Расширенные возможности автофильтра

Фильтрация данных – это выборка из базы строк соответствующим определенным условиям. Например, отбор всех клиентов женского пола с одного или нескольких городов.

Автофильтр в Excel позволяет быстро находить и экспонировать информацию при сложных критериях условий поиска. Во многих случаях гораздо быстрее и удобнее использовать автофильтр как альтернативу другим более сложным инструментам таких как: промежуточные итоги, расширенный фильтр, поисковые функции (ИНДЕКС, ВПР, ГПР, ПОИСКПОЗ, ПРОСМОТР и т.п.) или просто сортировка. Главное преимущество использования автофильтра – это быстрое получение сложного результата, в пару кликов мышки.

Возможности автофильтра представим на примере таблицы отчета по продажам, изображенной ниже на рисунке.

Начнем от проверки как формировалась продажа каждого товара в Магазине 1. Для этого:

1. Перейдите на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр». После чего в заголовках таблицы появятся выпадающие списки.

2. Щелкните по выпадающему списку столбца «Магазины» и выберите только значение «Магазин 1».

Появился список отфильтрованных товаров, проданных в Магазине 1.

Обратите внимание! Изменился символ на кнопке выпадающего списка на столбце которого был выполнен фильтр: с стрелки на воронку. Excel нас информирует таким способом по какому столбцу (критерию) был выполнен фильтр данных таблицы.

Если мы хотим отменить действия автофильтра и вернуть таблицу в первоначальный вид, тогда снова щелкните по выпадающему списку (с воронкой) и выберите опцию «(Выделить все)». Но если к таблице было применено фильтрование по нескольким столбцам, тогда удобнее будет воспользоваться инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».

Примечание. Чтобы отменить автофильтры листа Excel следует повторно нажать на кнопку инструмента: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Автофильтр по столбцам

С данной таблицы нужно выбрать всех клиентов в возрасте до 30-ти лет проживающих в городах Москва и Санкт-Петербург.

1. Снова перейдите на любую ячейку таблицы базы данных клиентов и выберите инструмент: «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

2. Щелкните по выпадающему списку столбца «Город» и отметьте галочками только Москву и Санкт-Петербург. И нажмите ОК.

3. Щелкните по выпадающему списку столбца «Возраст» и выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Настраиваемый фильтр».

4. Заполните поля в окне «Пользовательский автофильтр» как указано на рисунке и нажмите ОК.

Как видно в столбце «№п/п» отсутствуют некоторые номера, что подтверждает о фильтрации данных в таблице. Так же обратите внимание, как изменились кнопки выпадающих списков на столбцах C и F. Так как они содержать настройки их Excel отметил значком воронки. Теперь если нам нужно вернуть исходный вид базы данных о клиентах мы знаем, по каким столбцам нужно изменить настройки фильтрации. Но еще быстрее сбросить фильтр можно выбрав по новой инструмент «Главная»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Допустим нас интересует 10 продаж с наибольшими ценами. Быстрее всего можно реализовать данную задачу с помощью специальной опции автофильтра. Из выпадающего списка на столбце «Цена» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10». Данная функция автофильтра позволяет находить в этой таблице первые десять товаров с наибольшими ценами или 10 товаров (при необходимости и больше, например, 12) с наибольшей или наименьшей суммой продаж и т.п. Как видно из названия группы опции «Числовые фильтры» ее можно применять только к числовым значениям в столбцах таблицы, а также к датам (ведь дата в Excel – это число).

Допустим мы визуально анализируем отчет по продажам товаров на несколько сотен позиций и наименований, которые повторяются в смешанном порядке. Нас интересуют в первую очередь: какие товары из магазина №5 попали в ТОП-7 самых продаваемых? Если мы отсортируем все товары по наименованию, а потом будем суммировать количество проданных товаров по отдельности, то это займет много времени. Вместо суммирования групп позиций по отдельности можно воспользоваться промежуточными итогами или автофильтром. В несколько кликов мышки мы скроем ненужную информацию и оставим только необходимые данные содержащие соответственные итоговые значения. Для этого:

1. Сначала удалите критерий фильтрования из предыдущего примера: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».

2. Из выпадающего списка на столбце «Магазин» отметьте галочкой только опцию: «Магазин 5».

3. Из выпадающего списка на столбце «Сумма» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10».

4. В появившемся окне «Наложения условия по списку» установите следующие параметры: наибольших; 7; элементов списка. И нажмите ОК.

В результате мы получили список из ТОП-7 самых продаваемых товаров в Магазине №5.

Как автоматически обновить автофильтр Excel при изменении данных?

Как автоматически обновить автофильтр Excel при изменении данных?

Вариант использования: я изменяю значение одной ячейки на значение, которое было отфильтровано. Я хочу, чтобы текущая строка исчезла без необходимости делать что-либо еще.

Обмен кода с этим, похоже, тоже помогает (по крайней мере, в Excel 2010):

Я обнаружил, что когда я работал с таблицами, это не сработало. Фильтр был не на листе, а на столе. этот код добился цели

Щелкните правой кнопкой мыши по имени вашего листа, выберите «Просмотр кода» и вставьте код ниже. После вставки щелкните значок Excel под «Файл» в левом верхнем углу или введите Alt-F11, чтобы вернуться к представлению электронной таблицы.

