок сделает то же самое и заполнит столбец до последней заполненной ячейки в соседнем столбце.

Как сравнить две таблицы: пошаговая инструкция для «чайников»

Функция ВПР поможет сравнить две таблицы Excel в считанные секунды, даже если данные занимают не один десяток значений. Пошаговая инструкция:

Допустим, что к тому же администратору торгового центра снова привезли товар, но предупредили, что стоимость у некоторых предметов изменились. Как сравнить две таблицы функцией ВПР в Эксель?

Делается это в несколько шагов:

  1. Открыть первую со старой информацией.
  2. Добавить дополнительный столбик для новых данных «Новая стоимость».
  3. Выделить первое пустое поле в созданном столбце (С2).
  4. Выбрать раздел «ВПР Формулы» и «Вставить функцию».
  5. Найти категорию Excel «Ссылки и массивы».
  6. Выбрать ВПР.
  7. Задать «Аргументы».

– то, что важно будет найти во второй таблице. Чтобы значение появилось в строке, нужно выделить первый столбик с наименованиями товаров (А2 – А5).

– с чем программа будет сравнивать. Для заполнения нужно перейти на вторую страницу и отметить два наименования – предметы и цена (А2 – В5). И зафиксировать результат кнопкой F4.

Номер столбца – второй, так как именно стоимость переносится в новую.

Интервальный просмотр – ЛОЖЬ.

Заполненное окно выглядит так:

После нажатия кнопки «ОК» новые значения появятся в таблице. Чтобы ценовая информация появилась у всех предметов нужно растянуть ячейку.

Теперь администратор может работать с данными стандартными функциями Excel, благодаря инструкции.

ВПР не работает

Как работает ВПР в Excel читайте в посте “Функция ВПР – чудо экономии времени”. Здесь же вы узнаете, что делать, если ВПР не работает. Так бывает. Скорее всего вы допустили ошибку. Есть четыре наиболее распространенных варианта ошибок:

  1. Ошибка Н/Д в каждой ячейке.
  2. Ошибка Н/Д преимущественно в нижней части таблицы.
  3. Ошибка Н/Д в отдельных ячейках.
  4. Ошибка #ССЫЛКА.

впр excel ошибки

А теперь разберем каждый вариант подробнее.

Вариант 1. ВПР вернула ошибку #Н/Д во всех ячейках

  • Вы неправильно выделили диапазон поиска – начали не с того столбца:

впр excel ошибка #Н/Д

Все будет в порядке, как только вы исправите ошибку:

=впр(B3;'[прайс-лист.xlsx]Лист1′! $C$3:$E$7 ;3;ложь)

  • Не совпадает текст, по которому ВПР ищет данные.

Например, в одном файле текст “Компьютер AF”, в другом файле “КомпьютерAF”. Если не заметили, разница всего лишь в наличии дефиса во втором случае. Тем не менее, ВПР не считает такое расхождение мелочью и, следовательно, не сработает.

Единственное исключение – допускаются разные регистры. Например, “Компьютер AF” и “компьютер af” не составит проблемы для ВПР.

Идентичность текста удобно проверять функцией =ЯЧЕЙКА=ЯЧЕЙКА. Смотрите пример на рисунке ниже и описание под ним:

excel проверка ячеек

  1. Введите в ячейку D2 знак “=”
  2. Выделите ячейку B2 с первым значением Планшет DC.
  3. Опять введите “=”.
  4. Выделите ячейку C2 со вторым значением.
  5. Кликните Enter и протяните формулу вниз.

В результате в ячейках отобразится либо “ИСТИНА” (значения совпадают), либо “ЛОЖЬ” (значения не совпадают).

Как видите, не совпадают значения в строке 4: “Компьютер А” и “Компьютер F” (в ячейке D4 видим слово “ЛОЖЬ”).

Читайте также:  Как убрать сетку в Excel 2010 полностью и частично

Использовать функцию можно как в одном, так и в разных файлах.

