Форматирование таблицы в Excel Столбцы и строки таблицы Excel

Стандартная ширина столбцов таблицы Excel не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.

Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:

ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;

ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);

ширина слишком большая для данной таблицы Excel, и ее необходимо сократить.

Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.

Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании командФормат, Столбец.

Вариант 2: закрепление сложной шапки

Если в шапке таблицы не одна, а несколько строк, первый метод работать не будет. Для того чтобы закрепить такую шапку, необходимо выбрать курсором первую ячейку в столбце.

Закрепление сложной шапки в Экселе

Затем следует зайти в меню «Вид», выбрать функцию «Закрепить области» и выбрать – «Закрепить области».

Закрепление сложной шапки в программе Excel

После этого «сложная шапка» всегда будет оставаться на месте, делая возможным пролистывание таблицы до самых нижних строк.

Сложная шапка в Экселе

Добавление новых элементов в таблицу

Добавление строк в рабочую таблицу осуществляется следующим образом:

  • 1. Выделить ячейку в той строке, над которой будет производиться вставка. Чтобы вставить несколько строк, нужно выделить то количество строк, которое нужно добавить.
  • 2. Выбрать пункт меню Вставка —> Строки или команду Добавить ячейки из контекстного меню строки.

Добавление столбца можно выполнить, используя следующий алгоритм:

  • 1. Выделить ячейку в столбце, слева от которого будет производиться вставка. Чтобы вставить несколько столбцов, нужно выделить то количество столбцов, которое нужно добавить.
  • 2. Выбрать пункт меню Вставка —> Столбцы или команду Добавить ячейки из контекстного меню столбца.

При вставке новых строк и столбцов данные, расположенные ниже или правее их, смещаются вниз или вправо.

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

    Выделяем диапазон ячеек или таблицу.

Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

    Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

  • тип шрифта;
  • начертание (курсив, полужирный, обычный)
  • размер;
  • цвет;
  • видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».


. Урок:
Как защитить ячейку от изменений в Excel
Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

Выбор формата данных на ленте программы Эксель Переход к формату ячеек через контекстное меню в Эксель Переход к расширенному выбору формата данных в Эксель Инструменты для форматирования таблицы на ленте программы Эксель Выбор формата данных на ленте программы Excel Настройка шрифта на ленте программы Эксель Пункт Числовой

Пример работы с функцией ВПР

В качестве примера я взял две небольших таблички, представлены они на скриншоте ниже. В первой таблице (столбцы A, B — товар и цена) нет данных по столбцу B; во второй — заполнены оба столбца (товар и цена). Теперь нужно проверить первые столбцы в обоих таблицах и автоматически, при найденном совпадении, скопировать цену в первую табличку. Вроде, задачка простая.

Две таблицы в Excel — сравниваем первые столбцы

Как это сделать.

Ставим указатель мышки в ячейку B2 — то бишь в первую ячейки столбца, где у нас нет значения и пишем формулу:

=ВПР( A2 ; $E$1:$F$7 ; 2 ; ЛОЖЬ )

где:

A2 — значение из первого столбца первой таблицы (то, что мы будем искать в первом столбце второй таблицы);

$E$1:$F$7 — полностью выделенная вторая таблица (в которой хотим что-то найти и скопировать). Обратите внимание на значок «$» — он необходим, чтобы при копировании формулы не менялись ячейки выделенной второй таблицы;

2 — номер столбца, из которого буем копировать значение (обратите внимание, что у нас выделенная вторая таблица имеет всего 2 столбца. Если бы у нее было 3 столбца — то значение можно было бы копировать из 2-го или 3-го столбца);

ЛОЖЬ — ищем точное совпадение (иначе будет подставлено первое похожее, что явно нам не подходит).

Какая должна быть формула

Собственно, можете готовую формулу подогнать под свои нужды, слегка изменив ее. Результат работы формулы представлен на картинке ниже: цена была найдена во второй таблице и подставлена в авто-режиме. Все работает!

Значение было найдено и подставлено автоматически

Чтобы цена была проставлена и для других наименований товара — просто растяните (скопируйте) формулу на другие ячейки. Пример ниже.

Растягиваем формулу (копируем формулу в другие ячейки)

После чего, как видите, первые столбцы у таблиц будут сравнены: из строк, где значения ячеек совпали — будут скопированы и подставлены нужные данные. В общем-то, понятно, что таблицы могут быть гораздо больше!

Значения из одной таблицы подставлены в другую

Примечание : должен сказать, что функция ВПР достаточно требовательна к ресурсам компьютера. В некоторых случаях, при чрезмерно большом документе, чтобы сравнить таблицы может понадобиться довольно длительное время. В этих случаях, стоит рассмотреть либо другие формулы, либо совсем иные решения (каждый случай индивидуален).

Заголовки в Excel, как с ними работать? Как сделать сделать шапку в Excel? Это частые вопросы при оформлении документа. Когда в файле больше 100 строк, и вы листаете вниз, то уже не помните какому заголовку соответствует какой столбец. Знакомая ситуация? Разберемся, как сделать это удобно.

Если вам необходимо закрепить заголовки в самом файле, на печати или вывести названия столбцов или строк в печатный документ, то это статья для вас.

Закрепить области в Excel

Сначала разберем, как закреплять заголовки в Excel. Для этого существует специальная функция, доступная тут: Вид — панель Окно — Закрепить области (картинка).

Заголовки в Excel

Как закрепить верхнюю строку или первый столбец понятно, исходя из картинки выше. Но как закрепить область с более чем одной строками/столбцами? Тоже просто.

Выделите ячейку так, чтобы левая и верхняя граница ее обозначали границы закрепления области. Опять пройдите Вид-Закрепить области- в выпавшем окне нажмите Закрепить области и все ячейки выше и левее границ будут закреплены. Смотрите картинку ниже:

Заголовки в Excel

Сквозные строки в Excel. Закрепление строк при печати

Часто при печати больших таблиц заголовок удобно печатать на каждом листе, ведь, пролистывая большой документ, необходимо видеть какому столбцу соответствуют данные. Эту возможность в Excel называют сквозными строками. Как этого добиться? Необходимо перейти в меню ленты «Разметка страницы» и в панели «Параметры страницы» выбрать пункт «Печатать заголовки». Откроется окно:

Заголовки в Excel

В поле «сквозные строки» можно выбрать необходимы диапазоны, которые будут повторятся на каждом листе при печати.

На всякий случай напишу, как делать заголовки для таблиц в Word. Достаточно выбрать строку таблицы, вызвать правой кнопкой мыши меню и выбрать пункт меню Свойства таблицы…, на вкладке «Строка» выбираем пункт «повторять как заголовок на каждой странице».

Как разделить лист на несколько областей и прочие приемы удобства работы с несколькими листами или книгами, можно прочитать здесь.

Заголовки в Excel. Вывод на печать название строк и столбцов

Очень часто название столбцов (A, B, C, D…) путают с заголовками столбцов. Чтобы вывести их на печать необходимо поставить галочку Заголовки строк и столбцов в разделе печать (картинка 3)

Если в заголовках столбцов отображаются числа, а не буквы, это просто изменить в настройках. Читайте в отдельной статье .

Форматирование таблицы в Google Таблицах

Для целей этого руководства давайте рассмотрим приведенную ниже таблицу в Google Таблицах.

Я покажу вам все шаги, которые вы можете предпринять, чтобы быстро преобразовать эту простую на вид таблицу в красивую таблицу в Google Таблицах.

Как только я закончу с форматированием, таблица будет выглядеть намного лучше, как показано ниже.

Итак, давайте начнем с базового форматирования таблиц!

Давайте начнем с некоторых основных приемов форматирования, которые сделают вашу таблицу в Google Таблицах более профессиональной.

Применение границы

Одна вещь, которая моментально изменила бы наши табличные данные, — это применение границ.

Как только вы примените границы, он начинает выглядеть как таблица.

Для этого выберите данные на листе и щелкните значок «Границы» на панели инструментов.

Из появившихся опций выберите цвет границы и примените границу ко всем ячейкам (используя опцию «Вся граница»).

После этого ваши данные будут выглядеть примерно так, как показано ниже:

Выравнивание данных

По умолчанию в Google Таблицах числа выравниваются по правому краю, а текстовые строки выравниваются по левому краю.

Хотя это хорошо работает, в большинстве случаев вам нужно, чтобы ваши заголовки были выровнены по центру.

Даже в вашем наборе данных вы можете захотеть, чтобы некоторые столбцы были выровнены по центру вместо выравнивания по умолчанию.

В нашем наборе данных я выровняю по центру все заголовки и числа в столбце продаж.

Ниже приведены шаги для выравнивания текста заголовка по центру:

  • Выделите все ячейки с заголовками
  • Щелкните значок выравнивания на панели инструментов.
  • Щелкните значок выравнивания по центру

Вышеупомянутые шаги выровняли бы по центру весь текст в выбранных ячейках.

Выполните те же действия, чтобы выровнять числа в столбце D по центру, сначала выбрав данные, а затем щелкнув опцию выравнивания по центру на панели инструментов.

После этого ваш набор данных будет выглядеть примерно так, как показано ниже:

Раскрасьте заголовки полужирным шрифтом

Изменив цвет ячеек с заголовком и выделив текст этих ячеек полужирным шрифтом, вы сможете значительно улучшить читаемость ваших данных.

Поскольку заголовки выделены, это обычно первое, на чем обращает внимание читатель. это поможет им понять, что представляет собой таблица и какие данные в ней содержатся.

Ниже приведены шаги по изменению цвета заголовка и форматирования:

  • Выберите ячейки заголовка
  • На панели инструментов нажмите жирный значок (вы также можете использовать сочетание клавиш Control + B для Windows или Command + B для Mac)
  • Выделив ячейки заголовка, щелкните значок цвета заливки на панели инструментов.
  • Выберите цвет, который вы хотите применить к ячейкам заголовка
  • [Необязательно] Если вы выбрали темный цвет, измените цвет шрифта на белый, щелкнув значок цвета текста на панели инструментов и выбрав белый цвет.

После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:

Форматирование чисел

Как видите, ваша таблица в Google Таблицах уже выглядит лучше, чем когда мы начинали.

И последнее, что вы можете сделать при базовом форматировании, — это отформатировать числа, чтобы сделать их более понятными и понятными.

На данный момент у нас есть только цифры в столбце продаж.

Чтобы было лучше, мы можем добавить разделитель тысяч и символ валюты.