Это включит автообновление. Не забудьте сохранить файл в формате с поддержкой макросов lie .xlsm .

Я также использую VBA / Macro, основанный на Worksheet_Change событии, но мой подход немного отличается . Хорошо, сначала код, а затем объяснения:

(Используйте комбинацию клавиш Alt +, F11 чтобы появилась панель разработки, и вставьте код на лист, содержащий фильтр, который вы хотите автоматически обновить.)

В моем примере я предполагаю иметь простой фильтр для одного столбца (в моем случае L), и что мой диапазон данных находится в строках от 1 (даже если он может содержать заголовок) до 126 (выберите число, достаточно большое, чтобы конечно). Операция проста: когда что-то меняется на моем листе, фильтр в указанном диапазоне снова удаляется / повторно применяется, чтобы его обновить. Здесь нужно немного пояснений: поле и критерии .

Поле представляет собой целое смещение диапазона. В моем случае у меня только фильтр с одним столбцом, а диапазон создается одним столбцом (L), который является первым в диапазоне (поэтому я использую 1 в качестве значения).

Критерии является строкой , которая описывает фильтр для применения в диапазоне данных. В моем примере я хочу показать только те строки, где столбец L отличается от 0 (поэтому я использовал «<> 0»).

Просто чтобы закрепить ответ (ы):

Щелкните правой кнопкой мыши по имени вашего листа, выберите «Просмотр кода» и вставьте код ниже. После вставки щелкните значок Excel под «Файл» в левом верхнем углу или введите Alt-F11, чтобы вернуться к представлению электронной таблицы.

Это включит автообновление. Не забудьте сохранить файл в формате с поддержкой макросов lie .xlsm.

И Крис использовал этот код (который я только что сделал в 2010 году):

Если вы не расширите сообщение, вы увидите только длинный ответ! 😉

Извините, недостаточно комментариев для комментирования. (Администраторы, не стесняйтесь разрезать это на комментарий выше.) Пользовательский ответ «danicotra» начинается с «Я использую VBA / Macro, основанный также на событии Worksheet_Change, но мой подход . » с
«первым удаленным фильтром
«, затем применяю его снова
является правильным решением при использовании Excel 2007+. Однако .AutoFilter.ApplyFilter недопустим в XL03 и более ранних версиях, поэтому я покажу путь ниже.

Я прошу настоящих экспертов и гуру прочесть код, потому что я уверен, что это материал высшего качества. Возможно, необъяснимый подсчет понижения в этом ответе может быть обращен вспять, когда люди увидят, что хорошо сделано ниже.

Даникотра использовал упрощенный пример. На самом деле, вы можете сделать это более широко. Предположим, с ActiveSheet для следующего (или некоторого другого объекта листа):

Сохранить диапазон автофильтра. Он содержит столбцы .AutoFilter.Filters.Count и строки (.AutoFilter.Range.Count / .AutoFilter.Filters.Count), сохраненные в rngAutofilter.

Соберите в массив myAutofilters каждое из 4 свойств каждого из элементов автофильтра .AutoFilter.Filters.Count, следя за тем, чтобы избежать ошибок, определяемых приложением, когда .On или .Operator имеет значение false. (myAutofilters будет reDim’d на количество строк и столбцов в шаге 1)

Отключите фильтр, но сохраните выпадающие списки с помощью .ShowAllData

Для каждого элемента фильтра, который был .On в соответствии с сохраненным массивом, сбросьте 3 из 4 свойств каждого из элементов автофильтра .AutoFilter.Filters.Count. Опять же, позаботьтесь о том, чтобы избежать ошибок, определенных приложением, когда .Operator имеет значение false, поэтому для каждого элемента «i»
поле rngAutofilter.AutoFilter: = i, Criteria1: = myAutofilters (i, 2)
или
поле rngAutofilter.AutoFilter: = i, Критерии1: = myAutofilters (i, 2), Оператор: = myAutofilters (i, 3), Критерии2: = myAutofilters (i, 4)

Теперь автофильтр будет восстановлен в том же диапазоне, в котором он находился до запуска вашего кода, но с обновленным автофильтром для изменений данных.

Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задача №6:

Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

База данных-расширенный фильтр в Excel-03-13s

В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задача №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

База данных-расширенный фильтр в Excel-04-13s

Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$F$3»!

Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

  1. задать более двух критериев отбора;
  2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
  3. задать условие любой сложности с помощью формул;
  4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

  1. Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
  2. Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
  3. Переходим на вкладку «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.

В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.
Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.

Пример в «Экселе 2010»

Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).

Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:

  1. Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
  2. После этого выбрать в разделе «Фильтрование и сортировка» пункт «Дополнительно». Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
  3. После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.

Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.

Главное — не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.

Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на «Очистить» в разделе «Фильтрация и сортировка». Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.

Читайте также:  Как построить лепестковую диаграмму в Excel

Расширенный фильтр в Excel: как сделать и как им пользоваться

Наложение нескольких фильтров на таблицу Эксель

Фильтры в таблице Эксель можно комбинировать. Наложение нескольких фильтров происходит по принципу логического «И». Что это значит, давайте посмотрим на примере.

