Макрос вставки строки в excel

Иногда необходимо вставлять большое количество пустых строк по различным условиям и в ручную этот процесс занимает много времени. Для упрощения данного процесса в функционал надстройки добавлена функция «Вставить пустые строки».

Чтобы воспользоваться функцией перейдите на вкладку «VBA-Excel» в разделе «Ячейки и диапазоны» откройте меню «Вставить», выберите «Вставить пустые строки».

Появится диалоговое окно с выбором опций для вставки строк. Необходимо выбрать опции в соответствии с тем какая стоит задача.

Вставка произвольного количества строк

Для этого в поле «Условие» необходимо выбрать пункт «Вставить N пустых строк»
Для того что бы указать в какую строку вставлять пустые строки нужно в поле «Начиная со строки» указать номер нужной строки.
Это можно сделать двумя способами:

  • Вручную ввести номер строки.
  • Нажать кнопку «…» расположенную рядом с полем «Начиная со строки», после чего откроется окно выбора строки. Далее нужно выбрать любую ячейку находящуюся в нужной строку и нажать «Ок»

После чего в поле Количество указать сколько пустых строк нужно вставить. И нажать кнопку «Ок»

Например, нужно вставить 5 пустых строк с 7 строки. тогда ввод в диалоговое окно будет выглядеть следующим образом:

Вставка строк через заданное количество строк

Для этого в поле «Условие» должно быть выбрано «Вставлять через каждые N строк».
В данном режиме нужное количество строк вставляется через равные промежутки в пределах, указанных в поле «Диапазон»
В поле «Диапазон» можно указать «Текущий лист» или «Выделение».

  1. В первом случае вставляются пустые строки с первой строки до последней, в которой есть какие-либо значения.
  2. Во втором пустые строки вставляются только в рамках текущего выделения.

Как и в первом режиме нужно указать строку, с которой начнет работать алгоритм и количество пустых строк
А в поле «Вставлять через» указывается сколько строк будет пропускаться при вставке следующих пустых строк.

Например, нужно вставить 2 пустые строки через каждые 2 строки, начиная с 6 строки, тогда диалоговое окно примет следующий вид:

Вставка строк при изменении значения в столбце

Для этого в поле «Условие» должно быть выбрано «Вставлять по изменению значения в столбце»

В этом режиме пустые строки вставляются в том случае если в выбранном столбце меняется значение.

Для указания столбца, по которому просматриваются значения, нужно в поле «Столбец» ввести имя столбца. Это можно сделать двумя способами:

  • Вручную ввести имя столбца
  • Нажать кнопку «…» расположенную рядом с полем «Столбец», после чего откроется окно выбора столбца. Далее нужно выбрать любую ячейку находящуюся в нужном столбце и нажать «Ок»

Например, вам нужно отделить каждый новый артикул в столбце А пустой строкой. Тогда диалоговое окно примет вид:

Вставка строк при определенном значении в столбце

Для этого в поле «Условие» должно быть выбрано «Вставлять по значению в столбце».

В этом случае вставка пустых строк происходит по совпадению значения выбранного столбца со значением указанным в поле «Значение».

Например, нужно вставить пустые строки там, где в столбце «Флаг» находится значение «f». В этом случае выбираем следующие настройки:

Как удалить несколько строк в Excel

Вы можете попробовать следующие методы, чтобы удалить несколько ненужных строк в Microsoft Excel:

  1. Удаление нескольких строк в Microsoft Excel через контекстное меню
  2. Удаление нескольких строк в Microsoft Excel с помощью ярлыка
  3. Удаление нескольких строк в Excel по цвету ячейки
  4. Удалить несколько строк, запустив макрос

Читайте дальше, чтобы узнать, как работают эти уловки.

1. Удалите несколько строк в Microsoft Excel через контекстное меню.

Этот трюк хорошо работает, когда вы собираетесь удалить несколько последовательных строк, выполните следующие действия:

1]Откройте лист Microsoft Excel, содержащий данные, которыми вы хотите манипулировать.

