Инструменты прогнозирования в Microsoft Excel

Прогнозирование – это очень важный элемент практически любой сферы деятельности, начиная от экономики и заканчивая инженерией. Существует большое количество программного обеспечения, специализирующегося именно на этом направлении. К сожалению, далеко не все пользователи знают, что обычный табличный процессор Excel имеет в своем арсенале инструменты для выполнения прогнозирования, которые по своей эффективности мало чем уступают профессиональным программам. Давайте выясним, что это за инструменты, и как сделать прогноз на практике.

Представим, что у нас есть таблица с ежемесячными данными среднего курса Доллара в течении года:

Как нарисовать график в Excel

На основе этих данных нам нужно нарисовать график. Для этого нам потребуется:

  • Выделить данные таблицы, включая даты и курсы валют левой клавишей мыши:
  • На панели инструментов перейти во вкладку “Вставка” и в разделе “Диаграммы” выбрать “График”:
  • Во всплывающем окне выбрать подходящий стиль графика. В нашем случае, мы выбираем график с маркерами:
  • Система построила нам график:

Загрузка документа
«План продаж»

У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите “Спасибо”, это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

Плюсы создания четкого плана продаж

План продаж охватывает множество важных аспектов роста бизнеса: цели по доходам, методы и показатели продаж, целевых клиентов, текущие возможности отдела продаж и многое другое.

Преимущество плана продаж заключается в том, что он помогает осуществить задуманные цели, а также:

  • Сфокусироваться на приоритетах.
  • Уточнить задачи на текущий период.
  • Дать команде направление, фокус и цель.
  • Принять единый набор стратегий для достижения целей.
  • Узнать свои командные возможности.
  • Вдохновлять и мотивировать коллег и клиентов.
  • Отслеживать прогресс и оптимизировать производительность с течением времени.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9% меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Метод 5. Анализ по матрице BCG

Цель – определение приоритетных товарных групп, которые в последствие принесут наибольший доход.

Шаблон для расчетов (скачать по ссылке): Анализ BCG

Данный метод основан на расчете следующих показателей: доля рынка товара, темпы роста рынка для этого товара и объем продаж.

После расчетов товары в зависимости от доли рынка и темпов роста рынка распределяются в матрице. Объем продаж отображается с помощью кружков. Результаты анализа оформляются в матрицу BCG, образец ниже.

анализ продаж матрица БКГ

Матрица BCG

Далее для каждого товара принимаем соответствующую стратегию развития. Её определить легко помогает расположение товаров внутри матрицы:

  1. Звезда. Наиболее продаваемые товары, приносящие наибольший доход. Это тренд, как, например, любая суперзвезда, только на полке в магазине. Стратегия: сохраняем лидерство;
  2. Дойная корова. Товары, которые без инвестирования могут приносить неплохой доход. У этих товаров более стабильный жизненный цикл, чем у звезд. Стратегия: получаем прибыль и сохраняем позиции;
  3. Вопрос. Товары, с которыми непонятно что делать: инвестировать в них и доводить до ума, либо же навсегда избавляться. Стратегия: инвестируем дополнительные средства;
  4. Собака. Категория товаров, которые требуют постоянных вложений, но при этом их рентабельность очень низкая. Затраченные на них силы не окупаются. Стратегия: снижаем активность или выводим товар с рынка.

Пример

Делать анализ будем на примере ООО “Тортик”. Компания специализируется на торговле шоколадными конфетами ручной работы, пирожными, мороженным и дизайнерскими тортами.

Представим, что мы уже провели расчеты и по оси координат определили какой товар куда попадает и получили следующие результаты:

  1. Шоколадные конфеты – это “собаки”. Они дорого обходятся клиентам, однако и себестоимость у них высокая. Такой товар не выгоден для компании;
  2. Пирожные – это “дойные коровы”. Они стабильно приносят высокий доход. Позиции стоит укрепить;
  3. Торты – это “звезды”. Сейчас это модное кондитерское направление, ООО “Тортик” получает высокие доходы от их продажи;
  4. Мороженное – это “вопрос”. Это сезонный товар, объем продаж не стабилен. Можно вложить деньги в расширение ассортимента или сделать акцент на другие группы товаров.