Если у нас в таблице несколько колонок, то можно сначала установить фильтр, например, на первый столбец. При этом часть строк в соответствии с условием фильтра будет скрыта. Затем настроим фильтр в следующем столбце. В таком случае оставшиеся после первого фильтра строки будут дополнительно отфильтрованы. Проще говоря, к каждой строке будут применены сразу 2 фильтра — по первому столбцу и по второму.

При наложении каждого последующего фильтра количество отображаемых в таблице строк, удовлетворяющих условиям ВСЕХ фильтров, будет уменьшаться. Таким образом, последовательно накладывая несколько фильтров, можно из огромной таблицы в тысячи строк быстро сделать небольшую выборку.

С получившейся выборкой можно производить дальнейшие операции. Например, можно скопировать эти строки и перенести в другую таблицу. А можно наоборот, отфильтровать те строки, которые вы хотите вообще удалить! И тогда, сняв после их удаления фильтр, вы получите таблицу, очищенную от ненужных данных.

Теперь посмотрите видеоролик, в котором я показываю реальный пример фильтрации данных в прайс листе более чем из 15 000 строк.

Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных. … Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно.

Как сделать расширенный фильтр в Excel

  1. Создадим таблицу с условиями отбора. …
  2. Настроим параметры фильтрации для отбора строк со значением «Москва» (в соответствующий столбец таблички с условиями вносим = «=Москва»). …
  3. Заполняем параметры фильтрации. …
  4. Выходим из меню расширенного фильтра, нажав кнопку ОК.

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

  • Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр» — «раскрывающийся список команд автофильтра» и с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная)
  • Расширенный фильтр («Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр»)

Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды «Автофильтр» выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр», справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список команд автофильтра и их назначение:

  • Все — все записи будут отображаться на экране
  • Первые 10. — откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
  • Условие. — откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям
  • Уникальные имена — это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все», а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные».

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр»
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Категории» при выбранном условии отбора «Конд. продукты»

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется «Пользовательский автофильтр»:

  • Выберите ячейку в списке
  • Выполните команду «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр»
  • Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных
  • Щелкните на команде «Условие», откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр»
  • В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: «и», «или»
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

В окне диалога «Пользовательский фильтр» можно выбрать следующие операторы:

  • равно
  • не равно
  • больше
  • больше или равно
  • меньше
  • меньше или равно

Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Цена» при выбранных условиях отбора.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному — это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная.

  • Выделите требуемую запись в списке
  • Нажмите кнопку «Автофильтр», чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит «Автофильтр» и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда «Расширенный фильтр» используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы.

Перед применением команды «Расширенный фильтр» необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

  • Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду «Копировать» любым из известных методов
  • Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду «Вставить» любым из известных методов
  • Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий

На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду «Расширенный фильтр».

Алгоритм фильтрации с помощью команды «Расширенный фильтр»

  • Выделите ячейку в списке
  • В меню «Данные» выберите команду «Фильтр» — «Расширенный фильтр»
  • Установите переключатель «Обработка» в положение «Фильтровать список на месте», если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель «Обработка» в положение «Скопировать результаты в другое место» и укажите диапазон для размещения результатов.
  • Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов
  • Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец «Расширенного фильтра» выбранными параметрами фильтрации.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе «Экселе»

  • Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
  • Результатом могут быть только два значения: «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
  • При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
  • В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение «ИСТИНА». Значения строк, которые получили по итогу формулы «ЛОЖЬ», не будут высвечиваться.

При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.

Заключение

В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.

Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.

Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.

Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.

Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.

Иногда при работе с большой базой данных возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Получение массива критериев из автофильтра excel

Всем доброго времени суток.
Есть два весьма весомых и интересных вопросов:
1) как получить массив критериев фильтра. Т.е. фильтр может принимать в виде критерия массивы, но как его достать от туда потом?

2) как получить список возможных критериев для определенного столбца?
этот вопрос возник, потому что нужно знать ячейка скрыта потому что она не отобрана в этом столбце и есть возможность её отобразить, или эта ячейка не отобрана фильтром другого столбца и её отображать на форме не нужно!

может у ячейки есть свойство, показывающее отобрана она фильтром её столбца или нет?

Установка автофильтра в листе Excel при выгрузке данных из Access
Здравствуйте. Делаю выгрузку данных из формы аксесса в excel. Вот код выгрузки: Dim PrintRep As.

Как сделать чтобы к ComboBox применить параметры автофильтра определённого столбца таблицы EXCEL
Как сделать чтобы к ComboBox применить параметры автофильтра определённого столбца таблицы EXCEL.

В Excel при использовании через VBA автофильтра и затем его отмены на листе исчезают пользовательские формы
В Excel при использовании через VBA автофильтра и затем его отмены на листе исчезают.

Использование массива данных из ячеек для автофильтра
Друзья, добрый день! Подскажите, пожалуйста, варианты решения следующей проблемы. На одном.

Сообщение от Bati4eli

Изучение объекта Filter не даст вам никакой информации о том, что именно он может фильтровать. Вы можете получить список критериев, по которым уже проведена сортировка — это нет проблем. Но получить список потенциальных критериев вы из него не сможете (по крайней мере, чёс по свойствам и медотам не дал никакого результата, так же как и чёс по гуглю). То, что вам отображается в качестве списка с галочками, судя по всему, к объекту Filter не имеет прямого отношения. Может это какой-то отдельный объект, но я ума не приложу, что это может быть.