2]Из данных выберите все строки, которые вы хотите удалить за один раз.

3]Теперь щелкните выбор правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню.

Удалить несколько строк в Microsoft Excel

5]Затем выберите «Вся строка» из списка параметров удаления и нажмите «ОК».

Удалить несколько строк в Microsoft Excel

Кроме того, вы также можете перейти на вкладку «Главная» на листе MS Excel и перейти к группе «Ячейки». Разверните параметры, нажав кнопку со стрелкой рядом с параметром «Удалить». Теперь в раскрывающемся меню выберите «Удалить строки листа», чтобы удалить ненужные строки.

Удалить несколько строк в Microsoft Excel

2. Удалите несколько строк в Excel с помощью ярлыка.

Здесь мы собираемся использовать одну из наиболее часто используемых комбинаций клавиш, то есть «CTRL + минус (-)». Давайте разберемся, как его использовать:

  • Выберите несколько строк за одну попытку

1]Выберите ненужные строки за одну попытку на листе, чтобы удалить несколько строк в Microsoft Excel.

Удалить несколько строк в Microsoft Excel

2]Теперь нажмите Ctrl + -, чтобы удалить сделанный выбор.

Обратите внимание: теперь, если столбцы или строки не идут подряд, вам придется выбирать отдельные строки, нажимая и удерживая кнопку CTRL на клавиатуре и щелкая по отдельности на ненужных строках.

Удалить несколько строк в Microsoft Excel

Как только выбор будет завершен, нажмите ярлык, как указано.

  • Массовое удаление данных после строки

Если у вас есть набор данных, в котором вам нужно удалить все данные, например, за строкой 30. Это легко сделать с помощью сочетания клавиш CTRL + Shift +? чтобы выбрать все строки от начальной до последней. После того, как строки выбраны, нажмите удалить либо из контекстного меню, либо из группы ячеек на вкладке «Главная», либо просто нажмите «CTRL + -». ‘

3. Удалите несколько строк в Excel по цвету ячейки.

Excel предлагает этот удивительный вариант фильтра, который позволяет пользователям сортировать данные по-разному, и сортировка по цвету ячеек является одним из них. Это позволяет удалить все столбцы, содержащие определенный цвет фона.

1]Откройте лист Microsoft Excel, содержащий данные, которыми вы хотите манипулировать.

2]Чтобы применить файловые системы к вашей таблице, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите значок «Фильтр».

3]Теперь щелкните маленькую стрелку, появляющуюся справа от имени целевого столбца.

4]Перейдите в «Фильтр по цвету» и выберите правильный цвет ячейки, которую вы хотите удалить.

5]Нажмите ОК, и вы увидите все выбранные ячейки вверху.

6]Теперь выберите отфильтрованные цветные ячейки, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите «Удалить строку» из списка параметров.

Линии одного цвета будут удалены в кратчайшие сроки.

4. Удалите несколько строк, запустив макрос.

Для тех, у кого есть задачи в Microsoft Excel, которые им нужно выполнять многократно, их можно легко автоматизировать, записав макрос. Макрос – это действие или набор действий, которые пользователь может запускать столько раз, сколько пожелает. Следовательно, вы также можете создать макрос для удаления нескольких строк в Microsoft Excel; вот шаги:

1]Выберите целевые строки, которые вы хотите удалить.

2]Нажмите клавиши «ALT + F11» на клавиатуре, чтобы открыть редактор VBA.

3]Щелкните первый проект на левой панели.

4]]Перейдите к строке меню и выберите «Вставить> Модуль».

5]Вставьте следующий код в новое окно, чтобы выбрать несколько ячеек для удаления:

Sub Delete_Rows () ‘удаляет несколько строк (строки 4, 5 и 6) рабочих листов («Sheet1»). Диапазон («C4: C6»). CompleteRow.Delete End Sub

Измените ссылки на номера строк («C4: C6»), чтобы выбрать конкретные строки, которые являются нежелательными.