Ниже приведены шаги для этого:

  • Выберите числа в столбце продаж
  • На панели инструментов выберите параметр «Форматировать как валюту». это добавит знак доллара перед числами, добавит разделитель тысяч и два числа после десятичной точки
  • [Необязательно] Если вы не хотите отображать два десятичных значения, дважды щелкните значок «Уменьшить десятичные разряды».

После этого ваша таблица должна выглядеть примерно так:

Если вы выполнили все вышеперечисленные шаги, я уверен, вы увидите, что таблица выглядит намного лучше, чем просто числа и текстовые значения в ячейках.

Теперь давайте взглянем на расширенное форматирование, которое вы можете сделать с данными, чтобы сделать их более значимыми и удобочитаемыми для пользователей.

Дополнительно — применение альтернативных цветов к строкам

Одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы значительно улучшить читаемость вашей таблицы, — это применить альтернативные оттенки к строкам в данных.

А благодаря тому, что в Google Таблицах каждые несколько дней появляются новые функции, теперь есть встроенный метод для быстрой смены цветов строк в Google Таблицах.

Вот как это сделать:

  • Выбрать весь набор данных
  • Щелкните параметр формата в меню
  • В появившихся параметрах нажмите «Альтернативный цвет».

Как только вы это сделаете, вы заметите, что происходят две вещи: цвет строки заголовка меняется, и чередующиеся строки приобретают немного более темный оттенок, чем остальные.

В то же время вы увидите добавление боли с чередованием цветов, которая открывается в правой части рабочего листа Google Таблиц.

Здесь вы можете указать цвет, который вы хотите для заголовка, и цвет, который вы хотите для чередующихся строк.

После этого ваши данные должны выглядеть примерно так, как показано ниже:

Дополнительно — сортировка столбцов в таблице

Наша цель со всем форматированием — не только украсить его, но и облегчить пользователю понимание данных.

И одна из простых вещей, которая действительно может помочь пользователю при просмотре больших наборов данных, — это сортировка данных по одному или нескольким столбцам.

В нашем примере я бы показал вам, как отсортировать данные так, чтобы все регионы были представлены вместе, а затем в каждом регионе выполнялся поиск данных по стоимости продаж.

Посмотрим, как это сделать:

  • Выбрать весь набор данных
  • В меню выберите пункт «Данные».
  • Нажмите на опцию «Сортировать диапазон». Откроется диалоговое окно «Сортировка» в Google Таблицах.
  • Установите флажок «Данные имеют заголовки».
  • В раскрывающемся списке Сортировать по выберите Регион
  • Нажмите на опцию «Добавить другой столбец сортировки».
  • В раскрывающемся списке «Затем по» выберите «Продажи».
  • Установите порядок от Я до А для продаж
  • Нажмите на Сортировать

Вышеупомянутые шаги сортируют ваши данные по двум столбцам — сначала по региону, а затем по продажам в этом регионе.

Это помогает нам получить все данные для одного конкретного региона как группы и показать продажи в нисходящем порядке для этого региона.

Поэтому, если ваш менеджер просматривает этот отчет, и его интересуют только данные по Европе, ей не нужно просматривать весь отчет. она может легко определить кластер для Европы и просмотреть данные для него.

Совет от профессионала: если есть вероятность, что вам может понадобиться вернуть исходный набор данных, рекомендуется создать резервную копию данных.

Расширенный — выделение высоких / низких значений

При работе с числами одна вещь, которая может помочь пользователю быстро просмотреть ваши данные, — это выделить важные точки данных.

В нашем примере пользователю было бы полезно, если бы мы использовали верхнее и нижнее значение или несколько верхних / нижних значений.

Позвольте мне показать вам, как выделить три верхних и три нижних значения в столбце продаж с помощью условного форматирования.

Ниже приведены шаги, чтобы выделить 3 верхних значения:

  • Выберите данные о продажах (где вы хотите выделить ячейки)
  • Перейдите на вкладку Формат.
  • Щелкните Условное форматирование. Это откроет панель правил условного формата справа.
  • Щелкните раскрывающееся меню «Форматировать ячейки, если».
  • В появившихся опциях нажмите на опцию «Больше или равно».
  • В поле ниже введите следующую формулу: = GREAT ($ D $ 2: $ D $ 14,3)
  • Выберите цвет, которым вы хотите выделить три верхних значения. в этом случае я выберу зеленый цвет по умолчанию
  • Нажмите Готово

Вышеупомянутые шаги позволят выделить три основных значения продаж в нашей таблице в Google Таблицах.

Теперь, если вы также хотите выделить три нижних значения, все те же шаги, описанные выше, и вместо этого использовать эту формулу (и выберите параметр «Меньше или равно» на шаге 5):

= SMALL ($ D $ 2: $ D $ 14,3)

Кроме того, чтобы отличить его от трех верхних значений, не забудьте выбрать другой цвет (возможно, красный).

После этого ваша таблица будет выглядеть примерно так, как показано ниже:

Точно так же, как мы выделили три верхних из трех нижних значений в таблице, вы также можете попробовать следующее, чтобы сделать вашу таблицу более читаемой:

  • Выделение всех ячеек с отрицательным значением красным цветом
  • Выделите строки для определенного региона или записи, в которых стоимость продажи больше или меньше определенных значений

Решение1

Если числовой столбец гарантировано не содержит повторяющихся значений, то задача решается легко:

  • Числовой столбец отсортировать функцией НАИБОЛЬШИЙ() (см. статью Сортированный список (ЧИСЛОвые значения));
  • Функцией ВПР() или связкой функций ИНДЕКС()+ПОИСКПОЗ() выбрать значения из текстового столбца по соответствующему ему числовому значению.

Однако, в реальных задачах числовой столбец может содержать повторы, а так как функция ВПР() в случае наличия повторов всегда выбирает только первое значение сверху (см. статью Функция ВПР() в MS EXCEL), то этот подход не годится (названия Фруктов будут выведены неправильно).

Поэтому механизм сортировки придется реализовывать по другому.

Создадим для удобства 2 Динамических диапазона Фрукты и Продажи, которые будут ссылаться на диапазоны ячеек, содержащие значения в соответствующих столбцах исходной таблицы. При добавлении новых строк в таблицу, границы этих динамических диапазонов будут автоматически расширяться.

В столбцах D и E разместим таблицу, которая будет динамически сортироваться,

В ячейке Е7 запишем зубодробительную формулу массива:

=ИНДЕКС(Продажи;
ОКРУГЛ(ОСТАТ(НАИБОЛЬШИЙ(
–(СЧЁТЕСЛИ(Продажи;" СЧЁТЕСЛИ(Продажи;" возвращает массив <4:5:0:2:7:1:3:5>. Это означает, что число 64 (из ячейки B7 исходной таблицы, т.е. первое число из диапазона Продажи) больше 4-х значений из того же диапазона; число 74 (из ячейки B8 исходной таблицы, т.е. второе число из диапазона Продажи) больше 5-и значений из того же диапазона; следующее число 23 – самое маленькое (оно никого не больше) и т.д.

Аналогичную формулу можно написать для вывода значений в столбец Фрукты =ИНДЕКС(Фрукты;ОКРУГЛ(. ))

В файле примера , из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции ОКРУГЛ() , вынесена в отдельный столбец J. Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так: =ИНДЕКС(Фрукты;J7) и =ИНДЕКС(Продажи;J7)

Также, изменив в формуле массива функцию НАИБОЛЬШИЙ() на НАИМЕНЬШИЙ() получим сортировку по возрастанию.

Для наглядности, величины значений в столбце Объем Продаж выделены с помощью Условного форматирования ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Гистограммы ). Как видно, сортировка работает.

Метод 5: расширение всех ячеек листа или книги

В некоторых случаях требуется расширить границы всех ячеек на листе или во всей книге. Вот как это делается:

    Сначала выделяем все ячейки на листе, нажав комбинацию Ctrl+A:

      один раз, если в текущий момент курсор установлен за пределами таблицы;

    два раза, если курсор установлен внутри таблицы.

Выделение всех ячеек на листе в Эксель

Выделение можно выполнить и по-другому. Просто щелкаем по пересечению горизонтальной и вертикальной панелей координат.

Выделение всех ячеек на листе в Excel

Изменение ширины столбцов и высоты строк всех ячеек на листе в Excel

Чтобы изменить размеры всех ячеек книги, а не отдельного листа, действуем следующим образом:

  1. Щелчком правой кнопки мыши по названию любого листа в нижней части окна программы открываем контекстное меню, в котором нам нужна команда “Выделить все листы”.

Выделение всех листов в книге Эксель

Изменение ширины столбцов и высоты строк всех ячеек в книге в Excel

Представления в Excel

Если вы используете один документ с различной компоновкой отображения, вам приходится часто изменять одни и те же параметры отображения и форматирования. Например, вы ежедневно обновляете исходные данные и расчёты, которые потом скрываете при печати. Вместо бесконечных ручных настроек, можно создать несколько представлений одного и того же листа, после чего изменение отображения занимает пару секунд и несколько кликов.

То есть, представления в Эксель – это сохранённые настройки форматирования и отображения, которые можно в любой момент применить, вместо того, чтобы делать это вручную. Программа сохраняет следующие настройки форматирования в представлениях:

    рабочего листа
  1. Настройки рабочих листов для печати и положение курсора
  2. Закрепленные области

После того, как вы сделаете все перечисленные настройки, выполните команду Вид – Режимы просмотра книги – Представления – Добавить . В открывшемся окне Добавление представления задайте имя нового представления и сделайте выбор в предложенных уточнениях. Нажмите ОК , и представление создано!

Представления в Microsoft Excel

Добавление представления в Эксель

В будущем, чтобы применить к книге сохраненное представление, выполните Вид – Режимы просмотра книги – Представления , выберите в списке нужное представление и нажмите Применить . К сожалению, представления не работают, если на листе есть размеченные таблицы Excel, это ограничивает использование инструмента.

Вот такие настройки листов можно и нужно делать при подготовке к печати (и не только). Настройте рабочие книги правильно, чтобы отчеты выглядели идеально. Даже самые качественные расчеты выглядят скучно и бесполезно, если они не отформатированы и не подготовлены к печати. Даже если вы рассылаете отчеты по почте, скорее всего руководитель захочет их распечатать. Поэтому, я рекомендую готовить к печати каждый лист отчета, независимо от способа передачи на рассмотрение!