Фильтр на листе — это не более чем удобный способ скрыть не нужные вам строки. Они не удаляются. Они никуда не переносятся. Они просто скрыты. Что вам мешает просмотреть скрытые строки и на этом основании сделать вывод, что было отфильтровано?

Автофильтр в Excel и его расширенные возможности

= Мир MS Excel/Удобный автофильтр — Мир MS Excel

Войти через uID

Войти через uID

  • Страница 1 из 3
  • 1

На листе Фильтр-Текстбокс АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в текстбоксы.
Фильтрация происходит «на лету» по мере ввода.
Столбцы для фильтрации могут определяться как автоматически по положениям левых верхних углов текстбоксов, так и задаваться пользователем, поэтому вмешательство в код для изменения столбцов фильтрации либо не требуется, либо минимально. Можно задать столбцы фильтрации, отличные от положения текстбоксов. Для изменения столбцов фильтрации достаточно либо изменить положение текстбоксов в «Режиме констркутора», либо задать номер столбца в аргументе программы обработки.
Для каждого текстбокса опционально возможно его автоматическое позиционирование относительно ячейки и подгонка его ширины-высоты, а также замена «пробела» на «звёздочку».

На листе Фильтр-Ячейка АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки.
Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Фильтровать или нет в столбце при изменении значения ячейки определяется тем, есть в ней специальная метка — примечание с заданным в коде текстом-признаком ФИЛЬТР-ячейка
Поэтому вмешиваться в код для того чтобы добавить или убрать влияющие ячейки нет необходимости.
P.S. Текст-признак при желании можно изменить во второй строке кода.
P.P.S. Текст чувствителен к регистру!

Читайте также:  Макрос для поиска ближайшего значения заданному на всех листах книги Excel

На листе Фильтр-Ячейка — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки. Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Ячейки, включающие фильтр, задаются непосредственно в коде. Столбцы, в которых производится фильтрация, совпадают со столбцами ячеек.

Для каждого из вариантов реализации весь исполняемый код VBA сосредоточен в модуле каждого Листа.
Ссылки на имя и номер Листа в коде отсутствуют. Поэтому любой Лист можно свободно переименовывать, переносить, копировать в другие книги без нарушения функциональности

На листе Фильтр-Текстбокс АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в текстбоксы.
Фильтрация происходит «на лету» по мере ввода.
Столбцы для фильтрации могут определяться как автоматически по положениям левых верхних углов текстбоксов, так и задаваться пользователем, поэтому вмешательство в код для изменения столбцов фильтрации либо не требуется, либо минимально. Можно задать столбцы фильтрации, отличные от положения текстбоксов. Для изменения столбцов фильтрации достаточно либо изменить положение текстбоксов в «Режиме констркутора», либо задать номер столбца в аргументе программы обработки.
Для каждого текстбокса опционально возможно его автоматическое позиционирование относительно ячейки и подгонка его ширины-высоты, а также замена «пробела» на «звёздочку».

На листе Фильтр-Ячейка АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки.
Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Фильтровать или нет в столбце при изменении значения ячейки определяется тем, есть в ней специальная метка — примечание с заданным в коде текстом-признаком ФИЛЬТР-ячейка
Поэтому вмешиваться в код для того чтобы добавить или убрать влияющие ячейки нет необходимости.
P.S. Текст-признак при желании можно изменить во второй строке кода.
P.P.S. Текст чувствителен к регистру!

На листе Фильтр-Ячейка — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки. Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Ячейки, включающие фильтр, задаются непосредственно в коде. Столбцы, в которых производится фильтрация, совпадают со столбцами ячеек.

Для каждого из вариантов реализации весь исполняемый код VBA сосредоточен в модуле каждого Листа.
Ссылки на имя и номер Листа в коде отсутствуют. Поэтому любой Лист можно свободно переименовывать, переносить, копировать в другие книги без нарушения функциональности Alex_ST

С уважением,
Алексей
MS Excel 2003 — the best.

На листе Фильтр-Текстбокс АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в текстбоксы.
Фильтрация происходит «на лету» по мере ввода.
Столбцы для фильтрации могут определяться как автоматически по положениям левых верхних углов текстбоксов, так и задаваться пользователем, поэтому вмешательство в код для изменения столбцов фильтрации либо не требуется, либо минимально. Можно задать столбцы фильтрации, отличные от положения текстбоксов. Для изменения столбцов фильтрации достаточно либо изменить положение текстбоксов в «Режиме констркутора», либо задать номер столбца в аргументе программы обработки.
Для каждого текстбокса опционально возможно его автоматическое позиционирование относительно ячейки и подгонка его ширины-высоты, а также замена «пробела» на «звёздочку».

На листе Фильтр-Ячейка АВТОМАТ — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки.
Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Фильтровать или нет в столбце при изменении значения ячейки определяется тем, есть в ней специальная метка — примечание с заданным в коде текстом-признаком ФИЛЬТР-ячейка
Поэтому вмешиваться в код для того чтобы добавить или убрать влияющие ячейки нет необходимости.
P.S. Текст-признак при желании можно изменить во второй строке кода.
P.P.S. Текст чувствителен к регистру!