Что можно предпринять, если текст не совпадает?

  1. Если вы регулярно работаете с этими файлами, поменяйте текст вручную. Единожды потратив на это время, вы значительно сэкономите его в будущем. Если смена текста невозможна, создайте дополнительный столбец, куда введете текст из второго файла.
  2. Иногда текст не совпадает из-за каких-то наборов знаков, которые повторяются в каждой ячейке. К примеру, в одном из файлов везде добавлен артикул: “010-01583 Компьютер AF”, а в другом файле этого артикула нет “Компьютер AF”. В этом случае текст можно заменить автоматически. Об этом читайте в следующих постах.
  • В одном из файлов в тексте содержатся невидимые пробелы. Это хитрая разновидность несовпадения текста. Хитрая, потому что не всегда ее можно заметить. Вот полюбуйтесь:

excel как проверить текст в ячейке

Как быть? Воспользуйтесь формулой =СЖПРОБЕЛЫ(ЯЧЕЙКА). Эта формула убирает все лишние пробелы. Подробнее – в посте о работе с текстом.

  • В одном файле числа сохранены в виде текста, в другом – в виде чисел:

excel число в виде текста

Для устранения проблемы сделайте следующее:

  1. Выделите весь столбец с числами в виде текста (на рисунке выше диапазон B2:В5).
  2. Подведите курсор к значку “!” и кликните по появившейся стрелочке.
  3. Выберите из выпадающего списка “Преобразовать в число” – см. рисунок ниже.

excel преобразовать текст в число

Вариант 2. ВПР подтянула значения только в верхней части таблицы, в нижней — #Н/Д

  • Смещение диапазона. Чаще всего это происходит, если данные подтягиваются из одного и того же файла. Например, из Листа 1 на Лист 2 или даже из одного и того же листа. Что происходит? Мы тянем формулу вниз, а вместе с ней тянется и диапазон. Вот так:

впр выдает ошибку

Как исправить? Надо закрепить диапазон:

  1. Кликните дважды по ячейке с формулой (С5) – отобразится формула.
  2. В отобразившейся формуле поместите курсор на В12 и нажмите клавишу F4 на клавиатуре.
  3. Переместите курсор на С14 в этой же формуле и опять нажмите F4.
  4. Кликните Enter и формула преобразится, из а) в б)

а) =ВПР(В5; В12:С14 ;2;ложь)

б) =ВПР(В5; $B$12:$С$14 ;2;ложь)

Значок “$” указывает на то, что диапазон закреплен. Теперь при протягивании формулы вниз, он не будет смещаться.

Вариант 3. ВПР подтягивает только часть значений, остальные – #Н/Д

  • В некоторых ячейках текст не совпадает на 100%.

Если таких ячеек немного, то проще всего исправить это вручную, копируя из одного файл в другой.

Вариант 4. ВПР возвращает ошибку #ССЫЛКА

  • Вы неверно указали номер столбца. ВПР всегда считает столбцы, начиная с первого столбца выделенного диапазона. Поэтому на рисунке ниже красные номера неверные, зеленые – правильные:

впр excel номер столбца

И еще несколько советов по функции ВПР в Excel:

  1. При вводе формулы используете точку с запятой, а не запятые.
  2. Если протягиваете формулу вправо, не забывайте закреплять ссылку в начале формулы, чтобы формула имела вид: =ВПР( $В5 ;$B$12:$С$14;2;ложь). Для этого наведите курсор на В5 (прямо в формуле) и трижды нажмите клавишу F4 на клавиатуре.
  3. Не используйте аргумент “ИСТИНА” в ВПР, если работаете с текстом. Это приблизительный поиск, в котором будет много ошибок.