6]Наконец, запустите макрос-скрипт. Вы можете нажать кнопку «Выполнить» или нажать клавишу F5, чтобы удалить несколько строк в Excel.

Как удалить несколько строк в Microsoft Excel

Готово! Теперь выполняйте один и тот же макрос всякий раз, когда необходимо манипулировать похожими данными.

Microsoft Excel – это универсальное место для хранения и хранения данных, которые время от времени меняются. Но обновление данных может быть утомительной задачей; даже мелкие вещи, такие как удаление строк, могут занять много времени и могут потребовать больших усилий. Мы надеемся, что это руководство действительно поможет вам и упростит задачу.

  1. 10 самых полезных советов и рекомендаций по Excel для начинающих
  2. Дополнительные советы и рекомендации по работе с Microsoft Excel.
Читайте также:  Сохранение книги Excel с эскизом в файл

Удалить несколько строк в Microsoft Excel.

Назначение макроса кнопке управления формой

Если вас не слишком интересует форматирование кнопки и вас устраивает обычная серая кнопка, вы можете быстро вставить ее из элемента управления формы (или элемента управления ActiveX, как показано ниже), а затем назначить ему макрос.

Чтобы это работало, вам понадобится вкладка Разработчик на ленте. Если у вас его нет, вот подробное пошаговое руководство по размещению вкладки разработчика на ленте Excel.

Когда у вас появится вкладка разработчика, вы можете использовать следующие шаги, чтобы быстро вставить кнопку и назначить ей макрос:

  • Перейдите на вкладку «Разработчик».
  • В группе Control нажмите Insert.
  • В появившихся параметрах в параметрах элементов управления формы нажмите кнопку (элемент управления формой).
  • Щелкните в любом месте листа. Это вставит кнопку в любое место, где вы щелкнете, и автоматически откроет диалоговое окно «Назначить макрос».
  • В диалоговом окне «Назначить макрос» вы увидите список всех макросов, имеющихся в книге.
  • Щелкните имя макроса, который вы хотите назначить этой кнопке. В этом примере я нажимаю на макрос под названием GoodMorning.
  • Нажмите на ОК

Приведенные выше шаги позволят вставить кнопку, которой назначен указанный макрос.

По умолчанию это будет небольшая кнопка с написанным на ней текстом, например «Кнопка». Вы можете изменить текст на все, что захотите, а также можете изменить форму кнопки (перетаскивая края).

Поскольку это объект, который помещается на лист (как фигуры / диаграммы EXCEL), вы можете перетащить его в любое место на листе.

Одним из недостатков использования кнопки управления формой является то, что вы не можете полностью контролировать форматирование. Например, нельзя изменить цвет с серого на другой.

Хотя есть немного форматирования, которое вы можете сделать с помощью кнопки управления формой, это далеко не то, что вы можете делать с фигурами.

Вы получаете эти параметры форматирования кнопки, когда вы щелкаете правой кнопкой мыши по кнопке, а затем нажимаете «Управление форматом».

Откроется диалоговое окно «Управление форматом», в котором вы можете изменить тип / цвет шрифта, размер, выравнивание и т. Д.

Эта кнопка хороша тем, что она не скрывает и не изменяет размер, когда вы скрываете строки / столбцы или изменяете их размер. Однако он будет перемещаться, если вы измените высоту или ширину или строку / столбец, над которыми расположена кнопка.

Если вы не хотите, чтобы кнопка оставалась на своем месте, вы можете изменить настройку, выполнив следующие шаги:

  • Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке
  • Нажмите на Управление форматом
  • Перейдите на вкладку «Свойства».
  • Выберите вариант — «Не перемещать и не изменять размер вместе с ячейками».
  • Нажмите ОК

2 место. Курс «Стань мастером PowerPoint 2.0» — Сергей Жестерев

Чему научит курс


Структурировать
мысли

Полезное действие презентации — донести мысль. Мы расскажем, как этого достигают через логику и структуру повествования.