Пример составления плана продаж

Данная книга в первую очередь будет полезна специалистам, которые внедряют планирование продаж. Книга описывает наиболее распространённую модель прогнозирования продаж, которая применяется при построении планов в торговых компаниях.

Процесс бюджетирования любой торговой компании начинается с составления бюджета продаж. Данный бюджет должен быть максимально правильно и точно рассчитан. Основным методом создания плановых показателей бюджета по продажам есть метод коэффициентов сезонности.

Важно! Расчёт плановых показателей бюджета по продажам должен рассчитываться по каждому направлению (бренду). Если у компании существуют дополнительные структурные единицы — филиалы или магазины, по ним также следует рассчитывать планируемые продажи по каждому направлению.

Первый шаг в разработке бюджета продаж – расчет коэффициентов сезонности для каждого направления. Рассмотрим пример.

Мы имеем по определённому направлению ежемесячные суммы (в у.е.) фактических продаж за 2008 год (в таблице 1 – вторая строка ”2008”).

пример расчёта коэффициента сезонности

В столбце «Ср.знач» (Таблица 1) высчитываем среднемесячное значение продаж за 2008 год (сумма продаж за весь год делённая на общее количество месяцев, т.е. 94000 у.е. / 12 месяцев = 7836,6 у.е.).

По формуле (1) рассчитываем коэффициенты сезонности по каждому месяцу (в таблице 1 – третья строка ”k сезон.”).

k сезон. = Ni / s.z.,

где Ni – фактическая сумма продаж определённого месяца;

s.z. – среднемесячное значение сумы продаж за 2008 год (таблица 1, столбец «Ср.знач»).

То есть расчёт k сезонности для первого месяца будет такой: k сезон. = 5500 у.е. / 7836,6 у.е. = 0,702. Коэффициенты сезонности для остальных месяцев рассчитываются аналогичным способом.

Если у вас есть история продаж ещё за несколько лет, стоит таким же способом рассчитать коэффициенты сезонности и по ним. После усреднения коэффициентов сезонности по аналогичным месяцам вам удастся сгладить колебания, которые могли быть вызваны в тот или иной год несезонными факторами (сбой поставок, например). Однако вы обязательно должны помнить, что после суммирования всех усреднённых коэффициентов сезонности за 12 месяцев у вас должна получиться сумма равная «12». Если у вас нарушилась данная сумма при усреднении коэффициентов, тогда вам стоит в ручном режиме подкорректировать некоторые значения коэффициентов.

Читайте также:  Функция СРЗНАЧЕСЛИМН среднее значение в Excel по условию

Также важно понимать, если у вас один из годов имеющейся истории фактических продаж являлся форс-мажорным (т.е. непредвиденные показатели продаж в том или ином месяце вызванные изменение законодательства либо, например, влиянием кризисных моментов экономики), тогда лучше расчёт коэффициентом по такому году не проводить, так как он может существенно исказить сезонные характеристики продаж вашего направления.

Второй шаг в разработке бюджета продаж – это определение общего планируемого уровня продаж на следующий год, который определяется отделом маркетинга (при его отсутствии – компетентным подразделением) в зависимости от таких факторов:

  • объём рынка,
  • доля компании в рынке,
  • планируемая степень усовершенствование внутренних и внешних процессов компании,
  • планируемое расширение ассортимента

Итак, результатом второго шага являются принятые показатели плановых продаж на следующий год по каждому направлению.

Для нашего примера допустим, что мы определили планируемый уровень продаж на следующий год — на 15% больше, чем фактическая сумма продаж за 2008 год. То есть при обороте 94040 у.е. в 2008 году планируемый оборот на 2009 год составит: 94040 у.е. + 15% = 108145 у.е.