На листе Фильтр-Ячейка — автофильтр по тексту, вводимому в ячейки. Фильтрация происходит после выхода из ячейки.
Ячейки, включающие фильтр, задаются непосредственно в коде. Столбцы, в которых производится фильтрация, совпадают со столбцами ячеек.

Для каждого из вариантов реализации весь исполняемый код VBA сосредоточен в модуле каждого Листа.
Ссылки на имя и номер Листа в коде отсутствуют. Поэтому любой Лист можно свободно переименовывать, переносить, копировать в другие книги без нарушения функциональности Автор — Alex_ST
Дата добавления — 20.02.2011 в 19:39

Основные режимы автофильтра в Excel

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д. К средствам фильтрации относятся:

 Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр» — «раскрывающийся список команд автофильтра» и с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная)

 Расширенный фильтр («Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр») Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Список команд автофильтра и их назначение:

Все — все записи будут отображаться на экране

Первые 10. — откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие. — откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям

Уникальные имена — это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все», а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные».

Автофильтр в Excel и его расширенные возможности

На этом шаге мы рассмотрим автоматическую фильтрацию списка.

Фильтрация списка — это процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. В Excel списки можно фильтровать двумя способами:

  • Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям.
  • Расширенный фильтр применяется для фильтрации по более сложным критериям.

Чтобы автоматически отфильтровать список, сначала установите табличный курсор на одну из его ячеек. Затем выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр . Excel проанализирует список и добавит в строку заголовков полей кнопки раскрывающихся списков (кнопки автофильтра) (рис.1).

Рис.1. Кнопки автофильтра

Если щелкнуть на кнопке одного из раскрывающихся списков, то он раскроется и покажет все значения, содержащиеся в этом столбце (рис.1). Выберите какое-то значение, и Excel спрячет все строки, кроме тех, которые включают отмеченное значение.

Когда Вы oтфильтруете список, в строке состояния появится сообщение о том, сколько строк отобрано. Кроме того, изменится цвет кнопки раскрывающегося списка, чтобы напомнить Вам, что список отфильтрован по значениям, содержащимся в этом столбце.

Автоматическая фильтрация имеет ограничения. В раскрывающемся списке появляются только первые 999 различных значений. Если число элементов в Вашем списке превышает указанный предел, то можно использовать средства расширенной фильтрации.

  • Все. Отображает все элементы столбца. Используется для отмены фильтрации столбца.
  • Первые 10. Выбирает десять элементов списка.
  • Условие. Позволяет фильтровать список по нескольким условиям.
  • Пустые. Фильтрует список, отображая только строки с пустыми ячейками в данном столбце.
  • Непустые. Фильтрует список, показывая только строки с непустыми ячейками в данном столбце.

Чтобы весь список был показан снова, щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите опцию Все , которая расположена первой в раскрывающемся списке, или выполните команду Данные | Фильтр | Отобразить все .

Для отмены режима Автофильтр и удаления кнопок раскрывающихся списков в именах полей выберите команду Данные | Фильтр | Автофильтр повторно. В результате будет удален флажок у пункта меню Автофильтр , и список вернется в обычное состояние.

Не забывайте, что если у Вас есть формулы, в которых используются ссылки на ячейки отфильтрованного списка, то после выполнения фильтрации значение, вычисляемое по таким формулам, не изменяется.

Автоматическая фильтрация по значениям в нескольких столбцах

Иногда необходимо отфильтровать список по значениям в нескольких столбцах. На рисунке 2 показан список, который будет отфильтрован:

Рис.2. Пример списка

Предположим, Вам необходимо просмотреть записи, относящиеся к продаже модемов в феврале. Другими словами, Вам нужно исключить все записи, кроме тех, которые в поле Мeсяц содержат Февраль , а в поле Товар — Модем . Для этого необходимо включить режим Автофильтр . Затем щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в поле Месяц и выбрать Февраль . Из списка будут отобраны записи, в которых поле Месяц имеет значение Февраль . Затем щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в поле Товар и выбрать Модем . Список будет отфильтрован еще раз — по значениям в двух столбцах (рис. 3).

Рис.3. Список отфильтрован по значениям в двух столбцах

Обычно автоматическая фильтрация заключается в выборе одного значения в одном или нескольких столбцах. Если выбрать опцию Условие в раскрывающемся списке, то можно осуществить фильтрацию более гибким способом. При выборе опции Условие появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 4).

Рис.4. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

  • Значение больше или меньше установленного. Например, можно выбрать записи, указывающие на объем продаж, превышающие 10 000 .
  • Значения в интервале. Например, отобрать все записи, указывающие на объем продаж, превышающие 10 000 И не превышающие 50 000 .
  • Два отдельных значения. Например, отобрать записи, в которых находится информация об объеме продаж в городах Москва ИЛИ Курган .
  • Выборка по шаблону. Можно использовать символы подстановки "*" и "?" , чтобы отфильтровать список более гибким способом. Например, чтобы вывести на экран записи только о тех клиентах, фамилии которых начинаются с буквы B , используйте шаблон B* .

Наложение условия по списку

Иногда необходимо отфильтровать числовые поля так, чтобы показать на экране наибольшие и наименьшие значения. Для этого нужно использовать опцию Первые 10 .