Визуализировать
информацию

Возможность донести идею в презентации ограничена площадью слайда. Из курса вы узнаете, как не перегружать слайды лишним «шумом» без потери информативности.

Работать с цветами
и графикой

Эстетика слайдов влияет на само желание читать презентацию и настраивает читателя с ней на одну волну. После курса студенты понимают и умеют применять принципы привлекательности.

Продавать свои
услуги дорого

Автор курса поделится своим опытом работы в студиях известных брендов, поиска заказов на фрилансе, а также расскажет о том, как любимое дело сделать основным источником дохода.

Подробности курса

Модуль 1: Как правильно определить цель презентации и обезопасить себя от последующих правок?

  • Ответим на 5 вопросов, без которых не начинают презентацию
  • Сделаем декомпозицию

Результат:

  • Начнете задавать правильные вопросы заказчику
  • Научитесь определять цель презентации
  • Узнаете о принципе пирамиды MECE
  • Нарисуете Mind map

Подарок: Чек-лист по разработке презентации.

Модуль 2: Как сделать презентацию четкой, понятной и структурированной?

  • Определим целевую аудиторию презентации
  • Адаптируем вводный контент
  • Сделаем раскадровку и наполним смыслом презентацию
  • Напишем эффектный текст

Результат:

  • Научитесь создавать презентации для разной целевой аудитории
  • Узнаете, как сэкономить время на разработку презентации
  • Изучите принципы четкой структуры презентации

Модуль 3: Какой дизайн презентаций в тренде в 2021 году?

  • Сформируем трендовые шрифтовые пары
  • Определим роль цвета в презентации

Результат:

  • Научитесь подбирать шрифты в зависимости от задачи
  • Узнаете, что такое контраст и визуальная иерархия
  • Самостоятельно сможете подобрать трендовую цветовую палитру

Подарок: 5 шаблонов презентаций, которые упростят вам работу.

Модуль 4: Где искать и как подбирать визуальный контент?

  • Разберём правильное использование буллетов и номерных списков
  • Сформируем пакет фотографий, которые сделают презентацию дороже
  • Создадим индивидуальный шаблон

Результат:

  • Узнаете, почему иконки побеждают буллеты и нумерованные списки
  • Научитесь удивлять фотографиями и искать оригинальные фото
  • Поймете, как создавать презентацию еще быстрее с помощью шаблонов

Подарок: 3000+ иконок, чтобы заменить скучные буллет-пойнты.

Модуль 5: Как работать с объектами в Power Point?

  • На курсе будем пользоваться горячими клавишами
  • Использовать нестандартные фигуры
  • Автоматически выравнивать объекты

Результат:

  • Научитесь работать с объектами с помощью горячих клавиш
  • Сможете создавать нестандартные фигуры в Power Point
  • Узнаете, как выравнивать разбросанные объекты на слайде

Модуль 6: Как подобрать лаконичную цветовую палитру и не переборщить с градиентом?

  • Составим трендовую цветовую палитру
  • Будем учиться уместно использовать градиенты

Результат:

  • Узнаете, какие цвета дополняют друг друга
  • Научитесь правильно применять градиенты и не переусердствовать с ними

Подарок: 20 фонов, чтобы улучшить дизайн.

Модуль 7: Какой стиль фотографий и иллюстраций выбрать для лучшего эффекта?

  • Создадим иллюстрации без лишних затрат
  • Вырежем фотографии быстро, не используя Photoshop

Результат:

  • Узнаете, как вставлять иллюстрации в любые фигуры
  • Научитесь наводить порядок на слайде
  • Научитесь без Photoshop вырезать картинки

Модуль 8: Как удержать внимание аудитории с помощью презентации?

  • Продумаем логическую навигацию по презентации
  • Составим визуально красивые и понятные графики и диаграммы

Результат:

  • Научитесь удерживать внимание аудитории
  • Узнаете, как представлять информацию в графиках
  • Создадите шаблон и построите диаграмму из excel

Модуль 9: Подготовка и сдача экзамена

Ученики, которые сдадут экзамен на высший балл, смогут представить свои работы на аттестации при созвоне в zoom.