Третий шаг – помесячная разбивка суммы плановых продаж на следующий год с учётом коэффициентов сезонности. В таблице 2 приведены расчёты:

пример составления плана продаж на год

Итак, вам необходимо вывести среднемесячное значение плановой суммы продаж по направлению на 2009 год (таблица 2, столбец ”Ср.знач”, строка ”2009”): 108415 у.е. / 12 месяцев = 9034,6 у.е.

Затем необходимо перемножить каждый коэффициент сезонности на полученное среднемесячное значение плановой суммы продаж. Для января 2009 года расчёт такой: 0,702 * 9034,6 у.е. = 6342 у.е. Аналогично для остальных месяцев.

Необходимо уточнить, что данный вариант расчётов представлен для бюджетов, основанных на базовой валюте учётной программы – у.е., евро. Если базовой валютой учётной программы есть национальная валюта, необходимо учитывать при расчётах планируемый показатель инфляции на следующий год.

Так же если у вас имеется прогноз тенденции роста (падения) рынка на плановый год, вам необходимо это учесть с помощью коэффициентов тенденции. Ведь рынок может себя по разному вести на протяжении всего года – где-то ускоряться в росте, где-то приостанавливаться, а где-то и падать. В приведённом выше примере вам необходимо перемножить каждый месячный прогноз продаж на данный коэффициент – и получите план продаж.

Анализ выполнения плана продаж в Excel

По каждой товарной позиции собираются данные о фактических продажах за период (за месяц, как правило).

Наша примерная таблица элементарна. Но на предприятии имеет смысл продукты распределить по товарным позициям, привести артикулы, продажи в штуках. Для более детального анализа – указать себестоимость, рассчитать рентабельность и прибыль.

Анализ выполнения плана по позициям позволяет сравнить текущие показатели с предшествующими и с запланированными. Если на каком-то участке произошло резкое изменение, требуется более детальное изучение направления.

Когда статистические данные введены и оформлены, необходимо оценить выполнение плана по товарным позициям. Таблица для сравнения может выглядеть так:

Для расчета процента выполнения плана нужно фактические показатели разделить на плановые, установить для ячеек в Excel процентный формат.

График выполнения плана

Эта статья — продолжение серии статей о способах построения в Excel и Power BI диаграмм для сравнения плановых и фактических показателей. Сегодня рассмотрим самый контрастный вариант. Контрастный — потому что он четче других вариантов показывает отклонения. Как такое достигается? Очень просто: план = 100%, факт = % выполнения. Линия плана – прямая, а линия факта «извивается» относительно нее.

Чтобы лучше разобраться в теме, перед тем как начнете читать скачайте файлы с примерами.

График выполнения плана

Инструкция для Excel

  1. Для начала подготовим данные: рассчитаем % выполнения плана. И добавим еще одну строку или столбец — план = 100%, который будет аналогом оси Х.

Если для построения графика вы используете сводную таблицу вместо обычной, то расчеты можно сделать с помощью вычисляемых полей: выделите сводную таблицу мышкой, перейдите в меню Анализ → Поля, элементы и наборы → Вычисляемое поле.

Вычисляемое поле в Excel

  1. Рисуем график: меню Вставка → График.
  2. Настраиваем цвета и шрифты. Готово!

График выполнения плана в Excel

Инструкция для Power BI

В Power BI построить этот график так же просто, как в Excel. Воспользуемся DAX-формулами и линией константы.

    Рассчитаем % выполнения плана. Для этого создадим меру, в которой разделим факт на план: вкладка Моделирование → Новая мера.

Выполнение % = DIVIDE ( SUM ( ‘Данные'[факт] ) ; SUM ( ‘Данные'[план] ) )

Процедура построения сетевого графика

Построить сетевой график в Экселе можно при помощи диаграммы Ганта. Имея необходимые знания можно составить таблицу любой сложности, начиная от графика дежурства сторожей и заканчивая сложными многоуровневыми проектами. Взглянем на алгоритм выполнения данной задачи, составив простой сетевой график.