9 комментариев к “ ВПР не работает ”

Очень хорошая статья! Без воды и написано именно то, что надо по сути
Но, чтобы статья стала почти исчерпывающей я бы добавил, что иногда ВПР может возвращать ошибку, которая может быть не замечена пользователем, так как не появляется #Н/Д или #ССЫЛКА, однако, при этом функция ВПР() работает некорректно, так как результат ошибочный.
Это происходит в тех случаях, когда в формуле последний аргумент не ЛОЖЬ, а ИСТИНА (или вообще не приведен, а это приравнивается к тому, как если бы была указана ИСТИНА) и при этом первый столбец не отсортирован. Формула вида =ВПР(В5;$B$12:$С$14;2) корректно работать то будет.

Спасибо за комментарий! Да, конечно, это все совершенно верно для ВПР с аргументом ИСТИНА (или без него). Но поскольку статья является фактически продолжением статьи, в которой рассматривалась исключительно ВПР с аргументом ЛОЖЬ, то данная ошибка не приведена.

Как быстро сравнить две таблицы с помощью ВПР?

Функция используется для сопоставления значений в больших таблицах. Например, при наличии изменений в прайсе. Требуется сравнить старые цены с новыми.

материалы в таблице

В старом прайсе требуется создать колонку «Новые цены».

Выделить первую ячейку и выбрать формулу ВПР. Задать аргументы (см. выше). Например:

Указанная формула сообщает о необходимости взять название товара из диапазона А2:А15, осуществить его просмотр в «Новом прайсе», используя колонку А. Затем воспользоваться данными из второй колонки нового прайса (новыми ценами) и внести их в ячейку С2.

определилась новая цена

Выбор способа отображения данных позволяет их сопоставлять, определять разницу в числах и процентах.

Как скачать и протестировать программу

Для загрузки надстройки Lookup воспользуйтесь кнопкой Скачать программу

Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус

Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов

Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 15 дней бесплатного использования ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.

Читайте также:  Макрос для копирования и переименования листов Excel

Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе

Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию

Лицензия (для постоянного использования) стоит 1400 рублей .

В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 500 рублей за каждый дополнительный компьютер.

  • 277493 просмотра

Как выглядит синтаксис ВПР?

Синтаксис функции в Excel – это набор параметров, с помощью которых её можно вызвать и задать. Запись аналогична с методом записи математических функций.

Посмотреть правильный вид опции можно, открыв табличный процессор:

  • Используйте уже созданный документ, либо откройте новый пустой лист;
  • Кликните на клавишу «Формулы» , как показано на рисунке ниже;
  • В строке поиска напечатайте «ВПР» или «VLOOKUP» в зависимости от языка программы;
  • Настройте категорию «Полный перечень» ;
  • Кликните на «Найти» .

впр в excel примеры

Рис.2 – поиск формул в Эксель

В результате поиска формулы вы увидите её нахождение в перечне. Нажав на элемент, внизу экрана отобразится его формула.

За скобками указывается название функции, а внутри скобок – её параметры. Внутри формулы каждый отдельный параметр прописывается в угловых <> скобах.

Общий вид описания для ВПР выглядит так:

впр в excel примеры

Рис.3 – перечень параметров

Рассмотрим детальнее каждое из значений, которое описывается в скобках:

  • <ЧТО> — первый элемент. Вместо него вам нужно прописать именно то значение, которое вы хотите найти в таблице. Также, можно вписывать адрес ячейки в таблице;
  • <НОМЕР_СТОЛБЦА> — тут нужно напечатать номер столбика, в рамках которого будет осуществляться перебор данных.
  • <ГДЕ> — здесь юзер определяет количество ячеек, задавая их размерность в виде двумерного массива данных. Первый столбик – это элемент «ЧТО»;
  • <ОТСОРТИРОВАНО> — этот элемент функции ВПР отвечает за сортировку первого столбца по возрастанию (первый столбик для «ГДЕ»). В результате успешной сортировки, значение становится истинным (единица). Если возникают какие-либо неточности или ошибки во время ввода параметров – появляется ложное значение сортировки (ноль). Стоит заметить, что во время задания ВПР <ОТСОРТИРОВАНО> можно пропустить, и тогда его значение по умолчанию принимается как истина.

Читайте также:

Как пользоваться функцией ВПР, если данные на разных листах

Как пользоваться VLOOKUP в Excel на разных листах, в разных файлах?. Часто пользователи создают некие справочники, с которыми необходимо сравнить и найти соответствия. Различия работы в таких условиях заключается в несколько ином виде поля «Таблица » в окне аргументов функций. Перед введением диапазона необходимо проставить номер листа (если данные находятся в одной книге) или наименование файла (если данные не в одной книге). Если в вышеуказанном примере прайс скопировать в отдельный файл, назвать его «Прайс» и, при помощи функции ВПР, искать там цены, это будет выглядеть следующим образом:

Все вышеуказанные действия можно сделать при помощи ссылки. Нужно поставить курсор в поле «Таблица», перейти в нужный файл и мышью выделить диапазон. Иногда бывает, что таблица не вставляется как ссылка в окно. Тогда необходимо сделать следующее: открыть первоначальную таблицу, где нужно произвести расчеты, затем через меню «Файл» — «Открыть» найти вторую таблицу. Открытые таким образом файлы взаимодействуют безотказно.

Все вышеуказанные действия можно сделать при помощи ссылки. Нужно поставить курсор в поле «Таблица», перейти в нужный файл и мышью выделить диапазон. Иногда бывает, что таблица не вставляется как ссылка в окно. Тогда необходимо сделать следующее: открыть первоначальную таблицу, где нужно произвести расчеты, затем через меню «Файл» — «Открыть» найти вторую таблицу. Открытые таким образом файлы взаимодействуют безотказно.

Весить файл, в котором находятся формулы с ВПР, при ссылке на другие файлы будет значительно больше, чем без них. Это может сделать проблематичным, например, пересылку файла. Для того чтобы избежать этих неприятностей, нужно преобразовать формулу в значения. На ленте выбирается подменю «Данные» и команда «Изменить связи». Даже если данные взяты не из другого файла, всегда полезно заменить формулы значениями — это делает расчеты более надежными.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

  1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
  2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
  3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Рассмотрим формулу детально:

  1. Что ищем.
  2. Где ищем.
  3. Какие данные берем.

Функция ВПР в Excel примеры

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров использования функции ВПР для реальных данных.

Функция ВПР на разных листах

На практике формулы ВПР редко используются для поиска данных на одном листе. Чаще всего вам придется искать и вытаскивать соответствующие данные с другого листа.

Читайте также:  Как выделить отрицательные значения в Excel красным цветом

Чтобы использовать функцию ВПР с другого листа Excel, вы должны ввести имя рабочего листа и восклицательный знак в аргументе таблица перед диапазоном ячеек, например, =ВПР(40;Лист2!A2:B15;2). Формула указывает, что диапазон поиска A2:B15 находится в Лист2.

Конечно, вам не нужно вводить имя листа вручную. Просто начните вводить формулу, и когда дело дойдет до аргумента таблица, переключитесь на рабочий лист поиска и выберите диапазон с помощью мыши.

Формула, которую вы видите на изображении ниже, ищет текст в ячейке А2 (« Продукт 3 ») в столбце A (1-й столбец диапазона поиска A2:B9) на листе « Цены »:

Функция ВПР в Excel – Функция ВПР на разных листах

Обратите внимание, что рекомендуется использовать абсолютные ссылки на ячейки (со знаком $) в аргументе таблица. Это предотвратит изменение диапазона поиска при копировании формулы ВПР в другие ячейки.

Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах ВПР

Если вы собираетесь использовать один и тот же диапазон поиска в нескольких формулах ВПР, вы можете создать именованный диапазон для него и ввести имя непосредственно в аргументе таблица вашей формулы ВПР.

Чтобы создать именованный диапазон, просто выберите ячейки и введите любое имя в поле « Имя », слева от панели « Формула ».