Название Первые 10 — это просто общепринятый термин, действие же опции не ограничивается нахождением только 10 "наибольших" элементов. На самом деле ее действие даже не ограничивается нахождением только наибольших элементов. При выборе опции Первые 10 появится диалоговое окно Наложение условия по списку (рис. 5).

Рис.5. Диалоговое окно Наложение условия по списку

С его помощью Вы можете выбрать наибольшие или наименьшие элементы из списка, а также узнать их количество. В этом диалоговом окне можно также выбрать опцию Элементов из списка или % от количества элементов .

Построение диаграммы по данным отфильтрованного списка

Для создания некоторых многоцелевых диаграмм используются данные отфильтрованного списка. Этот способ очень полезен, так как только диаграмма позволяет наглядно увидеть картину, представленную теми или иными данными. При изменении критерия автофильтра автоматически изменяется и показывает значения, взятые только из "видимых" ячеек.

Для того чтобы воспользоваться этим методом, убедитесь, что активизирована опция Отображать только видимые ячейки на вкладке Диаграмма в диалоговом окне Параметры (рис. 6).

Вычисление промежуточных итогов

Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Для подведения промежуточных итогов (рис. 13.6) необходимо:

Выделить произвольную ячейку списка, затем выбрать на вкладке Данные – команду Промежуточный итог.

Указать, как будет идти группировка данных, выбрав значение в списке «При каждом изменении в». Предварительно столбец, по которому будет идти группировка, должен быть отсортирован.

Из списка «Операция». Выберите функцию, которая будет использоваться при обработке данных.

Выберите данные, которые должны участвовать в расчётах, установив в списке «Добавить итоги по» флажки для требуемых столбцов данных.

Установленный флажок «Заменить текущие итоги» позволяет заменять старые итоги на новые, что даёт возможность проводить вычисления над одним столбцом с помощью разных функций.

Флажок «Итоги под данными» управляет размещением итогов (над или под данными). «Убрать всё» – убирает промежуточные итоги.

Вместе с итогами MSExcel создаёт структуру, при использовании которой можно управлять отображением результатов.

Рис. 13.6. Подведение промежуточных итогов

Фильтр в Excel

Фильтрация данных Excel помогает быстро задать условия для тех строк, которые необходимо отображать, а остальные строки, не подходящие под данные условия, скрыть.

Фильтр устанавливается на заголовки и подзаголовки таблиц; главное, чтобы ячейки, на которые будет устанавливаться фильтр, не были пустыми. А располагается он в меню книги Excel на вкладке «Данные», раздел «Сортировка и фильтр»:

Кликнув по значку «Фильтр», верхние ячейки диапазона будут определены как заголовки и в фильтрации участия принимать не будут. Заголовки снабдятся значком . Кликните по нему, чтобы ознакомиться с возможностями фильтра:

Меню фильтра Excel

Фильтры в Excel позволяют осуществить сортировку. Помните о том, что если Вы выделили не все столбцы таблицы, а только некоторую часть, и примените сортировку, то данные собьются.

«Фильтр по цвету» позволяет выбрать в столбце строки, имеющие определенный цвет шрифта или заливки. Можно выбрать только один цвет.

«Текстовые фильтры» дают возможность задать определенные условия для строк, такие как: «равно», «не равно» и другие. Выбрав любой из данных пунктов, появиться окно:

Пользовательский автофильтр Excel

В нем можно задать следующие условия:

  • Условия «равно» и «не равно» пояснений не требуют, т.к. с ними все предельно ясно;
  • «больше», «меньше», «больше или равно» и «меньше или равно». Как строки можно сравнить друг с другом? Чтобы это понять, вспомните, каким образом Excel выполняет сортировку. Т.е. чем дальше в списке сортировки будет находиться строка, чем больше ее значение. Следующие утверждения являются истинными (верными): A<Б; АА>А; А<=Я; 5 яблок < апельсин.
  • «начинается с», «не начинается с», «заканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит». В принципе, условия говорят сами за себя и в качестве значений могут принимать символ либо набор символов. Обратите на подсказку в окне, расположенную ниже всех условий (пояснения будут дальше).
Читайте также: 

В случае необходимости можно задать 2 условия, используя логическое «И» либо «ИЛИ».

В случае выбора «И» должны выполняться все условия. Следите за тем, чтобы условия не исключали друга, например «<Значение И >Значение», т.к. ничто в один и тот же момент не может быть и больше, и меньше одного и того же показателя.

При использовании «ИЛИ» должно соблюдаться хотя бы одно из заданных условий.

В самом конце окна пользовательского автофильтра приведена подсказка. Первая ее часть: «Знак вопроса »?» обозначает один любой знак …». Т.е. при проставлении условий, когда нельзя точно определить символ в конкретном месте строки, подставьте на его место «?». Примеры условий:

  • Начинается с «?ва» (начинается с любого символа за которым следуют символы «ва») вернет результаты: «Иванов», «Иванова», «кварц», «сват» и другие строки, подходящие под условие;
  • Равно «. » – вернет в результате строку, которая содержит 7 любых символов.