Этап 1: построение структуры таблицы

Прежде всего, нужно составить структуру таблицы. Она будет представлять собой каркас сетевого графика. Типичными элементами сетевого графика являются колонки, в которых указывается порядковый номер конкретной задачи, её наименование, ответственный за её реализацию и сроки выполнения. Но кроме этих основных элементов могут быть и дополнительные в виде примечаний и т.п.

  1. Итак, вписываем наименования столбцов в будущую шапку таблицы. В нашем примере названия колонок будут следующими:
    • № п/п;
    • Название мероприятия;
    • Ответственное лицо;
    • Дата начала;
    • Продолжительность в днях;
    • Примечание.

Наименования колонок в шапке таблицы в Microsoft Excel

Переход в формат ячеек в Microsoft Excel

Вкладка выранивание в окне форматирования ячеек в Microsoft Excel

Вкладка шрифт в окне форматирования ячеек в Microsoft Excel

Выделение строк будущей таблицы в Microsoft Excel

Установка границ в Microsoft Excel

На этом создание заготовки таблицы можно считать оконченным.

Заготовка таблицы готова в Microsoft Excel

Этап 2: создание шкалы времени

Теперь нужно создать основную часть нашего сетевого графика – шкалу времени. Она будет представлять собой набор столбцов, каждый из которых соответствует одному периоду проекта. Чаще всего один период равен одному дню, но бывают случаи, когда величину периода исчисляют в неделях, месяцах, кварталах и даже годах.

В нашем примере используем вариант, когда один период равен одному дню. Сделаем шкалу времени на 30 дней.

    Переходим к правой границе заготовки нашей таблицы. Начиная от этой границы, выделяем диапазон, насчитывающий 30 столбцов, а количество строк будет равняться числу строчек в заготовке, которую мы создали ранее.

Выделение диапазона для шкалы времени в Microsoft Excel

Установка границ в диапазоне для шкалы времени в Microsoft Excel

Переход в окно прогрессии в Microsoft Excel

Окно Прогрессия в Microsoft Excel

Переход в окно форматирования ячеек в Microsoft Excel

Изменение ориентации надписи в окне форматирования в Microsoft Excel

Переход к автоподбору высоты строки в Microsoft Excel

Переход к автоподбору ширины столбца в Microsoft Excel

Квадратная форма элементов сетки в Microsoft Excel

Этап 3: заполнение данными

Далее нужно заполнить таблицу данными.

    Возвращаемся к началу таблицы и заполняем колонку «Название мероприятия» наименованиями задач, которые планируется выполнить в ходе реализации проекта. А в следующей колонке вносим фамилии ответственных лиц, которые будут отвечать за выполнение работы по конкретному мероприятию.

Мероприятия и ответсвенные лица в таблице в Microsoft Excel

Маркер заполнения в Microsoft Excel

Диапазон заполнен нумерацией по порядку в Microsoft Excel

Даты начала и продолжительность в днях конретных мероприятий в Microsoft Excel

Примечание в таблице в Microsoft Excel

Переход к автоподбору ширины столбца в программе Microsoft Excel

Таблица стала компактной в Microsoft Excel

Этап 4: Условное форматирование

На следующем этапе работы с сетевым графиком нам предстоит залить цветом те ячейки сетки, которые соответствуют промежутку периода выполнения конкретного мероприятия. Сделать это можно будет посредством условного форматирования.

    Отмечаем весь массив пустых ячеек на шкале времени, который представлен в виде сетки элементов квадратной формы.

Выделение диапазона ячеек на шкале времени в Microsoft Excel

Переход к созданию правила условного форматирования в Microsoft Excel

Но для того, чтобы вы могли преобразовать данную формулу и для своего сетевого графика, который вполне возможно, будет иметь другие координаты, нам следует расшифровать записанную формулу.

«И» — это встроенная функция Excel, которая проверяет, все ли значения, внесенные как её аргументы, являются истиной. Синтаксис таков:

Всего в виде аргументов используется до 255 логических значений, но нам требуется всего два.