Подарок: 4 принципа дизайна

Модуль 10: Как продвигать свои услуги дорого?

  • Оформим портфолио дизайнера презентаций
  • Определим перспективу развития на фрилансе или в студии
  • Научимся общаться с заказчиком на одном языке

Результат:

  • Оформите слайды в портфолио
  • Узнаете, как устроиться в студию
  • Научитесь искать заказы
  • Получите шаблон брифа
  • Узнаете, как оформить самозанятость и платить налоги

Аттестация – общий созвон в zoom

На аттестации ученики, сдавшие экзамен на высший балл, смогут защитить свое портфолио и получить сертификаты.

При запуске операционной системы программа укажет, нужно ли выполнять активацию.

Запуск программы

Большинство пользователей имеют нелицензионные копии ПО. В этом случае сообщение будет следующим.

В случае нелицензионного ПО всплывает окно

Это значит, что копия требует введения ключа. Жмем на кнопку «Активировать Windows» и ждем.

на кнопку «Активировать Windows»

Параллельно наблюдаем за выполнением в синем окне.

наблюдаем за выполнением

Через 5-10 секунд процесс завершается, и копия Windows получает свой ключ.

копия Windows получает свой ключ

Обратите внимание, что в автоматическом режиме в планировщике создается задача на переактивацию. Это позволяет программе самостоятельно ввести новый ключ, когда срок старого подойдет к концу. Таким образом, KMS Auto, не тревожа пользователя, постоянно сможет активировать Windows, не затрагивая системные файлы. Это не повлияет на правильность работы системы. Этим утилита отличается от остальных, которые просто «вырезают» или блокируют функцию проверки лицензии.

Заключение

Для полноценной возможности экспорта и импорта на сайте под управлением 1С Битрикс лучшего решения ещё не придумали. Данный модуль — это мощный инструмент выгрузки и загрузки данных, которым можно без особых усилий и навыков можно работать с Excel файлами. Умеет работать не только с информационными блоками, но и highload-блок тоже обработать может. Экспортом вы обрабатываете то что уже есть на вашем сайте и выгружаете данные, а импортом получаете данные и наполняете ими свой сайт.

Работает по расписанию. К примеру, в моём случае для экспорта в Cron я записал примерно следующее задание:

Немного пояснения по коду: «29 4 * * *» это время, когда нам нужно запускать, далее «/usr/bin/php» это путь до интерпретатора PHP, далее «-d memory_limit=512M» укажем сколько выделять памяти для процесса (Если у вас большой объём данных которые нужно выгрузить и происходит зависание экспорта тогда увеличьте это значение), далее «/. /. /. /. /bitrix/php_interface/include/catalog_export/cron_frame.php 1» это полный путь к файлу настроек модуля запуска по cron и «1» это номер ID вашего профиля экспорта, далее «>/dev/null 2>&1» этим мы запретим уведомление о выполнении команды. В зависимости от того где у вас работает сайт команда для запуска может отличаться.

Более полный список возможностей описан на странице модуля в маркетплейсе битрикса все ссылки вы найдёте ниже.

Выпадающий список из Form Controls (вариант 2):

Больше возможностей можно получить создав список из элементов Form Controls, для этого нужна вкладка "Developer" ("Разработчик"). Этот вариант отличается от предыдущего результатом работы.

Шаги для создания выпадающего списка:

  1. На вкладке "Developer" ("Разработчик") в блоке инструментов "Controls" нажимаем кнопку "Insert".
  2. В появившемся окне из верхней части с шапкой "Form Controls" выбираем элемент "Combo Box (Form Control)".
  3. Теперь на листе левой кнопкой мыши рисуем прямоугольник такого размера, как должен быть наш выпадающий список. Сам графический элемент после этого будет готов. Теперь укажем набор возможных значений для него.
  4. На только что созданном элементе нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем последний пункт меню "Format Control" и переходим на последнюю вкладку "Control", если она не открылась по-умолчанию.
  5. В поле "Input range" нужно указать диапазон смежных ячеек с вариантами выбора для списка, в поле "Cell link" указываем одну связную ячейку (зачем это написано ниже) и "Drop down lines" это количество видимых элементов при нажатии на выпадающий список.
  6. Когда все поля указаны нажимаем "OK" и размещаем наш элемент в нужное место на листе с правильными размерами.