Вторая часть подсказки: «Знак »*» обозначает последовательность любых знаков». Если в условии невозможно определить, какие символы и в каком количестве должны находиться в строке, то вместо них подставьте «*». Примеры условий:

  • Заканчивается на «о*т» (заканчивается символами «о», после которого идет любая последовательность символов, затем символ «т») вернет результат: «пот», «торт», «оборот» и даже такой – «рвнщуооовиунистврункт».
  • Равно «*» – вернет строку, которая содержит хотя бы один символ.

Помимо текстовых фильтров бывают «Числовые фильтры», которые в основном принимают те же самые условия, что и текстовые, но имеют и дополнительные, относящиеся только к числам:

  • «Выше среднего» и «Ниже среднего» – возвращает значения, которые выше и ниже среднего значения соответственно. Среднее значение рассчитывается, исходя из всех числовых значений списка столбца;
  • «Первые 10…» – клик по данному пункту вызывает окно:

числовой фильтр

Здесь можно задать какие элементы выводить первые из наибольших или первые из наименьших. Также, какое количество элементов вывести, если в последнем поле выбран пункт «элементов списка». Если же выбран пункт «% от количества элементов», второе значение задает данный процент. Т.е. если в списке 10 значений, то будет выбрано самое высокое (или самое низкое) значение. Если в списке 1000 значений, то либо первые, либо последние 100.

Помимо предоставленных функций присутствует возможность вручную отобрать необходимые значения, устанавливая и снимая флажки с нужных и ненужных элементов, соответственно.

В Excel 2010 добавлено дополнительное поле, расположенное над перечнем всех элементов списка фильтра данного столбца. Оно позволяет быстро вписывать значения для отобора. В Excel 2007 такой возможности, к сожалению, нет. Поэтому используйте возможности описанные ранее.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет пользователю дополнительные возможности задания условий отбора записей. Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов: формирования области критерия поиска и фильтрации записей списка.

Этап формирования диапазона условий. Условие отбора задается в отдельном диапазоне ячеек текущего рабочего листа, который называется диапазоном критериев (условия). Он может размещаться в любом месте рабочего листа, но лучше всего над списком (под списком существует опасность замены условий добавляемыми записями). Диапазон критериев рекомендуется отделять от списка по крайней мере одной пустой строкой.

Диапазон условий поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий. Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из списка в область формирования критерия. Далее ненужные имена полей можно удалить. При формировании критерия следует соблюдать следующие правила.

Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными логическим условием И.

Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Примечание. При использовании вычисляемого критерия должны удовлетворяться следующие требования:

вычисляемый критерий должен иметь имя поля, не совпадающее ни с одним из имен полей списка;

формула должна иметь в качестве результата логическую величину;

ссылки на ячейки списка должны быть относительными, а на ячейки вне списка – абсолютными;

при задании ссылки на все значения ячеек столбца необходимо указывать относительную ссылку на первое значащее поле этого столбца.

назначение и технология использования автофильтра в эксель. назначение и технология использования автофильтра в эксель

2.2.5.4. Поиск данных в списке Excel
Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки) , можно форматировать, редактировать, распечатывать и т. д.

К средствам фильтрации относятся:
Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр» — «раскрывающийся список команд автофильтра» и с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная)
Расширенный фильтр («Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр»)
Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора — это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Автофильтр в Excel и его расширенные возможности

Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).

Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.

Немного теории

Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).

Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.

Подготовка к работе с расширенным фильтром

Для дальнейшего нам нужен «подопытный» — база данных, над которой будем ставить эксперименты. Мы её оставили отформатированной под таблицу. Но это лишь для «красоты», поскольку применение расширенного фильтра удалит стандартные табличные фильтры. Последние можно включить повторно по окончании получения наборов данных.

Расширенный фильтр находится:

Для ПК: Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно.

Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр

Пользователи Mac могут щёлкнуть ПКМ по таблице и выбрать нужный пункт из контекстного меню. На ПК такой возможности нет.

Небольшой совет

Базовые операторы

В дополнение к вышеупомянутым подстановочным знакам приведём некоторые операторы, необходимые при работе с фильтром:

  • = равенство, т.е. левая и правая часть должна совпасть: =билет [включит все ячейки, содержащие билет]
  • <> не равно, левая и правая часть не должны совпасть: <> https://www.aviasales.ru/mag* [исключаем данный адрес (блог)]
  • ‘ апостроф преобразует формулу в текст, если поставить его первым в ячейке: ‘=купить авиабилет
  • > больше чем: >500
  • >= больше или равно: B4-C4>=3
  • < меньше чем: C6<D6
  • <= меньше или равно: <=3

Заголовки

Набор условий

Вот три базовых конструкции для множественных условий:

ИЛИ: Если имеется несколько критериев и отбор нужен при совпадении хотя бы одного, используется логический оператор ИЛИ. При использовании таблицы условий это достигается расположением критериев вертикально на разных строках. Приведённый пример демонстрирует это:

Фильтр отберёт строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, т.е. либо Позиция меньше 11, либо Количество больше 1000. Оператор ИЛИ можно использовать и для одного столбца. В таком случае, все критерии располагаются друг под другом в целевом столбце.

И: Если необходимо одновременное соблюдение всех критериев, применяется логический оператор И. Для этого критерии располагают на одной строке.