Первый аргумент записан в виде выражения «G$1>=$D2». Он проверяет, чтобы значение в шкале времени было больше или равно соответствующему значению даты начала определенного мероприятия. Соответственно первая ссылка в данном выражении ссылается на первую ячейку строки на шкале времени, а вторая — на первый элемент столбца даты начала мероприятия. Знак доллара ($) установлен специально, чтобы координаты формулы, у которых стоит данный символ, не изменялись, а оставались абсолютными. И вы для своего случая должны расставить значки доллара в соответствующих местах.

Второй аргумент представлен выражением «G$1<=($D2+$E2-1)». Он проверяет, чтобы показатель на шкале времени (G$1) был меньше или равен дате завершения проекта ($D2+$E2-1). Показатель на шкале времени рассчитывается, как и в предыдущем выражении, а дата завершения проекта вычисляется путем сложения даты начала проекта ($D2) и продолжительности его в днях ($E2). Для того, чтобы в количество дней был включен и первый день проекта, от данной суммы отнимается единица. Знак доллара играет ту же роль, что и в предыдущем выражении.

Если оба аргумента представленной формулы будут истинными, то к ячейкам, будет применено условное форматирование в виде их заливки цветом.

Переход к выбору формата условного форматирования в приложении Microsoft Excel

Выбор цвета заливки в окне Формат ячеек в Microsoft Excel

Закрытие окна создания правила условного форматирования в приложении Microsoft Excel

Сетевой график готов в программе Microsoft Excel

На этом создание сетевого графика можно считать оконченным.

В процессе работы мы создали сетевой график. Это не единственный вариант подобной таблицы, который можно создать в Экселе, но основные принципы выполнения данной задачи остаются неизменными. Поэтому при желании каждый пользователь может усовершенствовать таблицу, представленную в примере, под свои конкретные потребности.

ЗакрытьМы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Помимо этой статьи, на сайте еще 12021 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

ЗакрытьОпишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

График выполнения плана продаж в Excel по данным таблицы

Argument ‘Topic id’ is null or empty

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2021
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

За изображения спасибо Depositphotos.com

ИП Павлов Николай Владимирович
ИНН 633015842586
ОГРН 310633031600071

Исходные данные

Раз речь идет о сводных таблицах, значит нам потребуется таблица в формате базы данных или, как это еще называют, – организованный список. В нашем примере таблица – это обычный отчет по Валовой прибыли из 1С, созданный с помощью расширенных настроек. А вообще вы можете попросить программиста сделать вам автовыгрузку в таком формате, или создать выгрузку другими инструментами – в зависимости от конфигурации 1С.

Итак, нам нужен отчет в виде таблицы с такими столбцами:

сводный отчет excel

В отчете выгружены данные о продажах за 2 года с детализацией по периодам, подразделениям, контрагентам, менеджерам и номенклатуре. Выгрузка получилась небольшой – всего 2 670 строк. В средних и крупных компаниях в таких выгрузках строк намного больше.

Проанализируем продажи, представив все показатели отчета в понятном виде и на одном листе.

Модель последних четырех месяцев

b_57691930e9c99.jpg

О чем:

Траектория для дохода, с учетом ретроспективного анализа последних 4 месяцев.

Что делать:

  1. Визуализировать в виде графиков и функций продаж за последние месяцы (включая стоимость среднего контракта, рост и падения).
  2. Оценить возможный рост дохода и использовать его для прогноза на следующие 12 месяцев.

Оговорки:

  • Вы почти точно не будете также расти, как это было последние несколько месяцев. Основная цель не спрогнозировать прибыль, а наоборот сравнить реальность со своими оценками. Используйте данные о полученных результатах, чтобы обновить ваш прогноз в предыдущей модели.
  • Эта модель работает только с повторяющимся доходом. В отчете добавлена специальная колонка, чтобы показать единоразовую прибыль, но в большей степени для информационных целей.