Как это выглядит:

Поскольку такого вида элемент графического интерфейса уже не интегрирован в ячейку листа как вариант 1, каким-то образом необходимо хранить активное значение выпадающего списка, чтобы взаимодействовать с другими элементами или ячейками листа. Существует связная ячейка, мы указывали её в шаге 5 при создании выше, куда записывается текущий номер значения из списка (в примере выше: январь — 1, февраль — 2. ). Теперь когда мы выбираем другое значение из списка в связной ячейке меняется активный номер, и мы можем реагировать на эти изменения формулами. Заметим, обратная манипуляция допустима — если поменять вручную число в ячейке то поменяется и активное значение в выпадающем списке.

Обычно связная ячейка служит только для анализа других данных и не нужна в видимом поле работы, поэтому устанавливают её далеко за пределами видимости листа.

Особенности этого варианта:

  • Выпадающий список отображается на отдельном слое поверх листа и закрывает видимость ячеек.
  • Внешний вид элемента нельзя изменить, меняются только размеры.
  • Не поддерживается ручной ввод значений, выбрать можно только значения из списка либо сбросить полностью активное значение.
  • Используется связная ячейка для вывода результата. Выводится порядковый номер элемента в списке (последовательность начинается с 1) а не выбранное строковое значение.
  • Элементу можно назначить 1 обработчик в виде макроса. Он сработает при выборе другого значения из списка.
  • Если используется макрос для элемента, то файл должен сохраняться с расширением .xlsm.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

  • Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
  • Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“;
  • Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“;
  • В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;”<>”))
  • Нажать “ОК

В этой формуле, в аргументе “[высота]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Правила отбора первых и последних значений

Разберём следующий способ условного форматирования — Правила отбора первых и последних значений.
И далее Первые 10 элементов… .

Во всплывающем окне уменьшим количество выделяемых ячеек до 5.
Так же выберем Жёлтая заливка и тёмно-желтый текст.

После применения настроек, мы получим условное форматирование такого вида.

Установка стиля для целой строки

Чтобы оформление было применено ко всей таблице, выберите ее в качестве диапазона. Например, для наших автомобилей мы установим такое правило:

Условное форматирование в Excel

И применим его ко всему диапазону.

Условное форматирование в Excel

Это позволит раскрасить всю таблицу.

Условное форматирование в Excel

Обратите внимание на первый доллар в формуле. Он означает, что столбец зафиксирован, а менять будет только номер строки. Его устанавливать надо обязательно, иначе стиль применяться ко всей строке не будет.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

как сделать ячейку с выпадающим списком в excel 2013

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

как сделать ячейку с выпадающим списком в excel 2013

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

как сделать ячейку с выпадающим списком в excel 2013

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Как в Excel сделать выпадающий список

Одна из самых нужных функций в Excel при работе с информацией – создание выпадающего перечня. С его помощью быстро и верно заполняются ячейки, значения не вписываются вручную, а просто выбираются из предварительно указанного списка. Также есть возможность настроить контроль, чтоб остальные юзеры не могли вносить конфигурации и добавлять новейшие значения, не предусмотренные вначале. Умение категоризировать данные будет полезно во почти всех случаях: от мониторинга расходов и до управления проектами.

Простой выпадающий список

Первый шаг очевидный – открыть эксель и вписать нужные данные в виде таблицы, которые в предстоящем будут включены в список. Она может быть хоть какой длины и содержать всякую информацию.

Несколькими щелчками мышки может быть быстро сделать перечень в Excel. Для этого:

    Выделить столбец с определенными наименованиями, кликнуть по нему правой клавишей мышки. Из выпадающего меню выбрать вариант «Присвоить имя».


Важно! Ежели требуется добавить на лист еще один раскрывающийся перечень с теми же данными, нет необходимости его повторно создавать, довольно скопировать его и вставить в другое комфортное место.

Также можно сходу добавлять особые сообщения для удобства работы с информацией:

    Повторить деяния из п.3. В открывшемся окне перейти на вкладку «Сообщение для ввода».

Связанный выпадающий список

Выпадающие элементы возникают, исходя от уже заполненных данных. К примеру, необходимо сделать в Excel таблицу, где можно выбрать из меню категорию и соответственное ей блюдо. При этом принципиально ограничить доступные юзерам варианты категорий и блюд, из которых они могут выбирать. Процесс сотворения происходит в несколько этапов:

    Подготовить таблицу. В первой строке каждого столбца обязана быть категория меню (для удобства).

При выборе другого элемента в H2 автоматом меняется и ссылка-источник для H3. То есть источник для связанного выпадающего списка в H3 изменяется с учетом данных, которые были выбраны в H2.

Пробелы в заглавии при разработке связанного выпадающего списка

В случае ежели заголовок категории либо группы содержит в собственном заглавии больше 1-го слова, нужно решить делему с пробелами. Дело в том, что именованные спектры не разрешают применять пробелы в заглавиях. И для этого существует лайфхак.

Именуя спектр значений, принципиально применять заместо пробела нижнее подчеркивание «_». К примеру, «Мясные_блюда». Но есть возможность упустить данное правило в одном из заглавий, и в итоге будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих заглавиях применять обыденный пробел, а в момент подстановки в перечень, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:

Итоговая формула смотрится так:

Стоит направить внимание на отсутствие пробелов в заглавии в начале и в конце, чтоб избежать неправильного вывода заголовков. Заавтоматизировать данный процесс при построении имени также можно средством функции:

=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.

Список с автозаполнением

Позволяет автоматом добавлять элементы из указанного спектра. Ежели будут вноситься конфигурации, то сходу поменяется и предлагаемый выбор из перечня в Excel. Плюс еще в том, что не придется ничего корректировать в настройках.

Способ 1

Кликнуть по посторонней ячейке. Перейти во вкладку «Данные» – «Проверка данных». В «Типе данных» выбрать пункт «Список». В поле «Источник» выделить нужное количество ячеек, но с запасом (можно и весь столбец, формула при этом будет =$A:$A).

Теперь при добавлении новейших частей они также покажутся в готовом выпадающем перечне.

Способ 2

В этом случае не необходимо резервировать весь столбец, но любая запись все равно будет включена в раскрывающийся список.

    Выделить имеющийся список наименований и присвоить ему имя в левой строке формул.

Способ 3

В современных версиях экселя функции для работы с информацией наиболее расширенные и достойные внимания. Благодаря специальному форматированию спектр ведет себя как единое целое – автоматом выслеживает собственный размер и трансформируется при корректировке изначальных данных.

    Выделить содержание, во вкладке «Главная» выбрать «Форматировать как таблицу». В появившемся окне непременно поставить галочку рядом с пт «Таблица с заголовками».

Если в нижние строчки вписать новейшие значения, они здесь же отобразятся в готовом перечне.

Как в Excel сделать выпадающий перечень в ячейке с выбором пары значений?

При раскрывающемся списке с множественным выбором юзер выбирает содержимое по очереди, которое в свою очередь возникает справа либо снизу от изменяемой строки и составляется горизонтально, вертикально либо остается в том же месте.

Прежде всего, необходимо заполнить таблицу. Выделить ее содержимое, и с помощью «Проверки данных» выполнить вышеописанные действия.

Чтобы добавить макрос, кликнуть правой клавишей мыши по ярлычку листа с выпадающим списком и выбрать вариант «Исходный текст». Раскроется Visual Basic, в окне редактора следует применять код для горизонтального отображения:

В итоге обязано получиться следующее:

Для вертикального отображения можно пользоваться кодом:

В итоге получится так:

Для того чтоб элементы скапливались в той же самой ячейке, подойдет код:

Результат будет таким:

Важно! Заместо C2:C5 и C2:F2 можно подставить свои значения.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

  1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
  2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
  3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Решение:

Видеоверсия

Текстовая версия

Принцип работы данной формулы становится понятен, если взглянуть на следующий рисунок:

Поиск номера строки

Поиск номера строки

В заголовках записываем значений, которые соответствуют маркерам в первом столбце неупорядоченного списка, в нашем случае это: список1, список2, список3, затем сравниваем значение из заголовка с текущим маркером (в сравнении используются смешанные ссылки, чтобы не записывать одну и туже формулу для трех столбцов, а просто автозаполнением растянуть ее для 2-го и третьего списка), если условие выполняется, тогда возвращаем номер строки из первоначального неупорядоченного списка, если условие ложно, формула вернет ошибку.

Таким образом данную формулу нужно растянуть на столько столбцов, сколько должно быть маркеров (три, в нашем случае) и на не меньшее количество строк чем значений в неупорядоченном диапазоне. Если планируется дополнять диапазон, то данную формулу можно просто протянуть вниз с запасом там просто будут сообщения об ошибках, они никакого негативного влияния не сделают. Более того, это промежуточные вычисления, которые можно будет просто скрыть, при необходимости или вынести на отдельный лист.

Видеоверсия

Текстовая версия

Функция НАИМЕНЬШИЙ похожа на вычисление минимального, т.е. функцию МИН, за тем исключением, что позволяет найти не только минимальное, но и 2-е, 3-е и т.д. наименьше значение после минимального.

Как можно догадаться, вспомогательный числовой ряд будет использоваться для указания того, какое наименышее значение по порядку следует вернуть. Таким образом, конечная формула, сортирующая найденные номера строк будет выглядеть вот так:

Первым аргументом функции указана ссылка полностью на строку, если будете указывать на диапазон, не забудьте позаботиться о том, чтобы его зафиксировать (сделав абсолютную или смешанную ссылку). Второй аргумент – это смешанная ссылка на вспомогательный ряд, т.е., в первом случае, когда ссылка идет на цифру «1», формула вернет минимальное значение, потом — 2-е после минимального и т.д.

Общая картина вычислений выглядит так:

Упорядочивание чисел с помощью функции НАИМЕНЬШИЙ

Упорядочивание чисел с помощью функции НАИМЕНЬШИЙ

Как и предполагалось, мы просто записали ранее разбросанные значения с вычислением номера строки.

Видеоверсия

Текстовая версия

Таким образом, пишем:

Здесь мы, как и с упорядочиванием, используем ссылку на столбец, однако, делаем его абсолютной ссылкой, поскольку формулу будем растягивать вправо и нужно чтобы столбец не менялся (в случае поиска наименьшего нам нужно было, чтобы столбец менялся).

В конечном итоге получаем вот такой результат:

Результат применения функции ИНДЕКС

Результат применения функции ИНДЕКС

Все хорошо, за исключением ошибки, которая находится в не заполненных ячейках. Ошибку легко скрыть, если «обернуть» конечную формулу в функцию ЕСЛИОШИБКА, указав, в качестве второго аргумента, пустую ячейку (просто двойные кавычки).

И вот такой результат:

Результат использования функции ЕСЛИОШИБКА для перехвата ошибок

Результат использования функции ЕСЛИОШИБКА для перехвата ошибок

Видеоверсия

Текстовая версия

Вообще будет хорошей идеей в одном месте записать допустимые значения (например, пускай это будут заголовки упорядоченных списков), а в остальных местах, где они должны использоваться просто ссылаться на них.

Процесс создания выпадающего списка в Excel детально рассмотрен в этой статье, здесь мы заострять внимание на этом не будем.

Ссылка на основную публикацию