Данный пример отбирает строки, где в столбце Ключевые слова встречается слово «купить» и нет слова «самолёт», также значение в Позиция больше 7, а значение в Среднемесячное количество больше 1000. Помним, что звёздочка обозначает любое количество знаков. В нашем примере будут отобраны строки, в которых встречается «купить» на любой позиции внутри ячейки. Обратите внимание, что отсев идёт по слову «самолёт», «самолет» вполне проходит.

ОБА ОПЕРАТОРА: Можно блеснуть своим умением, применив оба оператора для установки критериев.

Такая таблица условий слегка обескураживает. Но этот фильтр всего лишь отбирает строки, в которых присутствует слово «купить» или «аэрофлот», при этом нет слов «самолет» или «самолёт», а значения последнего столбца больше 1000.

Примечание: Чтобы получить текст вместо формул, достаточно поставить апостроф перед операторами сравнения: ‘=купить или ‘<>самолёт. Майкрософт на своём сайте советует излишне сложный способ, предлагая заключить в двойные кавычки всё выражение, а перед ним ставить знак равенства: .

В файле справки самого Excel написано, что преобразовать формулу в текст можно, поставив первым знаком апостроф. Но на сайте предлагают весьма замысловатый путь.

Промежуток: Если необходимо получить данные, лежащие в некотором промежутке, можно применить следующий приём:

Эти условия отберут ключевые слова, для которых Среднемесячное количество находится в промежутке от 3700 до 10000.

Формулы: Это действительно мощный инструмент. Вместо таблицы критериев можно использовать формулы.

На примере сделано то же, что и в пункте Оба оператора. Только условия заданы с помощью формул.

Пара моментов, на которые необходимо обращать внимание при использовании формул:

  • Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА;
  • Заголовки над формулами должны отличаться от заголовков базы данных, можно вообще использовать пустую строку;
  • Формула должна ссылаться на ячейки первой строки под заголовками базы данных;
  • Ссылки на проверяемые ячейки базы должны быть относительными: вида С4, при абсолютных, таких как $C$4 — значение формул будет статичным, т.е. всегда ЛОЖЬ или всегда ИСТИНА.

Общий алгоритм

Пошаговый алгоритм работы с расширенным фильтром (полагаем, что данные и табличка условий уже подготовлена):

Шаг 1: Как упоминалось ранее, щёлкните любую ячейку внутри подготовленного набора данных и перейдите:

Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно для ПК. Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр.

Откроется меню. Здесь приведён скриншот Excel 2013, но все пункты совпадают с Mac.

Шаг 2: Выберите, где будут размещаться отобранные данные. В большинстве случаев разумнее определить «другое место», это оставит неизменным исходный массив данных. Но выбор за вами.

Шаг 3: Для исходного диапазона Excel по умолчанию отбирает всю «таблицу». Это можно изменить, исключив ненужные столбцы. Но Excel позволит выбрать только прямоугольный диапазон. Чтобы отобрать столбцы с пропусками, введите названия целевых столбцов в свободных ячейках и укажите их адрес для диапазона вывода. В Дополнительных примерах приводится подробное пояснение.

Шаг 4: Для установки диапазона условий щёлкните внутри поля и выделите соответствующий диапазон на листе. Если нужно свернуть меню, нажмите на значок выбора диапазона справа от поля.

Шаг 5: Если выбран пункт Cкопировать результат в другое место, укажите адрес в поле Поместить результат в диапазон. Можно указать единичную ячейку, тогда она станет верхней левой выводимого диапазона, или выбрать ячейки с введёнными названиями нужных столбцов.

Шаг 6: Если нужны только уникальные записи поставьте флажок. К сожалению, большинство людей используют исключительно эту функцию.

Шаг 7: Жмём OK, смотрим на результат.

Шаг 8: Если список фильтровался на месте, можно сбросить фильтр, нажав Очистить, но это верно для ПК. Данный пункт расположен выше пункта Дополнительно. На Маке присутствует аналог — Очистить фильтр, но он недоступен. Ещё один довод в пользу фильтрации на новое место. Чтобы сбросить фильтр нужно отменить действие — нажать Command-Z, или подключить стандартный фильтр.

Команда Расширенный фильтр позволяет выполнять следующие операции:

  • — Создавать критерии с условиями по нескольким столбцам, связанным по правилу ИЛИ. Хотя для этого проще несколько раз выполнить команду Автофильтр.
  • — Создавать критерии с тремя и более условиями для заданного столбца, связанными по крайней мере одним союзом ИЛИ.
  • — Создавать вычисляемые критерии. Например,

Кроме того, команда Расширенный фильтр дает возможность автоматически извлекать строки из списка и помещать их копии в другое место текущего рабочего листа.

Команда Расширенный фильтр требует задания критериев фильтра в отдельном интервале рабочего листа. Критерии лучше разместить выше списка. Интервал критериев должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов, а во второй и последующих строках — соответствующие критерии фильтров. Если не используются вычисляемые критерии, то заголовки в интервале критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов списка. Для этого можно выделить заголовки столбцов списка и скопировать их в первую строку интервала критериев с помощью команд Копировать и Вставить из меню Правка. Так как в интервале критериев могут использоваться не все столбцы списка, то ненужные заголовки следует удалить. (Приложение №6)

Ссылка на основную публикацию