Если интересно разобраться, то отчет можно посмотреть или скачать тут.

План продаж: действия, бюджет

Бюджет для плана продажи товара

Обязательно опишите затраты, связанные с достижением ваших целей продаж в 2021. Например, они могут включать:

  • оплату труда (оклад и бонусы),
  • тренинги по продажам,
  • инструменты и ресурсы продаж,
  • призы для конкурсов,
  • дорожные расходы и т. д.

как составить план продаж

бизнес план по продаже

Диаграмма "План-Факт"

Редкий менеджер в своей практике не сталкивается с необходимостью наглядного представления достигнутых результатов по сравнению с запланированными изначально. В разных компаниях я встречал много подобных диаграмм, называющихся "План-Факт", "Actual vs Budget" и т.д. Иногда их строят примерно так:

plan-fact-chart1.png

Неудобство такой диаграммы в том, что зритель должен попарно сравнивать столбцы плана и факта друг с другом, пытаясь удержать всю картину в голове, и гистограмма здесь, по-моему, не лучший вариант. Если уж и строить такую визуализацию, то однозначно нагляднее использовать графики для плана и факта. Но тогда перед нами встает задача наглядного попарного сравнения точек за одинаковые периоды и выделения разницы между ними. Давайте попробуем применить несколько удобных техник для этого.

Способ 1. Полосы повышения-понижения

Это наглядные прямоугольники, соединяющие попарно точки графиков плана и факта на нашей диаграмме. Причем их цвет зависит от того, выполнили мы план или нет, а размер показывает – на сколько:

Диаграмма план-факт с полосами повышения-понижения

Включаются такие полосы на вкладке Конструктор – Добавить элемент диаграммы – Полосы повышения/понижения (Design – Add Chart Element – Up/Down Bars) в Excel 2013 или на вкладке Макет – Полосы повышения-понижения (Layout – Up-Down Bars) в Excel 2007-2010. По умолчанию они будут черно-белые, но можно легко изменить их цвет, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав команду Формат полос повышения/понижения (Format Up/Down Bars) . Очень рекомендую использовать полупрозрачную заливку, т.к. сплошная закрывает сами исходные графики.

К сожалению нет легкого встроенного способа регулировать ширину полос – для этого придется воспользоваться небольшим трюком.

  1. Выделите построенную диаграмму
  2. Нажмите сочетание клавиш Alt+F11, чтобы попасть в редактор Visual Basic
  3. Нажмите сочтетание клавиш Ctrl+G, чтобы открыть панель прямого ввода команд и отладки Immediate
  4. Скопируйте и вставьте туда вот такую команду: ActiveChart.ChartGroups(1).GapWidth = 30 и нажмите Enter:

waterfall10.png

Само собой, параметром (30) можно поиграться, чтобы получить нужную вам ширину экспериментальным путем.

Способ 2. Диаграмма с заливкой зоны между линиями плана и факта

Этот способ предполагает наглядную заливку (можно со шриховкой, например) области между графиками плана и факта:

Диаграмма план-факт с заливкой областей между графиками

Весьма эффектно, не так ли? Давайте попробуем это реализовать.

Для начала добавьте к нашей таблице еще один столбец (назовем его, допустим, Разница), где посчитаем формулой разность между фактом и планом:

plan-fact-chart4.png

Теперь выделим одновременно столбцы с датами, планом и разницей (удерживая Ctrl) и построим диаграмму с областями с накоплением, используя вкладку Вставка (Insert) :

plan-fact-chart5.png

На выходе должно получиться примерно так:

plan-fact-chart6.png

Следующим шагом выделим ряды План и Факт, скопируем их (Ctrl+C) и добавим в нашу диаграмму вставкой (Ctrl+V) – в нашем "бутерброде в разрезе" сверху должны появиться два новых "слоя":

plan-fact-chart7.png

Теперь переключим тип диаграммы для этих двух добавленных слоев в график. Для этого выделите по очереди каждый ряд, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type) . В старых версиях Excel 2007-2010 дальше можно выбрать нужный тип диаграммы (График с маркерами), а в новом Excel 2013 появится диалоговое окно со всеми рядами, где нужный тип выбирается для каждого ряда из выпадающих списков:

plan-fact-chart8.png

После нажатия на ОК увидим уже похожую на то, что нам нужно картину:

plan-fact-chart9.png

Легко сообразить, что осталось только выделить синюю область и поменять у нее цвет заливки на прозрачный Нет заливки (No Fill) . Ну, и навести общий блеск: добавить подписи, заголовок, удалить лишние элементы в легенде и т.д.