Функция ВПР в Excel – Присвоение имени диапазону

Теперь вы можете написать следующую формулу ВПР, чтобы получить цену Продукта 1:

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем диапазона

Большинство имен диапазонов в Excel применяются ко всей книге, поэтому вам не нужно указывать имя рабочего листа, даже если ваш диапазон поиска находится на другом листе. Такие формулы гораздо более понятны. Кроме того, использование именованных диапазонов может быть хорошей альтернативой абсолютным ссылкам на ячейки. Поскольку именованный диапазон не изменяется, когда формула копируется в другие ячейки, и вы можете быть уверены, что ваш диапазон поиска всегда останется верным.

Если вы преобразовали диапазон ячеек в полнофункциональную таблицу Excel (вкладка «Вставка» —> «Таблица»), вы можете выбрать диапазон поиска с помощью мыши, а Microsoft Excel автоматически добавит имена колонок или имя таблицы в формулу:

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем таблицы

Полная формула может выглядеть примерно так:

или даже =ВПР("Продукт 1";Таблица6;2).

Как и именованные диапазоны, имена столбцов являются постоянными, а ссылки на ячейки не изменятся независимо от того, где копируется формула ВПР.

Когда использовать ВПР?

Выше описаны два варианта применения VLOOKUP.

Первая вариация VLOOKUP подойдет для следующих случаев:

  • Когда необходимо разделить значения объекта табличного процессора по его диапазонам;
  • Для тех таблиц, в которых параметр ГДЕ может содержать несколько идентичных значений. В таком случае, формула вернет только то, которое находится в последней строчке относительно массива;
  • Когда нужно искать значения, которые больше того, которое может содержаться в первом столбике. Так вы найдете последнюю строку таблицы практическим мгновенно.

Первый вариант правописания VLOOKUP не может найти элемент, если не было найдено значения меньше искомого или равное ему. В ячейке для результата вернется только «Н/Д».

Второй вариант для ВПР (с указанием «0» для сортировки) применяется для больших таблиц, в которых встречаются одинаковые названия для нескольких ячеек. VLOOKUP позволит легко оперировать данными, ведь возвращает первую найденную строку.

В реальной жизни опция используется, когда нужно осуществить поиск по заданному диапазону – он не обязательно должен соответствовать всей величине таблицы. В объектах листа, в которых встречаются разные виды значений, ВПР помогает найти текстовые строки.

впр в excel примеры

Рис.6 – пример поиска текстового значения

ВПР бывает полезна, когда нужно удалить много лишних пробелов. Функция быстро находит все наименования с пробелами, и вы сможете быстро удалить их. Пример:

впр в excel примеры

Рис.7 – ВПР при удалении пробелов

Что такое ВПР?

ВПР является функцией Excel, которая осуществляет поиск значений в указанном столбце. В таблице, столбцы по вертикали. Именно поэтому функция поиска столбец называется ВПР или по вертикали Взгляд вверх.

Используя ВПР, вы можете сказать , Microsoft Excel (или другой таблицы , как Google Sheets) , которые вы ищете конкретное значение в данной колонке. Функция будет найти строку, в которой указанное значение присутствует. После того, как строка расположена функция может получить другие значения в этой строке.

ВПР из другой таблицы в Google Таблицах с помощью IMPORTRANGE

ИМПОРТРАНЖ на помощь

Использование IMPORTRANGE с функцией VLOOKUP дает вам безграничные возможности для объединения данных в рабочих книгах Google Sheets. Как вы, надеюсь, заметили, формулы интуитивно понятны, а использование подстановочных знаков лучше, чем в Excel. Единственное, что вы можете пропустить при работе с несколькими книгами, – это параллельное представление, которое есть только в Microsoft Excel.

Часто ли вам нужно получать данные из нескольких книг одновременно? Вы использовали IMPORTRANGE в других таблицах? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Ссылка на основную публикацию