Друзья, если вам остались непонятны какие-то детали по материалам поста, задавайте вопросы в комментариях. И не забудьте подписаться на обновления, становитесь профессионалами вместе с сайтом OfficeЛЕГКО.com! Всегда Ваш, Александр Томм

Добавить комментарий Отменить ответ

Создание и редактирование таблиц

Запуск процессора Excel 2007 можно осуществить несколькими способами:

  • нажать кнопку Пуск >Программы > Microsoft Excel ;
  • если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel , дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши;
  • если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel , можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.
Читайте также:  Использование функции СУММЕСЛИМН в Excel ее особенности примеры

Элементы экрана

Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис. 1.1 рис. 1.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла).

Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel .

Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены.

Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от выбранного стиля с помощью Главное офисное меню > Параметры Excel > Формулы), а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками. Пользуясь Excel , можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV ) и 65536 строк.

Экран MS Excel

Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300 .

Активная ячейка выделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных.

На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши Num Lock>).

Ввод данных в таблицу

Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию (ячейка выделяется рамкой) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы.

Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:

  • клавиши <Enter> – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделением переместится на одну ячейку вниз.
  • кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;
  • любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
  • кнопки с крестом на строке формул или клавиши <Esc> – ввод данных будет отменен.

По окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Главная > Выравнивание или Формат Ячейки, вкладка Выравнивание (контекстное меню). При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить настройки с помощью Панели управления.

Ввод формул

Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства » http://www.intuit.ru/2010/edi» >

В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь).

Таблица 1.1. Основные арифметические знаки и операторы сравнения

Арифметические знаки Операторы сравнения
+ сложение = равно
вычитание <> не равно
/ деление > больше
* умножение < меньше
^ возведение в степень >= больше или равно
% процент <= меньше или равно

Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:

  • процент (%);
  • возведение в степень (^);
  • умножение и деление (*, /);
  • сложение и вычитание (+, -);
  • операторы сравнения (=, <>, > ,<, >=, <=).

Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо.

Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь.

Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек).

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Формулы > Зависимости формул > Показать Формулы.

Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.

Организация ссылок

При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 1.2. рис. 1.2).

Пример относительной ссылки

Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 1.3 рис. 1.3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200 ).

В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 1.4 рис. 1.4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6 ). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша <F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее).

Пример абсолютной ссылки

Пример смешанной ссылки

Автоматическое вычисление сумм

При необходимости суммирования большого количества данных, расположенных в смежных ячейках, может оказаться более удобным воспользоваться встроенной функцией автосуммирования, а не писать длинную формулу с перечислением всех слагаемых. Для этого следует щелкнуть мышью по кнопке Автосумма стандартной панели – при этом в строке формул появится написанная функция суммирования с указанием предлагаемого диапазона ячеек, данные которого подлежат суммированию. Если окажется, что диапазон указан правильно, то необходимо нажать клавишу <Enter>. В противном случае сначала надо ввести исправления в указанный диапазон (щелкнуть для этого по строке формул и ввести новые адреса ячеек), а затем нажать клавишу <Enter>.

Для задания функции автосуммирования сразу нескольких ячеек можно выделить их, а затем нажать кнопку Автосумма.

Если в таблице имеются промежуточные итоги, вычисляемые с помощью автосуммирования, то нажатие кнопки Автосумма приведет к вычислению общего итога как суммирования промежуточных итогов.

Редактирование табличных документов

Перемещение по таблице

При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать:

  • четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;
  • клавиши <PgUp> и <PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице;
  • клавиша <Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки;
  • клавиши <Ctrl><Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1 , а нажатие клавиш <Ctrl><End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы;
  • щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку;
  • для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее);
  • можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу <F5> или задать команду Главная > Редактирование> Найти и выделить > Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка.
Выделение фрагментов таблицы

Для редактирования данных, расположенных в нескольких ячейках таблицы, требуется эти ячейки предварительно выделить. Для выделения фрагмента можно использовать несколько способов.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента: установить курсор на начало (или конец) выделяемого фрагмента. Далее либо протянуть по всей выделяемой области мышью (при нажатой левой кнопке), либо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки: щелкнуть мышью по номеру строки или установить подсветку в любой ячейке данной строки и нажать клавиши <Shift><Пробел>,

Выделение всей колонки: щелкнуть мышью на имени столбца или выделить любую ячейку данного столбца и нажать клавиши <Ctrl><Пробел>.

Выделение всей таблицы: щелкнуть мышью по левому углу бордюра (по кнопке расположенной между заголовками строк и столбцов) и нажать клавиши <Ctrl><Shift><Пробел>.

Выделение несмежных областей: возможно двумя способами:

  • выделить мышью первую область, затем, удерживая клавишу <Ctrl>, перейти к следующей области и выделить ее;
  • выделить с помощью клавиатуры первую область, затем нажать клавиши <Shift><F8>, перейти во вторую область и выделить ее. Если фрагмент выделен ошибочно, и его выделение необходимо снять, то следует щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать любую клавишу управления курсором.
Редактирование табличных данных

Под редактированием табличных данных мы будем понимать: замену одних данных в ячейке на другие, удаление данных из ячейки, перемещение их в другую позицию, вставку строк и столбцов в таблицу и удаление строк и столбцов из таблицы.

Для замены одних данных другими достаточно установить курсор в эту ячейку и ввести новые данные. Для редактирования данных в ячейке надо прежде всего установить курсор в нужную ячейку. Далее можно:

  • щелкнуть два раза мышью в ячейке или нажать клавишу <F2>. Редактирование в этом случае осуществляется в самой ячейке;
  • щелкнуть по строке формул и редактировать данные в этой строке.

Для удаления символов можно использовать клавиши <Delete> и <Backspace>, а для управления режимами Вставка / Замещение клавишу <Insert>. По завершению редактирования нажать клавишу <Enter> или кнопку с галочкой в строке формул.

Для удаления содержимого ячейки (или нескольких выделенных ячеек) выделить очищаемую область или установить курсор на очищаемой от данных ячейке, нажать клавишу <Delete> или выполнить команду Очистить содержимое (контекстного меню).

Для перемещения данных в другую позицию выделить их. Далее можно:

  • задать команду Главная $\to$Вырезать панели инструментов из группы Буфер обмена, установить курсор в ту позицию, куда должен быть перемещен выделенный блок, и нажать клавишу <Enter>;
  • установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и переместить блок в нужную позицию.

Для вставки строки в таблицу установить курсор в любую ячейку строки, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная alt=»$\to$» />Вставить alt=»$\to$» />Строки на лист.

Для вставки столбца в таблицу установить курсор в любую ячейку столбца, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Главная alt=»$\to$» />Вставить alt=»$\to$» />Столбцы на лист.

Для удаления строк или столбцов из таблицы установить курсор в любую ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которые надо удалить, и задать команду Главная alt=»$\to$» />Удалить строки с листа (Удалить столбцы с листа). Можно отметить действие последней команды или последний ввод данных. Для этого надо задать команду Панель быстрого доступа alt=»$\to$» />Отменить.

Можно осуществить повтор последней выполненной операции. Для этого следует задать команду Панель быстрого доступа $\to$Повторить.

Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует три способа копирования:

  1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Главная $\to$Копировать из группы Буфер обмена или щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, и выбрать Копировать из контекстного меню. Далее выделить ту область куда надо скопировать данные, и нажать клавишу <Enter> или нажать пиктограмму Главная $\to$Вставить или выбрать команду Вставить контекстного меню.
  2. Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.
  3. Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Главная $\to$Заполнить $\to$Вниз (Вправо). Снять выделение.

При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

  1. Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.
  2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.
  3. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Главная $\to$Заполнить из группы Редактирование и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных.

Для создания списка задать команду Данные $\to$Проверка данных, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить.

Для применения списка можно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду.

Режимы вычислений

Выбор ручного или автоматического режима вычислений

Сразу после создания таблицы действует автоматический режим вычислений. Он означает, что при вводе любого значения в любую ячейку таблицы происходит автоматический просмотр всей таблицы и пересчет всех содержащихся в ней формул. Такой режим очень удобен для пользователя, поскольку позволяет не думать о подобных пересчетах при изменении табличных данных. Однако такой режим замедляет работу при больших объемах таблиц. В таких случаях на момент ввода или исправления данных удобней перейти в ручной режим расчета. Для этого задать команду из меню Формулы $\to$Вычисление $\to$Параметры вычислений $\to$Вручную. Вводимые при этом данные не будут сказываться на результатах вычислений по формулам.

  • Для пересчета формул при установленном ручном режиме нажать клавишу <F9>.
  • Для возврата к автоматическому режиму вычислений из меню Формулы $\to$Вычисление $\to$Параметры вычислений $\to$Автоматически.
Вычисления с точностью «как на экране»

При округлении числовых данных (с использованием кнопки уменьшить разрядность) в памяти компьютера по-прежнему сохраняются неокругленные числа. В этом случае последующие вычисления, например, суммирование округленных данных может привести к кажущимся ошибкам – суммируются не данные, отображенные на экране, а хранящиеся в памяти числа. Данная проблема может быть решена следующим образом: задать команду Главное офисное меню $\to$Параметры Excel и выберите категорию Дополнительно. В разделе При пересчете этой книги выберите нужную книгу и установите флажок Задать точность как на экране.

Однако такое решение не может считаться универсальным, поскольку в ряде случаев требуется потеря точности, например, для вычисления сумм, но необходима полная точность, например, для расчета средневзвешенных величин. В этом случае для выполнения округления нужна не кнопка Уменьшить разрядность, а функция =ОКРУГ(). Для ее использования следует установить подсветку в ячейку, содержащую округляемую величину и ввести =ОКРУГЛ(РАСЧЕТНАЯ ФОРМУЛА; ТОЧНОСТЬ).

Далее данная формула может быть скопирована. Проблем с суммированием данных в этом случае не обнаруживается.

Форматирование таблиц

Так же, как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления.

Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку.

Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий:

  1. Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Главная $\to$Ячейки $\to$Формат $\to$Ширина столбца и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат $\to$Высота строки и ввести требуемые значения высоты в пунктах.
  2. Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Главная $\to$Ячейки $\to$Формат $\to$Автоподбор ширины.
  3. Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Главная $\to$Ячейки $\to$Формат $\to$Автоподбор высоты.
  4. Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево – для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки.
  5. Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат $\to$Ширина по умолчанию.
  6. Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Главная $\to$Ячейки $\to$Формат $\to$Скрыть или отобразить $\to$Скрыть столбцы той же команды.
  7. Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды.

Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду щелчок правой кнопки мыши: Формат $\to$Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам.

Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Главная $\to$Заполнить и указать Выровнять.

Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Главная $\to$Ячейки $\to$Формат $\to$Формат ячеек и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты.

Изменение вида выравнивания

Вводимые в ячейку текстовые данные по умолчанию выравниваются по левой границе столбца, числовые данные – по правому краю.

Для изменения вида выравнивания по горизонтали и вертикали следует прежде всего, выделить нужную ячейку или выделить требуемые ячейки. Далее можно использовать кнопки панели форматирования или команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек $\to$вкладка Выравнивание, где могут быть включены параметры:

  • по горизонтали: по левому краю, по правому краю, по центру и д.р.
  • по вертикали: по верхнему краю, по нижнему краю, по высоте или по центру и др.

Для размещения текста по центру области из нескольких ячеек поступают следующим образом. Текст вводится в крайнюю ячейку области, затем, начиная с данной ячейки надо выделить всю область и задать команду (после нажатия правой кнопкой мыши) Формат ячеек $\to$вкладка Выравнивание, установить параметр Объединить.

Обрамление элементов таблицы

Сетка, показывающая на экране ячейки таблицы, является вспомогательной и не отображается при печати таблицы. Задать или отменить показ на экране сетки можно, включив / выключив параметр Разметка страницы команды Параметры листа alt=»$\to$» />Сетка alt=»$\to$» />Вид. Для обрамления таблицы линиями, которые реально будут изображаться при печати, следует выделить элемент (ячейку или группу ячеек), затем использовать кнопку Граница панели форматирования или команду Формат > Ячейки, вкладка граница, где можно выбрать тип и цвет линии.

Для заключения каждой из выделенных ячеек в рамку включить параметр Внутренние (а не Внешние) или отдельно каждую границу по левому краю, по нижнему краю, по верхнему краю.

Изменение формата вывода чисел

В зависимости от вида таблицы представленные в ней числовые данные могут иметь различный формат отображения. Для управления этим форматом следует выделить ячейки с числовой информацией. Далее можно:

  1. Задать команду Главная $\to$Число и во вкладке Число выбрать нужный формат.
  2. Нажать кнопку Денежный формат панели форматирования – выделенные числа будут переведены в денежный формат. К числу добавляется символ денежной единицы, а также два знака после запятой. Изменение денежной единицы проще всего осуществить, последовательно выполнив действия: Главная $\to$Число $\to$Финансовый числовой формат$\to$Выбрать другой вид валюты.
  3. Нажать кнопку Процентный формат % панели форматирования – выделенные числа будут переведены в процентный формат (число умножается на 100 и в конце концов ставиться знак процента – %).
  4. Нажать кнопку Формат с разделителемпанели форматирования – выделенные числа будут переведены в формат тысяч (каждые три знака числа отделяются пробелами и добавляются два знака после запятой).
  5. Нажать кнопку Увеличить разрядностьпанели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках увеличится на один разряд.
  6. Нажать кнопку Уменьшить разрядностьпанели форматирования – точность вычисления в выделенных ячейках уменьшится на один разряд.
  7. Для отмены заданного формата и возврата на обычный стиль отображения чисел задать команду Формат $\to$Стиль и в поле Имя стиляe выбрать Обычный.
Использование возможностей автоформатирования

Можно значительно сократить время оформления таблиц, если воспользоваться заранее созданными (встроенными) шаблонами форматирования таблиц. Эти шаблоны включают различные виды представления чисел и текста, выравнивание, рамки, узоры, ширину колонок, высоту строк. Для использования встроенных форматов надо выделить необходимый интервал (обычно не включающий заголовок таблицы), а затем задать команду Формат alt=»$\to$» />Автоформат и выбрать требуемый вид формата. Для отмены оформления, созданного автоформатом, снова выделите таблицу, задать команду Формат alt=»$\to$» />Автоформат и выбрать из списка форматов таблицы пункт нет.

Операции над документами

Запись табличного документа на диске

При первом сохранении нового документа следует задать команду Главная $\to$Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели и в поле файл ввести имя файла. При необходимости можно переопределить имена папки и диска.

Для перезаписи на диск уже существующего файла задать команду Главная $\to$Сохранить или нажать кнопку Сохранить стандартной панели. При этом перезапись документа производится автоматически на тот же диск и в туже папку, где он находился, без появления диалогового окна.

При необходимости создания копии существующего на диске табличного документа на другом диске, в другой папке или под другим именем следует задать команду Главная $\to$Cохранить как и изменить соответствующие атрибуты.

Для записи на диске всех открытых в сеансе работы документов следует задать команду Главная $\to$Сохранить рабочую область. При этом все файлы будут записаны на диске как единое рабочее пространство под единым именем. Тогда по команде Открыть с заданием имени рабочего пространства они могут быть сразу все загружены на экран.

Для включения режима автоматической перезаписи редактируемого файла на диск через определенные интервалы времени задать из меню Главное офисное меню $\to$Параметры Excel команду Автосохранение каждые, включить в поле мин указать интервал сохранения.

Для выхода из режима создания или корректировки таблицы нажать клавиши <Ctrl><F4> или задать команду Главное офисное меню $\to$Закрыть. Если закрываемый документ не был записан предварительно на диск, то на экране появится соответствующий запрос.

Вызов существующего табличного документа

Загрузка таблицы на экран может производиться одним из следующих способов:

  • Если данный файл является одним из последних отредактированных или создаваемых ранее, то вызов можно произвести, выбрав его имя в нижней части меню Файл.
  • В общем случае любой файл может быть вызван па экран по команде Главное офисное меню $\to$Открыть или нажатии на кнопку открыть стандартной панели. Далее нужно открыть нужную паку или диск, используя кнопки перехода, выбрав его имя в поле Файл или выбрать это имя из списка.
  • Если при записи файла на диск он был защищен паролем, то по запросу системы ввести пароль.
Создание нового табличного документа

Перед созданием нового документа рекомендуется определить количество листов в новой книге, выбрав Главное офисное меню $\to$Параметры Excel и в поле Число листов задать нужное число листов в рабочей книге.

Для создания нового документа задать команду Главное офисное меню $\to$Создать, указать значок Новая книга, нажать ОК.

Одновременная работа с несколькими табличными документами

Если пользователь работает одновременно с несколькими Файлами – таблицами, то для перехода от одной таблице к другой можно использовать один из следующих способов:

  1. Если на экране видна часть окна с нужным документом, то достаточно щелкнуть мышью в любой позиции этого окна.
  2. Вызвать меню Окно и в нижней его части выбрать имя нужного документа.
  3. Нажимать клавиши <Ctrl><F6> до тех пор, пока на экране не появится нужный документ.

Для одновременного отображения на экране всех открытых документов задать команду из контекстного меню Панели задач $\to$Расположить и выбрать один из следующих параметров: Рядом, Стопкой, Каскадом.

Для копирования данных из одной таблицы в другую, прежде всего, необходимо вызвать оба файла на экран. Выделить копируемый фрагмент в исходной таблице, нажать кнопку Копировать панели инструментов Главная или контекстного меню, перейти указанным выше способом во второй документ, установить курсор в позицию вставки. А далее может быть выбран один из следующих способов:

  • Если копируются обычные данные ( то есть, текст или числа, но не данные, рассчитанные по формулам), то следует нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Главная > Вставить.
  • Если выполняется копирование числовых значений, рассчитанных по формулам, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и включить параметр Значения.
  • Если требуется поддерживать связь скопированных данных во второй таблице с данными исходной таблицы, то следует вызвать команду Главная > Специальная вставка и нажать кнопку Вставить связь.
  • Если та область таблицы, куда следует выполнить копирование, уже заполнена данными, и надо не просто заместить эти данные новыми, а сложить их, то следует вызвать команду Главная alt=»$\to$» />Специальная вставка alt=»$\to$» />Сложить.
Читайте также:  Пример формулы выделения цветом выходных дней по дате в Excel
Предварительный просмотр таблицы перед печатью

До печати табличного документа можно посмотреть его внешний вид, использовав для этого режим предварительного просмотра. Для перехода в данный режим задайте команду Главное офисное меню > Предварительный просмотр или нажать кнопку предварительный просмотр стандартной панели. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

  1. Кнопки Далее и Назад позволяют листать страницы. Аналогично действуют клавиши <PgUp> и <PgDn>.
  2. Нажатие кнопки Масштаб приводит к укрупнению изображения таблицы на экране. Повторный щелчок мыши по таблице восстанавливает предыдущий вид.
  3. Кнопка Печать осуществляет переход в диалоговое окно печати, в котором может быть задана область печати – вся таблица (параметр все), определенные страницы (параметр страницы и поля с и по) или выделенная область, а также количество экземпляров (параметр Число копий).
  4. При нажатии на кнопку Параметры страницы на экране появляется диалоговое окно, где можно:
    • Нажать кнопку Поля и определить поля, включить центрирование по вертикали и горизонтали, указать расстояние от края листа до колонтитула.
    • Нажать кнопку Лист. При помощи параметров Печать можно отключить или включить печать табличной сетки и заголовков строк и столбцов. При помощи окна Последовательность вывода страниц можно задать порядок нумерации страниц таблицы.
    • Для ввода повторяющегося текста на каждом листе в верхней или нижней его части нажать кнопку Колонтитулы. Далее для ввода в колонтитул предусмотренного программой колонтитула вызвать список для параметра верхние колонтитулы или нижние колонтитулы. В зависимости от того, где должен быть расположен вводимый текст колонтитула (в левой части листа, по центру или в правой части листа) перевести курсор в соответствующий блок. Для задания определенного шрифта следует нажать кнопку с буквой А, а затем выбрать шрифт. Также может быть указана некоторая служебная информация: текущий номер страницы, общее количество страниц в тексте, текущая дата, текущее время, имя файла.
    • Нажать кнопку Страница и указать ориентацию бумаги при печати (книжная или альбомная ). В окне Масштаб с помощью параметра Установить можно увеличить или уменьшить в заданной пропорции таблицу, а включив параметр Разместить на, можно указать, на скольких страницах должна быть размещена таблица. С помощью параметра Размер бумаги может быть указан размер бумаги, используя кнопки Свойства.
    • Нажатие кнопки Поля приводит к показу полей на листе бумаги. Кроме того, в этом режиме поля могут быть изменены: достаточно установить указатель мыши на одно из полей и протянуть его.
Печать

Для печати табличного документа следует задать команду Главное офисное меню $\to$Печать или нажать кнопку Печать стандартной панели. При нажатии кнопки сразу выполняется печать документа. При задании команды Печать на экране появляется диалоговое окно, в котором могут быть заданы дополнительные параметры (например, печать только определенных страниц, нескольких копий и т.п.).

ЗАДАНИЕ

  1. Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Изучите различные способы ввода формул.
  2. Изучите способы выделения, копирования и переноса ячеек, строк и столбцов. Получить копию созданной таблицы, скопировав ее по частям.
  3. Поясните, как и почему изменились формулы в скопированной таблице.
  4. Отформатируйте исходную таблицу «вручную», используя:
  5. форматы данных (числовой, денежный, процент, дата и т.д.);
  6. обрамление и заполнение ячеек;
  7. различные форматы шрифтов;
  8. выравнивание;
  9. изменение высоты строк и ширины столбцов.
  10. Отформатируйте вторую таблицу, используя команду Автоформат из меню Формат.
  11. Подготовьте к печати одностраничный отчет. С этой целью: оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип и указав название, адрес и телефон фирмы;
  12. Создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева – фамилии авторов отчета.

Варианты заданий

Сравнительная таблица розничных цен на продовольственные товары по городам Северного Кавказа на «__» ____20_г. (руб. за 1 кг).

Товар Краснодар Ростов Ставрополь Майкоп Нальчик Средняя цена
Говядина
Свинина
Птица
Рыба

В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки.

Данные о продаже автомобилей в 20_г.

Марка 1 квартал % 2 квартал % 3 квартал % 4 квартал %
БМВ
Форд
Ауди
Рено
Тойота
Всего

В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего».

Температура воздуха в городах мира с 1 по 7 января 20___г.

Дата Москва Рим Париж Лондон Мадрид
01.01.2013
02.01.2013
03.01.2013
04.01.2013
05.01.2013
06.01.2013
07.01.2013
Средн.Температура
Общая средняя. по всем городам

В ячейки строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».

Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.

Статья\Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь
Доходы
Оклад
Премия
Совместительство
Всего доходов
Расходы
Жилье
Кредит
Питание
Налоги
Другие расходы
Всего расходов
Остаток
Остаток за полугодие

В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».

Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.

Название книги 1 кв. 2 кв. 3 кв. 4 кв. Процент за год
Всего за год

В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.

Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».

Номер кандидата Эксперты Сумма баллов Процент
1 2 3 4
№1
№2
№3
№4
№5
Всего:

В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».

Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.

Наименование товара Розничная цена, руб. От 10 шт. От 100 шт. Свыше 1000 шт. Диллеры

Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. . Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой.

Результаты зимней сессии студентов группы ______

Фамилия И.О. Математика Информатика Иностр. язык Маркетинг Сумма Средний балл

В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.

Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.

Наименование товара Название фирмы
ВЛАДОС ОК Контраст
Сумма, руб.
Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 2010г.

Дата Евро Доллар Евро/Доллар
1 марта 2010
2 марта 2010
3 марта 2010
4 марта 2010
5 марта 2010
Средний за период
Процент роста

В столбце «Евро/Доллар» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» – формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 2010г.

Границы ячеек и цвета заливки в Excel

Границы ячеек и цвет заливки позволяют создать четкие и определенные границы разделов Вашего листа Excel. В примере ниже мы добавим границы и заливку ячейкам, которые содержат заголовки, чтобы выделить их.

Добавляем границы

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо добавить границы.

Вы можете рисовать и стирать границы, изменять вид линий и их цвет с помощью инструментов из раздела Нарисовать границы в нижней части раскрывающегося меню.

Добавляем цвет заливки в Excel

  1. Выделите ячейки, к которым необходимо добавить заливку.

Форматирование таблицы

Форматирование таблицы позволяет изменить внешний вид документа таким образом, чтобы он максимально адекватно отражал ее содержание и был удобен для чтения и распечатывания. Форматировать можно все элементы рабочего листа таблицы – отдельные ячейки, выбранные диапазоны, отдельные строки или группы строк, отдельные столбцы или группы столбцов, прямоугольную область листа и весь лист в целом.

Операции форматирования применяются к текущей ячейке или к выделенной области. Для выделения ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью, для выделения диапазона необходимо поставить курсор в начальную ячейку диапазона и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, протянуть выделяемую область до конечного ее элемента. Если нужно выделить строку или столбец листа, то надо щелкнуть левой кнопкой мыши соответственно по номеру строки или заголовку столбца. Чтобы выделить весь лист целиком, нужно щелкнуть в левом верхнем углу листа.

Форматирование элементов таблицы включает в себя следующие возможности:

  • • определение (изменение) формата отображения данных;
  • • объединение ячеек;
  • • изменение параметров шрифта;
  • • изменение способа выравнивания содержимого ячеек;
  • • прорисовку границ ячеек;
  • • определение цвета фона заполнения ячеек.

Форматом отображения данных в ячейке называется способ представления содержимого ячейки, который определяет, как будет выглядеть содержимое ячейки на экране компьютера и при распечатывании документа. Пользователь может сам задавать формат данных, выбрав из предлагаемого набора форматов, которые доступны в контекстном меню при открытии, опции Формат – Ячейки.

Базовые форматы данных в Excel – текстовый, числовой, денежный, финансовый, дата и время, процентный, дробный и т.п. По умолчанию на новом рабочем листе формат всех ячеек – общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь, а значения, вычисленные по формулам, – так, чтобы они могли быть показаны в ячейке (т.е. с таким количеством десятичных знаков, какое возможно отобразить в ячейке).

Шрифтовое оформление содержимого электронной таблицы также можно отрегулировать через раздел меню Формат – подраздел Ячейки – команда Формат ячеек – закладка Шрифт. Выделение значимых элементов таблицы (заголовков столбцов, итоговых сумм и другой важной информации) осуществляется аналогично шрифтовому выделению элементов в текстовом процессоре Word. Необходимо только помнить, что шрифтовые выделения в Excel применимы не только к отдельной ячейке, но также и к диапазону либо какой-то части рабочего листа. Шрифтовое оформление выделенного элемента можно также осуществлять непосредственно через соответствующие кнопки панели инструментов Форматирование или с помощью команды Формат ячеек из контекстного меню, которое открывается при щелчке правой клавишей мыши на выделенном элементе листа.

Аналогично задается выравнивание наполнения ячейки, его ориентация в поле ячейки (вертикальная, горизонтальная), угол наклона текста и другие параметры оформления. Необходимо помнить, что при введении данных в ячейку Excel автоматически выравнивает эти данные по следующему правилу: текст по умолчанию выравнивается по левому краю, числа и даты – по правому. По правому краю выравниваются также значения, вычисленные по формуле. Для того чтобы изменить ориентацию содержимого ячейки (например, разместить текст в ячейке вертикально – снизу вверх, сделать надпись с наклоном иод определенным углом и т.д.), нужно выбрать требуемые параметры в закладке Выравнивание, которая находится в контекстном меню Формат ячеек (раздел меню Формат – подраздел Ячейки – команда Формат ячеек).

К области форматирования содержимого ячейки относится очень часто используемая в оформлении таблицы возможность объединения нескольких ячеек в одну. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, нужно выделить эти ячейки и щелкнуть по кнопке Объединить и поместить в центре, которая находится на панели инструментов Форматирование. Если нужно объединить несколько ячеек в одном столбце, то можно в меню Формат выбрать команду Ячейки и затем на вкладке Выравнивание установить флажок объединения ячеек, задав при этом способ выравнивания по вертикали.

Работу по форматированию таблицы можно существенно ускорить, если воспользоваться возможностью автоматического форматирования (автоформатирования), которое вызывается командой Автоформат, доступной в разделе меню Формат. В Excel предлагается на выбор несколько типовых видов форматирования, в каждом из которых пользователь может по своему желанию поменять отдельные параметры – для этого используется кнопка Параметры в раскрывающемся контекстном меню Автоформат.

1. Заголовок таблицы с повтором

Шаг 1. Выделяем заголовок таблицы:

заголовок таблицы

Шаг 2. Назначаем заголовок выделенным строчкам (лента Макет → группа команд Данные → команда Повторить строки заголовков):

заголовок таблицы

заголовок таблицы

Обратите внимание на три обстоятельства:

  1. Мы выделили заголовок таблицы
  2. Заголовок таблицы повторился на следующей странице
  3. Заголовок таблицы, который повторился на следующей странице, не выделен!

Если вам необходимо что-то поправить в заголовке, то, будьте добры, вернуться к началу таблицы.

Выделение диапазонов несколькими цветами по условию

Другой вариант: нам необходимо в одном столбце выделить разные диапазоны разным цветом.

Например, меньше 30 один диапазон и более 40 – другой диапазон. Выделяем столбец и идем через пункт «условное форматирование» в «правила выделения ячеек» — «меньше». В строке «форматировать ячейки, которые меньше…» ставим значение 30 и выбираем цвет красный текста и выделения ячеек.

Нажимаем ОК. Теперь повторяем все тоже самое, но выбираем уже пункт не «меньше», а «больше».

В строке «форматировать ячейки, которые больше…» ставим значение 40. Цвет выбираем любой другой, например желтый. В результате применения параметров получим следующее.

У меня все значения были больше 40, поэтому желтым цветом закрасился весь столбец. А так, будут выделены те ячейки, которые несут заданный диапазон.

Аналогичным образом можно сделать форматирование по всем тем условиям, которые даны в соответствующем пункте. Однако, бывает ситуация, когда шаблонные условия не удовлетворяют и вам нужно свое особое форматирование. Что делать? Надо просто создать свое условие.

Создание таблицы

  1. Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
  2. В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].

Вставка таблицыСоздание таблицы

  1. Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы

Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.

  1. ОК.

Присвоение имени таблице

По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.

  1. Выделить ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.

Изменение имени таблицы

Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.

Создание и редактирование таблиц в EXCEL.

Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы в табличном процессоре Excel.

Содержание работы:

1. Создание таблицы в Excel.

2. Ввод данных и формул в таблицу

3. Форматирование ячеек таблиц.

Порядок выполнения работы:

1. Изучить методические указания.

2. Выполнить задания.

3. Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

Запуск программы

Запуск процессора Excel можно осуществить несколькими способами:

· нажать кнопку Пуск >Программы > Microsoft Excel;

· если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши;

· если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом.

Элементы экрана

Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла).

Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации.

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel.

Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены.

Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от стиля, выбранного в Сервис > Параметры, вкладка Общие), а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками. Пользуясь Excel, можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV) и 65536 строк.

Рисунок.1 Экран MS Excel

Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300.

Активная ячейкавыделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных.

На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице.

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши <Num Lock>).

Ввод данных в таблицу

Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию (ячейка выделяется рамкой) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы.

Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:

  • клавиши <Enter> — данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделением переместится на одну ячейку вниз.
  • кнопки с «галочкой» на строке формул – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение останется в этой же ячейке;
  • любой клавиши со стрелкой – данные зафиксируются в текущей ячейке, и выделение переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой;
  • кнопки с крестом на строке формул или клавиши <Esc> — ввод данных будет отменен.

По окончании ввода текстовыеданные выравниваются по левому краю ячейки, числовые– по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Формат > Ячейки, вкладка Выравнивание. При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить действия: кнопка Пуск à Настройка à Панель управления à Язык и стандарты,вкладкаЧисла. Выбрать другой десятичный знак.

Ввод формул

Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства «=» и завершаться клавишей <Enter>.

В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления(/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь) (таб. 2).

Таблица 1.Основные арифметические знаки и операторы сравнения

Арифметические знаки Операторы сравнения
+ сложение = равно
вычитание <> не равно
/ деление > больше
* умножение < меньше
^ возведение в степень >= больше или равно
% процент <= меньше или равно

Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:

  • процент (%);
  • возведение в степень (^);
  • умножение и деление (*,/);
  • сложение и вычитание (+,-);
  • операторы сравнения (=, <>, > ,<, >=, <=).

Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо.

Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь.

Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек).

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Сервис à Параметры и во вкладке Вид включить параметр окна Формулы.

Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца.

Организация ссылок

При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 2).

Рисунок. 2. Пример относительной ссылки

Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200).

В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша <F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее).

Рисунок. 3. Пример абсолютной ссылки

Рисунок. 4. Пример смешанной ссылки

Перемещение по таблице

При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать:

· четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;

· клавиши <PgUp> и <PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице;

· клавиша <Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки;

· клавиши <Ctrl><Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1, а нажатие клавиш <Ctrl><End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы;

· щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку;

· для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее);

· можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу <F5> или задать команду Правка à Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка.

Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует три способа копирования:

1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Правка à Копировать или щелкнуть мышью по кнопке Копировать стандартной панели. Далее выделить ту область. куда надо скопировать данные, и нажать клавишу <Enter> или нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Правка à Вставить.

2. Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.

3. Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Правка à Заполнить à Вниз (Вправо). Снять выделение.

При копировании формул относительныессылки на адреса ячеек изменяютсяв формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанныессылки на адреса, то при копировании в формуле меняетсятолько относительная часть адреса.

Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.

2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.

3. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Правка à Заполнить и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных.

Для создания списказадать команду Сервис à Параметры, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить.

Для применения спискаможно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду.

Режимы вычислений

Форматирование таблиц

Так же. как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления.

Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку.

Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий:

1. Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Формат à Столбец, выбрав параметр Ширина и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат à Строка, выбрать параметр Высота и ввести требуемые значения высоты в пунктах.

2. Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Формат à Столбец, а затем выбрать параметр Автоподбор ширины.

3. Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Формат à Строка, указать параметр Автоподбор высоты.

4. Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево — для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки.

Читайте также:  Решение экономических задач в Excel и примеры использования функции ВПР

5. Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат à Столбец, включить параметр Стандартная ширина и нажать кнопку ОК.

Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Скрыть той же команды.

Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды.

Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду Формат à Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам.

Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Правка à Заполнить и указать Выровнять.

Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Формат à Ячейки и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты.

Изменение вида выравнивания

Вводимые в ячейку текстовые данные по умолчанию выравниваются по левой границе столбца, числовые данные – по правому краю.

Для изменения вида выравнивания по горизонтали и вертикали следует прежде всего, выделить нужную ячейку или выделить требуемые ячейки. Далее можно использовать кнопки панели форматированияиликоманду Формат à Ячейки, вкладка Выравнивание, где могут быть включены параметры:

§ по горизонтали: по левому краю, по правому краю, по центру и д.р.

§ по вертикали: по верхнему краю, по нижнему краю, по высоте или по центру и др.

Для размещения текста по центру области из нескольких ячеек поступают следующим образом. Текст вводится в крайнюю ячейку области, затем, начиная с данной ячейки надо выделить всю область и задать команду Формат à Ячейки, вкладка Выравнивание, установить параметр Объединить.

Операции над документами

Предварительный просмотр таблицы перед печатью

До печати табличного документа можно посмотреть его внешний вид, использовав для этого режим предварительного просмотра. Для перехода в данный режим задайте команду Файл à Предварительный просмотр или нажать кнопку предварительный просмотр стандартной панели. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:

  1. Кнопки Далее и Назад позволяют листать страницы. Аналогично действуют клавиши <PgUp>и<PgDn>.
  2. Нажатие кнопки Масштаб приводит к укрупнению изображения таблицы на экране. Повторный щелчок мыши по таблице восстанавливает предыдущий вид.
  3. Кнопка Печать осуществляет переход в диалоговое окно печати, в котором может быть задана область печати – вся таблица (параметр все), определенные страницы (параметр страницы и поля с и по) или выделенная область, а также количество экземпляров (параметр Число копий).
  4. При нажатии на кнопку Страница на экране появляется диалоговое окно Параметр страницы, где можно:
  • Нажать кнопку Поля и определить поля, включить центрирование по вертикали и горизонтали, указать расстояние от края листа до колонтитула.
  • Нажать кнопку Лист. При помощи параметров Печать можно отключить или включить печать табличной сетки и заголовков строк и столбцов. При помощи окна Последовательность вывода страниц можно задать порядок нумерации страниц таблицы.
  • Для ввода повторяющегося текста на каждом листе в верхней или нижней его части нажать кнопку Колонтитулы. Далее для ввода в колонтитул предусмотренного программой колонтитула вызвать список для параметра верхние колонтитулы или нижние колонтитулы. В зависимости от того, где должен быть расположен вводимый текст колонтитула (в левой части листа, по центру или в правой части листа) перевести курсор в соответствующий блок. Для задания определенного шрифта следует нажать кнопку с буквой А, а затем выбрать шрифт. Также может быть указана некоторая служебная информация: текущий номер страницы, общее количество страниц в тексте, текущая дата, текущее время, имя файла.
  • Нажать кнопку Страница и указать ориентацию бумаги при печати (книжная или альбомная ). В окне Масштаб с помощью параметра Установить можно увеличить или уменьшить в заданной пропорции таблицу, а включив параметр Разместить на, можно указать, на скольких страницах должна быть размещена таблица. С помощью параметра Размер бумаги может быть указан размер бумаги, используя кнопки Свойства.
  1. Нажатие кнопки Поля приводит к показу полей на листе бумаги. Кроме того, в этом режиме поля могут быть изменены: достаточно установить указатель мыши на одно из полей и протянуть его.

Печать

Для печати табличного документа следует задать команду Файл à Печать или нажать кнопку Печать стандартной панели. При нажатии кнопки сразу выполняется печать документа. При задании команды Печать на экране появляется диалоговое окно, в котором могут быть заданы дополнительные параметры (например, печать только определенных страниц, нескольких копий и т.п.).

Порядок выполнения работы.

1. Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Изучите различные способы ввода формул.

2. Изучите способы выделения, копирования и переноса ячеек, строк и столбцов. Получить копию созданной таблицы, скопировав ее по частям.

3. Поясните, как и почему изменились формулы в скопированной таблице.

4. Отформатируйте исходную таблицу “вручную”, используя:

§ форматы данных (числовой, денежный, процент, дата и т.д.);

§ обрамление и заполнение ячеек;

§ различные форматы шрифтов;

§ изменение высоты строк и ширины столбцов.

5. Отформатируйте вторую таблицу, используя команду Автоформат из меню Формат.

6. Подготовьте к печати одностраничный отчет. С этой целью: оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип и указав название, адрес и телефон фирмы;

7. Создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева – фамилии авторов отчета.

Варианты заданий.

Вариант 1. Сравнительная таблица розничных цен на продовольственные товары по городам Северного Кавказа на “__” ____200_г. (руб. за 1 кг).

Товар Краснодар Ростов Ставрополь Майкоп Нальчик Средняя цена
Говядина
Свинина
Птица
Рыба

В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки .

Вариант 2. Данные о продаже автомобилей в 200__г.

Марка 1 квартал % 2 квартал % 3 квартал % 4 квартал %
БМВ
Форд
Ауди
Рено
Тойота
Всего

В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего».

Вариант 3.Температура воздуха в городах мира с 1 по7 января 200__г.

Дата Москва Рим Париж Лондон Мадрид
01.01.2000
02.01.2000
03.01.2000
04.01.2000
05.01.2000
06.01.2000
07.01.2000
Средн. температура
Общая средняя. по всем городам

В ячейки строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура».

Вариант 4.Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.

Статья \ Месяц Янв. Февр. Март Апр. Май Июнь
Доходы
Оклад
Премия
Совместительство
Всего доходов
Расходы
Жилье
Кредит
Питание
Налоги
Другие расходы
Всего расходов
Остаток
Остаток за полугодие

В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток».

Вариант 5 .Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.

Название книги 1 кв. 2 кв. 3кв. 4 кв. Процент за год
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Всего за год

В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы.

Вариант 6.Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».

Номер кандидата Эксперты Сумма баллов Процент
№1
№2
№3
№4
№5
Всего:

В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего».

Вариант 7.Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.

Наименование товара Розничная цена, руб. От 10 шт. От 100 шт. Свыше 1000 шт. Диллеры
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт. . Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой.

Вариант 8.Результаты зимней сессии студентов группы __-___ __

Фамилия И.О. Математика Информатика Иностр. язык Маркетинг Сумма Средний балл
1.
2.
3.
4.
5.
6.

В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы.

Вариант 9. Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.

Наименование товара Название фирмы
ВЛАДОС ОК Контраст
1.
2.
3.
4.
5.
Сумма, руб.

Вариант 10. Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 2005г.

Дата Доллар Марка Доллар/Марка
1 марта 2005
2 марта 2005
3 марта 2005
4 марта 2005
5 марта 2005
Средний за период
Процент роста

В столбце «Доллар/Марка» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» — формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 2005г.

Вариант 11.Расчет заработной платы за ______ месяц _____г

A B C D E F
1. Минимальный размер оплаты труда
2. Фамилия Оклад Аванс Пенсионный фонд Подоходный налог К выплате
3. Иванов
4. Антонов
5. Борисов
6. Петров
7. Лазарев
8. Николаев
9. Итого

Произвести расчет незаполненных граф следующим образом:

  • аванс составляет 40% от оклада;
  • отчисления в пенсионный фонд равны 1% от оклада;
  • подоходный налог составляет 12% от разницы между окладом, отчислениям в пенсионный фонд и минимальным размером оплаты труда;
  • последняя графа равна разнице межу окладом и всеми удержаниями.

Вариант 12.Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки

Номенклатурный номер Наименование продукции Кол-во(шт.) Цена (тыс.руб.) Сумма (тыс.руб.) % скидки Сумма скидки (тыс.руб.) Стоимость с учётом скидки (т.р.)
Монитор
Клавиатура 0,25
Дискета 0,02
Принтер
Сканер

Расчетная формула: гр.5=гр.3*гр.4; гр.7=гр.5*гр.6/100; гр.8=гр.5-гр.7

Вариант 13.Справка по объемам эмиссии ГКО и доходах бюджета за январь

№ выпуска ГКО Эмиссия (млрд. руб.) Выручка (млрд. руб.) Погашено (млрд. руб.) Доходы бюджета (млрд. руб.) Средняя взвешенная цена
21000RMFS 979,69 662,95 433,90
21000RMFS 1998,00 1276,40 1250,70
22000RMFS 2440,89 1409,89 1296,50
23000RMFS 278,53 197,45
22000RMFS 162,50 118,23 54,64
ИТОГО:

Выполнить все необходимые расчеты следующим образом

• графа «Доходы бюджета» = графа «Выручка» — графа «Погашено»,

• графа «Средняя взвешенная цена» = графа «Выручка» / графа «Эмиссия» * 100.

Вариант 14.Операционный дневник

№ лицевого счета Вид вклада Сумма вклада
Остаток входящий (тыс. руб.) Приход (тыс. руб.) Расход (тыс. руб.) Остаток исходящий (тыс. руб.)
R6596 До востребования
F6775 Праздничный
S3445 Срочный
G8746 До востребования
Z7312 Срочный

Расчетная формула: гр.6 = гр.З + гр.4 — гр.5.

Вариант 15.Ведомость расчета размера девальвации национальной валюты

Глава 3. Работа с таблицами Excel

Это продолжение перевода книги Зак Барресс и Кевин Джонс. Таблицы Excel: Полное руководство для создания, использования и автоматизации списков и таблиц (Excel Tables: A Complete Guide for Creating, Using and Automating Lists and Tables by Zack Barresse and Kevin Jones. Published by: Holy Macro! Books. First printing: July 2014. – 161 p.). В этой главе мы обсудим различные методы работы с таблицами, включая создание таблиц, изменение их размера, вставку и удаление строк и столбцов, перемещение столбцов.

Рис. 3.1. Диалоговое окно Создание таблицы

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Создание таблицы

Вы можете создать таблицу с данными или пустую таблицу. При создании таблицы Excel запрашивает расположение данных и наличие заголовков (рис. 3.1). Если строки заголовков нет, снимите флажок, и Excel создаст заголовки по умолчанию: Столбец1, Столбец2 и т.д.

Таблицу можно создать командами ленты. Пройдите по меню Главная –> Стили –> Форматировать как таблицу (рис. 3.2). Выберите один из предустановленных форматов таблицы. Excel откроет диалоговое окно Создание таблицы, как на рис. 3.1.

Ris. 3.2. Sozdanie tablitsy knopkami lenty

Рис. 3.2. Создание таблицы кнопками ленты

Также можно пройти по меню Вставка –> Таблица (рис. 3.3). Excel снова откроет диалоговое окно Создание таблицы.

Ris. 3.3. Vstavka tablitsy

Рис. 3.3. Вставка таблицы

Но, конечно же быстрее вставить таблицу с помощью клавиатурных сокращений. Нажмите Ctrl+T (английское) или Ctrl+L. Эти две команды эквивалентны, и обе открывают диалоговое окно Создание таблицы. С помощью клавиш также можно пройти по меню ленты. Alt+Я+Ь открывает стили таблицы, как на рис. 3.2. После чего стрелками можно выбрать нужный стиль и нажать Enter. Ну а Alt+С+1 эквивалентно вызову таблицы из меню Вставка (как на рис. 3.3).

После создания таблицы появится контекстная вкладка ленты под названием Работа с таблицами –> Конструктор. Она будет появляться всякий раз, когда по крайней мере одна из ячеек Таблицы будет активна.

Изменение размеров таблиц

Вы можете изменить размер таблицы вручную, автоматически или использовать обходной путь для сохранение пустых строк под таблицей.

Чтобы изменить размер таблицы вручную:

  • Используйте небольшой значок, расположенный в правом нижнем углу таблицы (рис. 3.4). Перетащив маркер, можно изменить число строк или число столбцов Таблицы. Но не одновременно. Чтобы изменить число строк и число столбцов, используйте маркер дважды.
  • Или активируйте вкладку Конструктор и кликните на кнопке Размер таблицы. Excel отобразит диалоговое окно Изменение размера таблицы (рис. 3.5). Введите диапазон с клавиатуры или выберите мышкой на листе и нажмите кнопку ОК. Можно выбрать любой диапазон, если выбрана хотя бы одна ячейка заголовка и одна ячейка тела. Новый диапазон должен перекрывать текущий диапазон таблицы.

Ris. 3.4. Marker ruchnogo izmeneniya razmera Tablitsy

Рис. 3.4. Маркер ручного изменения размера Таблицы

Рис. 3.5. Диалоговое окно Изменение размера таблицы

Автоматическое изменение размера таблицы

Когда вы вводите данные в первую пустую строку под таблицей, Excel автоматически увеличивает таблицу, чтобы включить эту новую строку данных. Новая строка инициализируется всеми форматами и формулами в вычисляемых столбцах. Можно указать Excel, следует ли автоматически включать новые строки и столбцы при вводе значений в ячейки, расположенные рядом с таблицей. Для этого пройдите по меню Файл –> Параметры. В окне Параметры Excel перейдите на вкладку Правописание, кликните на кнопку Параметры автозамены. В окне Автозамена перейдите на вкладку Автоформат при вводе. Установите или снимите флажок Включить в таблицу новые строки и столбцы. Эта опция, которая является опцией уровня приложения (а не книги), включена по умолчанию.

Ris. 3.6. Parametry Excel dlya upravleniya povedeniem Tablits po umolchaniyu

Рис. 3.6. Параметры Excel для управления поведением Таблиц по умолчанию; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Еще один способ добавить новую строку в таблицу – выбрать нижнюю правую ячейку в диапазоне тела данных (но не в строке итогов) и нажать клавишу TAB. Новая строка добавиться независимо от того стоит ли галочка Включать в таблицу новые строки и столбцы. Однако, если лист защищен, вы не сможете вставить новую строку в таблицу.

Сохранение пустых строк под таблицей

Размещение данных под таблицей или нескольких таблиц друг под другом обычно не рекомендуется. Если таблица растет с добавлением новых строк данных, она потребляет пустые строки под таблицей. Если под таблицей есть какие-либо данные (значения, формулы или другая таблица), Excel сдвинет эти ячейки вниз, чтобы освободить место для новых строк, как только все пустые строки будут использованы.

Проблемы могут возникать, если данные под таблицей являются частью диапазона по ширине большего, чем таблица. Excel выталкивает данные непосредственно под таблицей, но не выталкивает другие данные, что приводит к смещению данных в этих строках. Если одна или несколько таблиц находятся под расширяемой таблицей, причем последняя уже, то она перестанет расширяться когда упрется в нижележащую таблицу.

Если вы хотите сохранить несколько пустых строк между нижней частью расширяющейся таблицы и первой строкой других данных под расширяющейся таблицей, можно объединить несколько ячеек в строке непосредственно под последней строкой расширяющейся таблицы. Пока объединенные ячейки не выходят за пределы левого и правого края таблицы, Excel перемещает вниз объединенные ячейки и добавляет строки перед ними. В результате пустые строки не используются, поскольку объединенные ячейки находятся над ними. Если объединенные ячейки выходят за пределы левого или правого края таблицы выше, Excel выдаст предупреждение:

Ris. 3.7. Preduprezhdenie vyzvannoe popytkoj rasshirit tablitsu cherez obedinennye yachejki

Рис. 3.7. Предупреждение, вызванное попыткой расширить таблицу через объединенные ячейки

Перемещение столбцов

Чтобы изменить порядок столбцов в таблице, выберите весь столбец, включая заголовок и итоги, если они видны. Затем наведите курсор на любой край выделенной области, щелкните на границе и перетащите границу влево или вправо в нужное положение. Появляется жирная зеленая вертикальная линия, которая показывает в какое положение перемещается выделенный столбец. После перемещения Excel скорректирует в формулах все ссылки. Если столбец содержит формулы, ссылающиеся на диапазон столбцов, и этот столбец перемещается в положение в пределах этого диапазона, Excel выдаст предупреждение о циклической ссылке.

Вставка строк и столбцов

Не предусмотрена возможность вставлять строки или столбцы с вкладки ленты Конструктор. Это можно сделать пройдя по меню Главная –> Ячейки –> Вставить:

Ris. 3.8. Vstavka stolbtsa ili stroki s vkladki Glavnaya

Рис. 3.8. Вставка столбца или строки с вкладки Главная

Как правило, удобнее щелкнуть правой кнопкой мыши нужное место в таблице, чтобы открыть контекстное меню:

Ris. 3.9. Vstavka stolbtsa ili stroki iz kontekstnogo menyu pravoj knopkoj myshi

Рис. 3.9. Вставка столбца или строки из контекстного меню правой кнопкой мыши

При вставке строк Excel предполагает, что желаемое число новых строк – это число выбранных строк, независимо от того, сколько столбцов выбрано. При вставке столбцов Excel предполагает, что желаемое число новых столбцов – это число выбранных столбцов, независимо от того, сколько строк выбрано. Чтобы добавить строку в конец таблицы, перейдите в нижнюю правую ячейку в области диапазона данных и нажмите клавишу TAB.

Если Excel не может вставить строки или столбцы из-за структуры данных на листе (например, одна или несколько таблиц ниже выходят за пределы левого или правого края расширяющейся таблицы), Excel отменяет вставку и отображает сообщение об ошибке.

Удаление строк и столбцов

На вкладке ленты Конструктор нет возможности удалить строки или столбцы. Для этого можно пройти по меню Главная –> Ячейки –> Удалить:

Ris. 3.10. Udalenie stolbtsa ili stroki s vkladki Glavnaya

Рис. 3.10. Удаление столбца или строки с вкладки Главная

Проще щелкнуть правой кнопкой мыши нужное место в таблице, чтобы открыть контекстное меню и выбрать, что удалить:

Ris. 3.11. Udalenie stolbtsa ili stroki iz kontekstnogo menyu pravoj knopkoj myshi

Рис. 3.11. Удаление столбца или строки из контекстного меню правой кнопкой мыши

Как и при вставке, при удалении строк или столбцов в таблице Excel ограничивает удаленные строки или столбцы границами таблицы, если текущее выделение находится в пределах границ таблицы. При удалении строк Excel предполагает, что число строк для удаления – это число выбранных строк, независимо от того, сколько столбцов выбрано. При удалении столбцов Excel предполагает, что число столбцов для удаления – это число выбранных столбцов, независимо от того, сколько строк выбрано. Если Excel не может удалить строки или столбцы из-за структуры данных на листе, Excel отменяет действие и отображает сообщение об ошибке.

Преобразование таблицы в диапазон

Некоторые ограничения препятствуют определенным действиям с таблицами, поэтому бывает полезно преобразовать таблицу в диапазон. При этом все структурированные ссылки преобразуются в стандартные (абсолютные) ссылки на ячейки. Например, формула со структурированными ссылками =[@Units]*[@Cost] преобразуется в =Лист1!$H5*Лист1!$I5.

Прежде чем преобразовать таблицу в диапазон, поищите вариант, при котором можно будет сохранить Таблицу. Например, можно создать второй идентичный заголовок, добавив пробел в текст.

Удаление повторяющихся строк

Пройдите по меню Конструктор –> Инструменты –> Удалить дубликаты. Excel запросит, какие столбцы использовать, чтобы определить, когда строка является дубликатом другой строки:

Ris. 3.12. Udalenie dublikatov strok

Рис. 3.12. Удаление дубликатов строк

Excel сохраняет первую уникальную строку, удаляет все последующие повторяющиеся строки и сдвигает вверх строки ниже удаления.

Параметры Таблиц

Строка заголовка используется для отображения или скрытия строки заголовка. Если этот параметр установлен, можно ссылаться на строку заголовка в формулах; в противном случае при попытке сослаться на строку заголовка формула возвращает сообщение об ошибке. Аналогично ведет себя и строка итогов.

Ris. 3.13. Parametry tablits

Рис. 3.13. Параметры таблиц

Первый столбец/Последний столбец. Эти параметры позволяют применить пользовательские форматы для первого и последнего столбцов.

Кнопка фильтра. Не рекомендуется располагать несколько таблиц горизонтально, поскольку фильтрация одной таблицы скроет всю строку листа. Могут быть случаи, когда структурирование нескольких таблиц по горизонтали полезно, но вы должны делать это с осторожностью.

Экспорт данных таблицы

Существует два способа экспорта данных из таблицы: экспорт в SharePoint в виде списка или экспорт в Visio в виде сводной схемы. Для обоих этих вариантов необходимо иметь соответствующее приложение.

Экспорт в Visio

Сводная схема – это набор фигур в иерархической древовидной структуре. Каждый узел в дереве разбивается на подузлы на основе данных таблицы. Сводные схемы Visio похожи на сводные таблицы Excel в том, что они позволяют изучать данные под разными углами. Перед экспортом сохранить книгу Excel. Чтобы экспортировать таблицу в схему в Visio, пройдите по меню Конструктор –> Экспорт –> Экспорт таблицы в сводную схему Visio:

Ris. 3.14. Eksport Tablitsy v Visio

Рис. 3.14. Экспорт Таблицы в Visio

Ris. 3.15. Panel zadach svodnoj shemy Visio posle eksporta tablitsy Excel

Рис. 3.15. Панель задач сводной схемы Visio после экспорта таблицы Excel

Дополнительную информацию можно получить на сайте Microsoft – Создание сводной схемы в Visio.

Экспорт в SharePoint

SharePoint – это служба общего доступа по умолчанию, используемая в Office 365 и Power BI. Чтобы совместно использовать таблицу с помощью SharePoint, выберите таблицу и пройдите по меню Конструктор –> Экспорт –> Экспорт таблицы в список SharePoint (см. рис. 3.14).

Появится окно мастера экспорта, включающее два шага. Введите URL-адрес SharePoint. Затем поставьте галочку Создать неизменяемое подключение к новому списку SharePoint, если хотите, чтобы список SharePoint был доступен только на чтение. Введите отображаемое имя и, по желанию, описание.

Ris. 3.16. Eksport v spisok SharePoint shag 1

Рис. 3.16. Экспорт в список SharePoint, шаг 1

Возможно, сайт SharePoint запросит адрес электронной почты и пароль (у меня не запросил, так как я выполнял эти действия под своим корпоративным аккаунтом).

На втором шаге мастер экспорта отобразит типы данных столбцов:

Ris. 3.17. Tipy dannyh eksportiruemoj tablitsy

Рис. 3.17. Типы данных экспортируемой таблицы

Внимательно прочитайте указания в окне мастера. Проверьте всё ли Ok. Нажмите Готово.

Некоторые типы данных Excel невозможно экспортировать в список на сайте SharePoint. При экспорте таких данных они преобразуются в типы, совместимые со списками SharePoint. Например, формулы, созданные в Excel, преобразуются в значения. После преобразования данных вы можете создать формулы для столбцов на сайте SharePoint.

При экспорте таблицы Excel на сайт SharePoint каждому столбцу в списке SharePoint назначается один из следующих типов данных: Текст (однострочный), Текст (многострочный), Денежный, Дата и время, Числовой, Гиперссылка (URL-адрес). Другие типы данных недопустимы. Если столбец содержит ячейки с разными типами данных, применяется тип данных, который может использоваться для всех ячеек. Например, если столбец содержит числа и текст, в списке SharePoint будет использоваться текстовый тип.

Появится сообщение о том, что ваша таблица опубликована, а также URL-адрес списка (рис. 3.18). Чтобы перейти к списку, щелкните URL-адрес (рис. 3.19). Добавьте URL-адрес в избранное в своем браузере. Можно открыть список и другим способом. Перейдите на сайт SharePoint, в правом верхнем углу щелкните значок шестеренки и выберите элемент Контент сайта (рис. 3.20). Откроется окно доступного контента. Выберите ваш список.

Ris. 3.18. Tablitsa Excel uspeshno eksportirovana v spisok SharePoint

Рис. 3.18. Таблица Excel успешно экспортирована в список SharePoint

Ris. 3.19. Spisok SharePoint v web brauzere

Рис. 3.19. Список SharePoint в web-браузере

Ris. 3.20. Otkrytie spiska SharePoint instrumentami sajta

Рис. 3.20. Открытие списка SharePoint инструментами сайта

Это соединение является OLE DB соединением, которое можно просмотреть, пройдя по меню Конструктор –> Обновить –> Свойства подключения. В окне Свойства подключения перейдите на вкладку Определение. У меня Строка подключения выглядит так:

Provider=Microsoft.Office.List.OLEDB.2.0;Data Source= » » ;ApplicationName=Excel;Version=12.0.0.0

Будьте внимательны, после того как таблица была экспортирована в список SharePoint, вы не можете изменить данные в таблице. Если вы внесете какие-либо изменения, они будут потеряны (без предупреждения) при обновлении таблицы.

Как добавить новый столбец в лист Excel

Столбцы добавляются точно также, как и строки. Например, вы можете кликнуть правой кнопкой мышки по номеру столбца и выбрать пункт «Вставить». В этом случае новый пустой столбец будет добавлен перед тем, который вы выбрали.

вставка через контекстное меню столбца

Также можно просто кликнуть правой кнопкой мышки по любой ячейке, выбрать «Вставить», а потом, в открывшемся меню выбрать «Столбец». Либо вы можете нажать на кнопку «Вставить» на вкладке «Главная» и выбрать пункт «Вставить столбцы на лист».

Закрепление строк и столбцов

При работе с большими электронными таблицами могут возникнуть ситуации, когда вам захочется постоянно видеть определенные строки или столбцы, особенно при использовании ячеек заголовка, как в нашем примере ниже. Закрепляя строки или столбцы, вы сможете прокручивать электронную таблицу, продолжая видеть ячейки заголовка.

Как закрепить строку?

  • Найдите строку или строки, которые вы хотите закрепить. В этом примере мы закрепляем две верхние строки. Примечание: вам не нужно выбирать строки, которые вы хотите закрепить.
  • Нажмите Вид на панели инструментов. Наведите указатель мыши на «Закрепить», затем выберите в раскрывающемся меню нужное количество строк для закрепления.
  • Два верхних ряда закреплены на месте. Вы можете прокрутить свой лист вниз, продолжая просматривать закрепленныестроки в верхней части.

Как закрепить столбец?

  • Найдите столбец или столбцы, которые вы хотите закрепить. В этом примере мы закрепим самый левый столбец. Примечание: вам не нужно выбирать столбцы, которые вы хотите закрепить.
  • Нажмите Вид на панели инструментов. Наведите указатель мыши на «Закрепить», затем выберите в раскрывающемся меню нужное количество столбцов, которые необходимо зафиксировать.
  • Крайний левый столбец теперь закреплен на месте. Вы можете прокручивать свой рабочий лист, продолжая просматривать зафиксированный столбец слева.

Чтобы отменить закрепление строки, нажмите «Вид», наведите курсор мыши на «Закрепить» и выберите «Не закреплять строки». Чтобы отменить закрепление столбцов, нажмите «Вид», наведите курсор мыши на «Закрепить» и выберите «Не закреплять столбцы».

Ссылка на основную публикацию