План-факт продаж в Excel (часть 2)

План-факт

В развитие темы повышения наглядности отчетов об исполнении планов в Excel.

Не всегда бывает достаточно, а зачастую и возможно, отобразить план-факт в Excel в виде небольшой диаграммы. Порой отчет об исполнении плана продаж включает в себя массу позиций и представляется в виде скучной таблицы, где в одном столбце отображается план, в другом факт и в третьем процент исполнения.

Ну к примеру вот так:

Отчет об исполнении плана продаж

Просто? Да. Информативно? В принципе да. Наглядно? Нет.

При этом в Excel есть весьма простой инструмент визуализации данных, с помощью которого можно на порядок повысить наглядность подобных таблиц. Это инструмент “Условное форматирование”, который находится на ленте “Главная” почти посередине.

Условное форматирование

Использовать можно все три вариации форматирования: гистограммы, цветные шкалы, наборы значков.

Вот пример использования гистограмм:

План-факт - гистограммы

Сразу видно кто впереди, кто в отстающих и по размеру, занимаемому гистограммой в ячейке, не вглядываясь в цифры, можно оценить исполнение плана.

Чтобы получить такие гистограммы необходимо выделить ячейки с данными об исполнении плана и выбрать “Условное форматирование”- “Гистограммы”.
Рекомендую в правилах форматирования задать максимальным значением единицу (100%). Чтобы ячейки с перевыполнением не влияли на масштаб и линия в 50% была бы ровно посередине.
Выглядит это так:

Цвет и прочее можно поменять в настройках.

Использование цветовых шкал дает весьма наглядный результат, но на мой вкус излишне цветасто:

План-факт цветовые шкалы

Очень аккуратный результат дает использование в отчетах об исполнения плана продаж набор значков с мини-круговыми диаграммами. Граничные значения регулируются.
Главное поставить в типе значений “Число”. Вариант с процентами у меня почему-то выдает некорректный результат.

План-факт - набор значковПлан-факт - набор значков

Бонус.
И еще один вариант наглядного отображения плана-факта в отчете продаж – это так называемая термо-диаграмма.
Очень похоже на гистограммы из первого примера, но выглядит аккуратнее из-за того, что прямоугольник диаграммы находится в рамке.

План-факт - термодиаграмма

Но чтобы нарисовать такое придется немного повозиться.

      1. Добавляем где-нибудь сбоку столбец с единицами. Это будет план, равный 100%.

    2. На основе столбца с данными об исполнении плана и вспомогательного столбца строим обычную гистограмму
    plan-fact-7
    3. Щелкаем по столбикам диаграммы, выбираем “Формат ряда данных” и устанавливаем перекрытие рядов 100%. Боковой зазор уменьшаем, чтобы линии были потолще.
    plan-fact-8
    4. Убираем заливку рядов со вспомогательными единицами. Цвет границы ставим такой же как у ряда со значениями исполнения плана.
    5. Максимальное значение на горизонтальной оси выставляем равным единице. Перевыполнение плана показывать не будем. Должно получиться вот так:
    plan-fact-9
    6. Убираем всё лишнее – название, легенду, оси, заливку области диаграммы, сетку, границы. Растягиваем область построения до границ области диаграммы, заполняя всё место, оставив справа несколько пикселей зазора.
    7. Последний штрих – перемещаем диаграмму в столбец с данными и подгоняем масштаб. Всё!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector